Topnyhed:Ingrid Mjøen stopper som dansk landechef i Oracle: Skifter til international toppost

Artikel top billede

Sådan undgår du fiasko med SharePoint-projekter

Der er en kæmpe potentiale i at udnytte samarbejdsværktøjer som SharePoint internt i virksomheden. Men man skal være opmærksom på en række udfordringer, hvis man vil have succes.

Læs også:

Du køber ny smart it - men får slet ikke nok ud af det

Det hænder alt for ofte, at tiltag med social software i virksomheden fejler, selvom teknologierne er smarte og rummer et kæmpe potentiale for at forbedre virksomhedens produktivitet og innovation.

Som vi skrev tidligere på ugen, vurderer analysefirmaet Gartner, at succesraten for initiativer med collaboration-teknologi er helt nede på blot 10 procent.

Årsagen er ifølge Gartner blandt andet, at man glemmer at sikre, at formålet med det nye tiltag er tydeligt, og at man ikke formår at skabe den nødvendige motivation hos medarbejderne.

Man kan dog øge sandsynligheden for succes ganske betydeligt ved at være opmærksom på de mest grundlæggende udfordringer.

Sådan får du succes

Det forklarer Kurt Kragh Sørensen, der er indehaver af IntraTeam, der rådgiver om intranet-løsninger og er tovholder på en række erfa-grupper, ikke mindst inden for SharePoint.

"En af de helt afgørende ting er ledelsens mandat. Hvis ledelsen ikke bakker op om det, så kan man et langt stykke hen ad vejen glemme det," siger han til Computerworld.

"Hvem vil begynde at dele sin viden, hvis ledelsen siger: Sidder du nu og spilder din tid på det der Facebook-lignende halløj?"

Kurt Kragh Sørensen mener, at de enkelte chefer rundt omkring i organisationen skal bakke op om projektet, hvis det skal blive en succes.

Og så giver det rigtig god mening at udnævne en overordnet ansvarlig.

"Vi anbefaler, at man skal have en ansvarlig - og gerne højt placeret i organisationen."

Eksempelvis nævner Kurt Kragh Sørensen, at noget så banalt som den enkelte medarbejderes profil i et SharePoint-miljø ofte ikke udfyldes i tilstrækkelig grad.

"For at kunne lave et samarbejde, er du nødt til at have en identitet. Du skal kunne finde dem, du skal samarbejde med."

"Du er nødt til at have en telefonbog, hvor der står din titel og dine kompetencer. Vores erfaring er bare, at noget så banalt som at kunne søge efter en, der taler tysk og ved noget om et specifikt område, kan være svært."

Hvem bestemmer og har ansvaret?

Netop derfor er det nødvendigt, at ansvaret for intranettet og de sociale tiltag er forankret det rette sted i organisationen.

"Hvis ikke du har den rette power, får du problemer. Man render panden mod en mur, fordi man ikke kan blive enige om, hvem der skal opdatere, og hvordan det skal gøres," lyder det fra Kurt Kragh Sørensen fra IntraTeam.

"Vi ser konflikter mellem it og kommunikation og HR, og derfor mangler der en person eller organisation, som sidder højere oppe og har ansvaret."

Dette skal du også sikre dig

Ifølge Kurt Kragh Sørensen skal man derudover finde ud af, hvad det er for et samarbejds-behov, der er i organisationen - og så skal man selvfølgelig understøtte det behov.

Men man skal også sikre, at løsningen anvendes på en fornuftig måde.

"Der er ikke ret mange virksomheder, hvor Team Sites er implementeret, hvor man har governance på plads omkring det. Nogle steder har man langt over 1.000 Team Sites oppe at køre, uden at man aner, hvad der foregår."

"Problemet er, at du og jeg kan være i ét Team Site, og så kan der være nogle andre på et andet Team Site, der arbejder med det samme, som vi gør. Viden bliver ikke delt. Det foregår i stedet i siloer."

Man skal med andre ord sikre, at de rette medarbejdere befinder sig de rette steder på intranettet.

"Og så skal der ske noget derinde. Der skal være nogen, der har lyst til at dele noget. Hvorfor skal jeg lægge min viden derind?" vil en medarbejder naturligvis spørge sig selv, forklarer Kurt Kragh Sørensen.

Han tilføjer, at medarbejderne skal føle sig trygge ved at dele viden, for ellers risikerer de at holde igen med at anvende løsningen.

"Man udstiller sin gode viden, men man kan også komme til at udstille sin uvidenhed. Det handler dels om mennesker og kultur, men også om de værktøjer, der bliver stillet til rådighed. Kan jeg være sikker på, at det kun er os i gruppen, der ser det her, jeg skriver?" kan en medarbejder-bekymring eksempelvis lyde.

