Top 100:Visma-koncernen brager frem: Fire af selskaberne blandt de 100 dygtigste i Danmark

Artikel top billede

Emailens afløser: Sådan kommer du til at kommunikere

ComputerViews: Emailen sluger for meget af vores tid, mener kritikere. Men hvordan skal vi så kommunikere?

Læs også: 

Du spilder kostbar tid på emails: Så galt står det til

Din e-mail er såå old school - nu kommer afløserne

Her er de danske it-chefers foretrukne mail-løsning

ComputerViews: Den første mail landede i en dansk indbakke i januar 1983. Det er nu mere end 30 år siden.

Det er adskillige år siden, at man begyndte at snakke om emailens forestående død. At den var old school. Ikke tidssvarende.

Men det velkendte "@" indtastes fortsat i stor stil i de fleste danske virksomheder.

Der udsendes stadig masser af CC-mails, man kommunikerer stadig oftest med kunderne ved hjælp af emails, og vedhæftede dokumenter sendes stadig rundt på kryds og tværs i mailsystemerne.

Også selvom email ofte er kritiseret for at være en ineffektiv kommunikationsform. Og også selvom spam fortsat er et problem.

Muligheder for effektivisering

En McKinsey-rapport har konkluderet, at den gennemsnitlige vidensarbejder bruger estimeret 28 procent af arbejdstiden på at læse, skrive og svare på emails.

Ved at rykke en del af denne kommunikation over på sociale samarbejdssystemer kan man ifølge McKinsey øge produktiviteten med op til 30 procent - hvilket vil kunne betyde, at otte procent af arbejdsugen frigives til andre aktiviteter.

Det bør være noget, som enhver direktion inddrager som en mulighed, når man leder med lys og lygte efter nye muligheder for effektiviseringer.

Det er i samarbejdssoftware, mange ser emailens afløser. Eller måske snarere emailens fremtid - for emailen er ikke ved at forsvinde; den ændrer bare form. Bliver moderne. Mere alsidig. Mere effektiv.

Sådan moderniseres mailen

Der er flere konkrete eksempler på, hvor emailen bevæger sig hen.

Unified kommunikations er med til at at binde forskellige kommunikationsformer sammen. Emailen ses i stigende grad som én af flere muligheder, når der skal kommunikeres. 

UC gør det eksempelvis muligt at initiere en chat eller video-samtale direkte fra Outlook med Microsofts Lync. SharePoint er stedet, man deler dokumenter og viden og kommunikerer på en mere smart måde, end mailen muliggør med alenlange tråde og CC-kaos, som kan koste virksomheden på bundlinjen.

Det er blot i tilfældet Microsoft. IBM forsøger sig med samme teknologiske nytænkning i eksempelvis IBM Smartcloud for Social Business, hvor det er nemt at dele dokumenter online, så man slipper for at maile det frem og tilbage.

Google proklamerede i 2009, at en ny tjeneste, Google Wave, kunne blive emailens afløser og fremtidens måde at kommunikere på online ved at smelte alle former for digital kommunikation sammen på en ny, smart måde.

Selve tjenesten blev aldrig nogen succes, og det endte med, at Google skrottede Wave.

I stedet har Google taget flere af funktionerne fra Wave i brug i eksempelvis Gmail og Google+.

Endelig finder der en betydelig udvikling sted af de mail-apps, vi bruger på vores smartphones og tablets. Et eksempel er app'en Mailbox, der gør det lettere at holde styr på og rydde op i mail-dyngerne.

Problemet er så, at selvom alle de smarte teknologier og løsninger måske nok findes derude, betyder det ikke nødvendigvis, at virksomhederne tager dem til sig i en grad, så den ineffektive mail-kultur forsvinder.

Derfor overlever emailen

Når emailen fortsat er omdrejningspunktet i rigtig mange virksomheder - også selvom it-leverandørerne pusher nye teknologier konstant - skyldes det i høj grad, at mailen rummer en række fordele (hvilket man nemt kan glemme, når man fokuserer på ulemperne).

Eksempelvis er det meget fint, at man internt i en organisation forsøger at rykke mest mulig kommunikation over på samarbejdssystemet og i chat-løsningen, men hvis de eksterne kunder stadig ønsker at kommunikere per mail, har den fortsat en central position. Punktum.

Og selvom chat, sms og video-samtaler i mange tilfælde kan være fremragende til kommunikationen, rummer emailen eksempelvis den fordel, at den er så nem at arkivere, så den kan søges frem, hvis man får brug for at dykke ned i indholdet på et senere tidpunkt.

Så mange mailkonti oprettes hvert år 
At emailen er still going strong, ses blandt andet en rapport fra det amerikanske research-firma Radicati Group.

I den vurderes det blandt andet, at antallet af email-konti på globalt plan vil vokse med syv procent om året fra 2011 til 2015, så der til den tid vil være i alt 4,1 milliarder konti.

Rapporten konkluderer, at selvom virksomhedernes mail-konti kun udgør 25 procent af den samlede base, vil netop denne form for mail-konti vokse hurtigere en forbruger-mails i de kommende år - ikke mindst på grund af de nye, cloud-baserede mailløsninger.

Det skal retfærdigvis nævnes, at rapporten også konkluderer, at til trods for brugen af spamfiltre er det fortsat 19 procent af de mails, virksomhederne modtager, der er spam.

Man kan altid diskuttere, om den slags opgørelser er videnskabeligt korrekte - og om de også passer på et land som Danmark, der er langt fremme med brugen af nye teknologier.

Bundlinjen må dog fortsat være, at emailens død er stærk overdrevet.

Det er moderniseringen af emailen derimod ikke.

Vi vil gerne vide, hvor stor en del af din dag du bruger på emails - afgiv din stemme her.




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Keybalance A/S
Udvikling og salg af økonomisystemer samt CRM og MPS. Systemer til blandt andet maskinhandlere, vvs-branchen, vognmænd, låsesmede,handelsvirksomheder

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Om SAP Excellence Day 2022

På SAP Excellence Day 2022 får du et kondenseret og prioriteret overblik, der gør det lettere at prioritere mellem de mange muligheder og informeret grundlag for at vælge til og fra. Du får viden om, hvilke muligheder de nye tilbud og services giver – men også om risikoen ved at vælge de nyeste løsninger fra. Samtidig får du senest opdaterede indsigt i SAPs egne planer for de kommende 2-3 år.

05. oktober 2022 | Læs mere


Sådan får du effektiv drift og udnytter de nye muligheder med Microsoft Dynamics 365

På denne konference kan du derfor få indblik i nyhederne i Microsoft Dynamics 365, erfaringer med udrulning af systemerne samt nyttig viden fra en række centrale leverandører om valgmulighederne i det omfattende system og erfaringerne ind til nu.

06. oktober 2022 | Læs mere


Cyber Security Strategy Trends 2022

Vi kan ikke komme uden om, at CISO'ens rolle bliver mere og mere markant i de fleste organisationer grundet det evigt omskftelige trusselsbillede. It-sikkerhed er forlængst blevet en forretningskritisk disciplin, hvor dele af og hele organisationer kan blive lagt ned af at enkelt angreb. Derfor ser vi nærmere på det overordnede trusselsbillede, og hvordan CISO'erne konstant skal være på vagt over for nye trusler.

11. oktober 2022 | Læs mere






CIO
Stort CIO-interview: Lemvigh-Müllers milliard-omsætning er blevet digital