Artikel top billede

Sådan undgår du fiasko med SharePoint-projekter

Der er en kæmpe potentiale i at udnytte samarbejdsværktøjer som SharePoint internt i virksomheden. Men man skal være opmærksom på en række udfordringer, hvis man vil have succes.

Læs også:

Du køber ny smart it - men får slet ikke nok ud af det

Det hænder alt for ofte, at tiltag med social software i virksomheden fejler, selvom teknologierne er smarte og rummer et kæmpe potentiale for at forbedre virksomhedens produktivitet og innovation.

Som vi skrev tidligere på ugen, vurderer analysefirmaet Gartner, at succesraten for initiativer med collaboration-teknologi er helt nede på blot 10 procent.

Årsagen er ifølge Gartner blandt andet, at man glemmer at sikre, at formålet med det nye tiltag er tydeligt, og at man ikke formår at skabe den nødvendige motivation hos medarbejderne.

Man kan dog øge sandsynligheden for succes ganske betydeligt ved at være opmærksom på de mest grundlæggende udfordringer.

Sådan får du succes

Det forklarer Kurt Kragh Sørensen, der er indehaver af IntraTeam, der rådgiver om intranet-løsninger og er tovholder på en række erfa-grupper, ikke mindst inden for SharePoint.

"En af de helt afgørende ting er ledelsens mandat. Hvis ledelsen ikke bakker op om det, så kan man et langt stykke hen ad vejen glemme det," siger han til Computerworld.

"Hvem vil begynde at dele sin viden, hvis ledelsen siger: Sidder du nu og spilder din tid på det der Facebook-lignende halløj?"

Kurt Kragh Sørensen mener, at de enkelte chefer rundt omkring i organisationen skal bakke op om projektet, hvis det skal blive en succes.

Og så giver det rigtig god mening at udnævne en overordnet ansvarlig.

"Vi anbefaler, at man skal have en ansvarlig - og gerne højt placeret i organisationen."

Eksempelvis nævner Kurt Kragh Sørensen, at noget så banalt som den enkelte medarbejderes profil i et SharePoint-miljø ofte ikke udfyldes i tilstrækkelig grad.

"For at kunne lave et samarbejde, er du nødt til at have en identitet. Du skal kunne finde dem, du skal samarbejde med."

"Du er nødt til at have en telefonbog, hvor der står din titel og dine kompetencer. Vores erfaring er bare, at noget så banalt som at kunne søge efter en, der taler tysk og ved noget om et specifikt område, kan være svært."

Hvem bestemmer og har ansvaret?

Netop derfor er det nødvendigt, at ansvaret for intranettet og de sociale tiltag er forankret det rette sted i organisationen.

"Hvis ikke du har den rette power, får du problemer. Man render panden mod en mur, fordi man ikke kan blive enige om, hvem der skal opdatere, og hvordan det skal gøres," lyder det fra Kurt Kragh Sørensen fra IntraTeam.

"Vi ser konflikter mellem it og kommunikation og HR, og derfor mangler der en person eller organisation, som sidder højere oppe og har ansvaret."

Dette skal du også sikre dig

Ifølge Kurt Kragh Sørensen skal man derudover finde ud af, hvad det er for et samarbejds-behov, der er i organisationen - og så skal man selvfølgelig understøtte det behov.

Men man skal også sikre, at løsningen anvendes på en fornuftig måde.

"Der er ikke ret mange virksomheder, hvor Team Sites er implementeret, hvor man har governance på plads omkring det. Nogle steder har man langt over 1.000 Team Sites oppe at køre, uden at man aner, hvad der foregår."

"Problemet er, at du og jeg kan være i ét Team Site, og så kan der være nogle andre på et andet Team Site, der arbejder med det samme, som vi gør. Viden bliver ikke delt. Det foregår i stedet i siloer."

Man skal med andre ord sikre, at de rette medarbejdere befinder sig de rette steder på intranettet.

"Og så skal der ske noget derinde. Der skal være nogen, der har lyst til at dele noget. Hvorfor skal jeg lægge min viden derind?" vil en medarbejder naturligvis spørge sig selv, forklarer Kurt Kragh Sørensen.

Han tilføjer, at medarbejderne skal føle sig trygge ved at dele viden, for ellers risikerer de at holde igen med at anvende løsningen.

"Man udstiller sin gode viden, men man kan også komme til at udstille sin uvidenhed. Det handler dels om mennesker og kultur, men også om de værktøjer, der bliver stillet til rådighed. Kan jeg være sikker på, at det kun er os i gruppen, der ser det her, jeg skriver?" kan en medarbejder-bekymring eksempelvis lyde.