Derfor går det ofte galt

Risikoen for fejlslagne investeringer i samarbejdssoftware blev også beskrevet før påske af Dr. Carsten Sørensen, der forsker og underviser i it og innovation ved London School of Economics and Political Science.

"Jeg vil advare imod, at man tror, teknologi gør ret meget i sig selv," sagde Carsten Sørensen med henvisning til, at mange nu er på udkig efter emailens afløser.

Carsten Sørensen mener dog samtidig, at der ligger et kæmpe potentiale i at tage samarbejdssystemer i brug i virksomhederne, hvis man bare gør det på den rigtige måde.

"Teknologierne giver dig evnen til lynhurtigt og på en meget fundamental måde at lave algoritmer for alt muligt, så du kan komme i kontakt med folk, der kan hjælpe dig med det problem, du har lige nu og her. De kan virkelig skabe synergi."

Gartners udtalelse om en succesrate på blot 10 procent er baseret undersøgelsen af sociale tiltag i flere end 1.000 organisationer.

Det har også ført til identificeringen af, hvad der typisk går galt.

En af de ting, man ifølge Gartner skal sikre sig, er at medarbejderne kan se for sig, hvorfor de skal bruge tid og energi på at udnytte de nye teknologier.

I selve målsætningen med det sociale tiltag skal man desuden kunne vise det forretningsmål, man sigter efter, lyder det fra analysefirmaet.

Læs også:

Du køber ny smart it - men får slet ikke nok ud af det




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Brother Nordic A/S
Import og engroshandel med kontormaskiner.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Cloud giver dig fleksibilitet, skalerbarhed og agilitet – men hvordan håndterer man sikkerheden?

Cloudsikkerhed handler om effektiv orkestrering og automatisering for at muliggøre hurtig detektion af og reaktion på hændelser. Det handler om at eliminere kompleksitet, sikre smidighed og sikre fleksibilitet. På dette seminar bliver du klogere på hvordan du planlægger, designer, implementerer og kører dit cybersikkerhedsprogram effektivt.

23. juni 2021 | Læs mere


Effektiv drift og support af applikationer i Dynamics 365 FO

Med Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations (FO) er forretningssystemet flyttet i skyen. Dermed er det slut med store opgraderingsprojekter, og virksomheder og organisationer skal i stedet være klar til løbende opdateringer, som sendes ud flere gange om året. Det kræver et særligt fokus på effektiv drift af applikationerne, hvis stabiliteten i applikationerne skal opretholdes og konkurrenceevnen bevares. I dette webinar bliver du inspireret til, hvordan du får mest muligt ud af din investering i Microsoft Dynamics 365 FO med en driftsaftale, så platformen udvikler sig sammen med din forretning.

24. juni 2021 | Læs mere


The intelligent business: From neat idea to reality

The choice to become a more intelligent business and optimize workflows is not always straightforward, but it requires that you take a step back and see the possibilities in other ways. Come inside when we try to focus on the intelligent business. Hear how SAP S / 4HANA makes processes intelligent and transforms traditional workflows.

01. juli 2021 | Læs mere






Premium
LogPoint-topchef Jesper Zerlang indsætter tidligere Superliga-spiller som ny dansk landechef
Jesper Zerlang overlader pladsen som landechef for det danske marked hos it-sikkerhedsselskabet LogPoint. I stedet skal han fokusere på jobbet som topchef for hele koncernen, der er til stede i ni lande.
Computerworld
Efter Windows 11-lækket: Her er de nye elementer - og lanceringsdatoen
Podcast: Hvad kan Windows 11 tilbyde? Hvad kræver det af dit hardware? Hvornår kommer det? Og hvorfor har NNIT indsat Pär Fors som ny topchef? Ham har vi mødt på hans kontor i Søborg. Få svarene i denne episode af Computerworlds nyhedspodcast.
CIO
Årets CIO 2021: Nu skal Danmarks dygtigste CIO findes - er det dig? Eller kender du en, du vil indstille?
Det er den mest eftertragtede titel for danske it-chefer og CIO'er, der er på spil, når Årets CIO kåres 16. september 2021. Søg selv eller prik til en, som du kender - og læs mere om prisen her.
White paper
Whitepaper: Sådan kobler du kunstig intelligens på forskningen
Målrettet anvendelse af AI og High Performance Computing skyder genvej til indsigt i store mængder rå data og – i sidste ende – gennembrud i forskning og udviklingsarbejde.