Den 1. maj kan den første milepæl bankes ned i Coops matrikel i form af den første del af et kæmpe SAP-projekt, der skal understøtte HR-processer i forretningskæden.
Systemet, der er blevet døbt sCoop, skal give Coop et komplet overblik over alt, der vedrører personaleadministration og -udvikling i Coop.
Det skal ske på tværs af navnene på de forskellige kæder som eksempelvis Fakta og Irma.
Ligeledes vil medarbejdere modtage alle dokumenter i e-Boks.
Dette første trin følges op efter nytår, hvor der indføres SAP Finans, og i løbet af de kommende år skal en række andre administrative forretningsprocesser trimmes.
38.000 nye brugere
Det er en kæmpe opgave at it-tilfredsstille Coops 38.000 danske medarbejdere i 1.200 butikker, logistikcentre og på hovedkontoret, fortæller Malene Kingo fra Coop's interne såkaldte sCoop-forandringsteam.
"Vi kan stille alle tænkelige redskaber til rådighed for vores medarbejdere og butikker. Men hvis de ikke kan se, hvorfor de skal bruge nye redskaber, kommer vi ingen vegne," siger hun.
"Derfor er forankringen hos medarbejderne af afgørende vigtighed, og derfor har vi brugt rigtig mange ressourcer på at være i dialog med medarbejdere i forretningen. Vi vil gerne være sikre på, at de ikke bare ved hvordan, men også hvorfor," fortsætter Malene Kingo.
Klar, parat, start
Igennem halvandet år har Coop arbejdet med at gøre medarbejderne klar til det nye system gennem læring og træning.
I samarbejde med et konsulentfirma har sCoop-holdet gennemført en lang række udrulningsmøder i butikker over hele landet og udviklet et e-læringsforløb, som 4.000 varehuschefer, butikschefer, uddelere, distriktschefer, afdelingschefer, administrative chefer, ledere på logistikcentre, samt ledere og medarbejdere på hovedkontoret skal gennemføre.
Det skal de gøre, så de er i stand til at bruge systemet fra dag et.
"Det er en stor investering, men nødvendigt for at få et godt afsæt. For lederne skal lære at gøre tingene på en ny og ensartet måde. De foreløbige tilbagemeldinger i organisationen er, at systemet er intuitivt og nemt at bruge," siger Malene Kingo.
Implementeringen af it-systemet er forankret hos Coop Danmarks CFO, og systemet er klar den 1. maj.
Læs også:
Sådan kortlægger Coop kunderne med big data - og tjener flere penge