Derfor går det ofte galt

Risikoen for fejlslagne investeringer i samarbejdssoftware blev også beskrevet før påske af Dr. Carsten Sørensen, der forsker og underviser i it og innovation ved London School of Economics and Political Science.

"Jeg vil advare imod, at man tror, teknologi gør ret meget i sig selv," sagde Carsten Sørensen med henvisning til, at mange nu er på udkig efter emailens afløser.

Carsten Sørensen mener dog samtidig, at der ligger et kæmpe potentiale i at tage samarbejdssystemer i brug i virksomhederne, hvis man bare gør det på den rigtige måde.

"Teknologierne giver dig evnen til lynhurtigt og på en meget fundamental måde at lave algoritmer for alt muligt, så du kan komme i kontakt med folk, der kan hjælpe dig med det problem, du har lige nu og her. De kan virkelig skabe synergi."

Gartners udtalelse om en succesrate på blot 10 procent er baseret undersøgelsen af sociale tiltag i flere end 1.000 organisationer.

Det har også ført til identificeringen af, hvad der typisk går galt.

En af de ting, man ifølge Gartner skal sikre sig, er at medarbejderne kan se for sig, hvorfor de skal bruge tid og energi på at udnytte de nye teknologier.

I selve målsætningen med det sociale tiltag skal man desuden kunne vise det forretningsmål, man sigter efter, lyder det fra analysefirmaet.

Læs også:

Du køber ny smart it - men får slet ikke nok ud af det




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Advania Danmark A/S
Hardware, licenser, konsulentydelser

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Webinar: Tør du håndtere cyberberedskabet på egen hånd?

Der er akut behov for at øge visibilitet, indsigt og overblik, hvis man som virksomhed skal have en chance for at afværge og minimere skaden ved cyberangreb. Trusselsbilledet udvikler sig imidlertid så hastigt, at opgaven let vokser selv større virksomheder, med en eller flere dedikerede IT-sikkerhedsansvarlige, over hovedet. Bliv klogere på dette seminar.

22. september 2021 | Læs mere


GDPR i dagligdagen: Vedligeholdelse og tilsyn

Det er efterhånden ved at være noget tid siden, at vi blev introduceret til GDPR, og alle organisationer har med tiden fået styr på dataflow og håndteringen af persondata i organisationen. Mange valg har skulle træffes og det har krævet mange ressourcer. Få overblik over de seneste nye tiltag og udmeldinger fra Datatilsynet samt overblik over de seneste regler, og hvordan du håndterer dem.

23. september 2021 | Læs mere


Årets CISO 2021

I både offentlige og private organisationer er der behov for at uddanne, rekruttere og fastholde de bedste it-sikkerhedsfolk, fordi sikkerhedsudfordringerne konstant forandres. Derfor sætter vi fokus på best practice inden for it-sikkerhed, og vi vil samtidig fremhæve de personer i Danmark, der gør et ekstra stykke arbejde for at styrke den digitale sikkerhed. Vi hylder derfor årets CISO 2021 på denne konference.

05. oktober 2021 | Læs mere






Premium
Microsoft liner op til den store produktkavalkade: Her er det vi forventer at se
Den store Surface-familie ser ud til snart blive en del nye familiemedlemmer rigere.
CIO
“Der har simpelthen været for få gråhårede medarbejdere involveret i den her udviklingsproces. Folk der ved, hvad der skal til”
"Vi havde ansat nogle unge mennesker i sandaler og med langt skæg for at bryde med det traditionelle it-setup. De her vakse unge mennesker fik også ret hurtigt bygget en supersmart applikation til virksomheden. Men den brager ned, da vi ruller den ud, og den fylder cirka 1,5 procent af alle transaktioner."
Job & Karriere
35-årig kvinde gik amok på hjemmekontoret efter fyring: ”De fjernede ikke min adgang, så jeg slettede p-drevet lol”
En 35-årig kvinde står anklaget for at have slettet 21,3 gigabyte data fra fællesdrevet efter, at hun blev fyret. Nu risikerer hun op til 10 års fængsel.
White paper
Kom på flere e-handelsplatforme uden besvær – og sæt fart i dit salg!
Der er store fordele ved at være på flere e-handelskanaler – men potentielt også mere besvær. I dette whitepaper kan du læse, hvordan du optimerer indsatsen og samler det hele i én platform.