Det er i dag dyrere at bo i kommuner, der har indført digital forvaltning, end det er at bo i kommuner, der klarer det hele i hånden på den gammeldags måde.
Kommuner med systemer til elektronisk sags- og dokumenthåndtering har nemlig højere administrationsudgifter end kommuner, der klarer sig uden.
Det skyldes, at ESDH-systemer ofte ikke giver kommunerne besparelser på lønningsiden. Til gengæld koster de i anskaffelse, konsulentbistand og efteruddannelse af medarbejderne.
Borgere betaler mere
Alt i alt betyder det, at en borger i en typisk ESDH-kommune i 2001 betalte 109 kroner mere til kommunens administration end en borger i en tilsvarende kommune uden elektroniske systemer
For kommuner med fuldt udbyggede ESDH-systemer var det tilsvarende beløb 211 kroner per borger per år.
Sådan lyder konklusionen i stud.scient.pol. Lars Hougaards speciale fra Århus Universitet, hvor han har undersøgt kommunernes brug af systemer til elektronisk sags- og dokumenthåndtering.
- Kommunerne sår simpelthen uden at høste, når det handler om ESDH-systemerne. Der er et meget stort potentiale, som ikke bliver udnyttet, fordi kommunerne ikke på forhånd har gjort sig klart, hvad præcist de vil opnå med systemerne, siger Lars Hougaard til Computerworld Online.
Store forventninger
104 kommuner anvender i dag elektronisk sags- og dokumenthåndtering i større eller mindre omfang. Af dem har 63 afsluttet indkørings-projektet.
Ifølge Lars Hougaard er der et meget stort potentiale i systemerne, der kan sikre både mere effektive arbejdsgange internt i kommunerne og bedre og hurtigere service til borgerne.
Mange af kommunerne har da også store forventninger til ESDH, som de først og fremmest ser som et middel til at gøre sagsbehandlingen hurtigere, nemmere og mere effektiv.
- Men det lykkes bare langt fra altid. Mest fordi kommunerne ikke på forhånd klart har defineret, hvad de vil have ud af at indføre ESDH. Det er helt afgørende, at kommunerne på forhånd har defineret, hvad det er, de vil opnå. Målet skal være klart, siger han.
Forkert opfattelse af systemernes natur
Lars Hougaard peger desuden på, at mange af kommunerne har en forkert indgang til ESDH-projekterne. Det betyder, at projektet ofter begynder at skøjte helt ud ad banen, allerede inden det er kommet ordentligt i gang.
- Mange af kommune-ledelserne betragter indførelsen af ESDH-systemerne som et udvidelsesprojekt i stedet for et udviklingsprojekt. Så er det, at det begynder at gå galt. Det er jo netop ikke et udvidelsesprojekt, men et projekt, der kræver reorganisering, før det fulde udbytte kan høstes, siger han.
Skal potentialet i ESDH-systemer udnyttes, kræver det nemlig, at administrationens struktur ændres og tilpasses de nye muligheder. Og det sker kun sjældent, fastslår Lars Hougaard.
Hans undersøgelse viser således, at indførelsen af ESDH ikke har ændret fordelingen af sagsområder i tre fjerdedele af de kommuner, der har indført den elektroniske dokumenthåndtering. Og kun i én ud af fem kommuner har indførelsen af ESDH betydet, at medarbejdere er blevet omplaceret.
- Det er en stor organisatorisk udfordring at indføre ESDH. Man bliver nødt til at lave arbejdsgangene om, hvis potentialet skal udnyttes. Ellers sætter man jo bare strøm til de gamle procedurer, siger han.
Præsenteres som nedskæringsprojekt
Mange kommunale medarbejdere har desuden oplevet at få præsenteret ESDH-projektet som et nedskæringsprojekt. Det betyder stort set altid, at medarbejderne omgående vender projektet ryggen.
- Det er afgørende, at alle medarbejderne kan se et incitament. Og det er alene ledelsens ansvar. Det er afgørende, at det bliver medarbejdernes projekt, og det kræver holdningsændringer i kommunerne, siger Lars Hougaard.
Han understreger, at der ligger mange både kvalitets- og effektiviserings-gevinster gemt i ESDH. For eksempel kan en sagsbehandler via ESDH uden videre finde dokumenter frem, som en medarbejder ellers skulle bruge lang tid på at søge efter i arkivet.
Også borgerne kan opleve bedre og hurtigere behandling med færre fejl fra kommunens side i kommuner, der anvender ESDH på den rigtige måde, konkluderer Lars Hougaard.
Du kan læse mere om specialet fra Århus Universitet på Lars Hougaards website, som du finder her.
