KISS - eller Keep It Simple, Stupid - er en god, gængs tommelfingerregel inden for al it-udvikling.
Bare ikke når det kommer til udviklingen af software-licenser, der i stigende grad bliver mere komplekse og dermed også mere uoverskuelige at overholde.
Det forklarer it-advokat Lau Normann Jørgensen fra advokatvirksomheden Kromann Reumert til Computerworld i kølvandet på udsendelsen af en vejledning omkring licensstyring, der har interesseorganisationerne Dansk IT og Danske IT-advokater som afsendere.
"Software-licenser er inden for de seneste fem til otte år blevet mere komplekse," siger Lau Normann Jørgensen og fortsætter:
"I mange tilfælde kan køb af software sammenlignes med købet af en ny bil. Bortset fra, at hvis du ikke specificerer konkret, hvad du ønsker og ikke får hakket de rigtige flueben af under installationen, så ender du med en bil, der har alt ekstra-udstyr og de mest pimpede fælge, som du så kommer til at betale for."
Mange betaler ekstra
Helt konkret refererer Dansk IT og Danske IT-advokater i sine guidelines til en undersøgelse fra 2014 foretaget blandt hundredvis af større danske virksomheder med mere end 100 ansatte.
Undersøgelsen viser, at 43 procent af virksomhederne har haft besøg af licens-auditører fra software-selskaber, som fandt, at 30 procent af disse virksomheder havde for få software-licenser.
Over halvdelen endte med at betale for enten manglende licenser og/eller en erstatning. Du kan i faktaboksen til højre se, hvilke software-selskaber der er flittigst til at besøge deres kunder i Nordamerika (klik for større billede).
Lau Normann Jørgensen forklarer, at der kan være mange grunde til denne ekstrabetaling.
Eksempelvis kan besøg af licensauditører skyldes, at software-virksomheden har fået nys om, at din virksomhed er ved at udfase en specifik software, hvorefter der ikke længere er et kundehensyn.
"Virksomheder kan for eksempel have en mainframe stående i kælderen, som skal udfases. Det betyder, at en leverandør af terminal-emulering som Attachmate kan have en stor interesse i at undersøge virksomhedens brug af sine licenser," forklarer Lau Normann Jørgensen.
Flere forskellige brugertyper
Han nævner også, at software-virksomhederne licenserer på op mod 15 forskellige brugertyper, der strækker sig fra såkaldte 'light users' til 'professionel users'.
"Hvis du er en virksomhed med flere tusinde ansatte, kan det altså være sin sag at fordele alle sine ansatte i 10 til 15 forskellige bokse af brugere," siger Lau Normann Jørgensen.
It-advokaten tilføjer, at mens nogen software-virksomheder fokuserer på de nævnte brugertyper, kigger andre på antallet af brugte enheder, mens en tredje type software-virksomhed kigger på en kombination af hardware-enheder og brugere.
Dertil kommer, at teknologier som virtualisering har gjort det yderligere komplekst at holde tungen lige i optællingen af sine software-licenser.
"Samtidigt er det bemærkelsesværdigt, at det ofte er de gamle produkter, eksempelvis databaseprodukter, der ikke nemt kan erstattes, som har de mest komplekse regler," fortæller han.
Den nye rapport henviser da også til flere sager, hvor licensmodeller fra virksomheder som SAP, IBM og Oracle er blevet stærkt kritiserede af kunderne.
Eksempelvis har Vejdirektoratet og supermarkedskæden Coop været i kløerne på Oracles licensfolk, hvorefter Oracle forklarede til Computerworld, at selskabets licensregler ikke er særlig komplekse.
"Modsat de etablerede software-virksomheder vil nye spillere på it-markedet ofte forsøge at gøre deres licensregler så simple så muligt," tilføjer Lau Normann Jørgensen med henvisning til, at komplekse licens-regler godt kan afskrække kunderne.
Afkræv et øjebliksbillede
Blandt andre danske myndigheder har i flere tilfælde måtte punge ekstra mange millioner ud, når licensauditørerne har været på besøg.
Men det behøver ikke nødvendigvis være så svært at finde rundt i de mange forskellige licensregler, hvis man før købet har gjort sit forarbejde grundigt nok.
"Du skal ikke skrive under på noget, som du ikke forstår. Bed i stedet om eksempler på virksomhedens reelle brugssituation," siger Lau Normann Jørgensen og uddyber:
"Helt basalt bør man afkræve et øjebliksbillede af sin software-leverandør, mens leverandøren stadig er i salgsfasen. Sådan et øjebliksbillede kan vise, hvad omkostningen bliver med en konfigurering, som kunden kan forholde sig til. Derved kan man få et overblik over meget, man reelt kommer til at betale," lyder rådet.
Ganske almindelige virksomheder er med it-advokatens ord hverken dumme eller dovne, fordi de ikke forstår software-selskabernes ofte tykke licensbetingelser skrevet i et amerikansk kancellisprog, som kan være svært at forstå for menigmand.
"Op mod 30 danske virksomheder har ansat en license manager, hvilket jo er et krisetegn i sig selv, da det ikke bør være en fuldtidsstilling at holde sig compliant på sine licenser. Andre kan komme langt ved at gøre brug af SAM," siger Lau Normann Jørgensen.
Med SAM (Software Asset Management) henviser han til en speciel type af software-produkter, der kan optimere ens køb, brug og overvågning af softwarelicenser i virksomheden.
Især er SAM-værktøjerne nyttige, hvis de har indbyggede alarmer, der kan advare om et overforbrug af licenser.
Som et billede på disse advarsler kan du forestille dig de beskeder, som du får, hvis du bruger din mobiltelefon lidt for flittigt på dyre, udenlandske net.
Håbet i skyen
Også et tidligere fremsat råd af it-kendissen Mogens Nørgaard i Computerworld om at slå it-giganterne med deres egne juridiske våben.
Det skal ske i form af skriftlige aftaler før et software-audit, kan ifølge Lau Normann Jørgensen være med til at udskyde licens-audits og eventuelle ekstra software-regninger.
"Det er ganske fornuftigt at afkræve skriftligt, at software-virksomhederne eksempelvis ikke må forstyrre den daglige drift med deres audit-software. Det kan måske udsætte forløbet, men i sidste ende bør man nok være indstillet på, at en audit bliver gennemført," vurderer Lau Normman Jørgensen.
Han forklarer dog, at der med cloud computings stigende popularitet er et reelt håb om, at software-licenserne i fremtiden bliver mere gennemskuelige.
Det skyldes, at softwarevirksomhederne ønsker at flytte kunder til cloud'ede produkter, og et af midlerne er en transparent licensmodel.
Der er endvidere den fordel, at leverandøren i skyen jo kender - måske endda bedre end kunden selv - den konkrete brug, og derfor er audits unødvendige.
Du kan selv hente og læse vejledningen 'Licensstyring og licensaudits - vejledning og praktiske anbefalinger' på Dansk IT's hjemmeside.
Læs også:
Windows 10-opgradering kun gratis det første år - her er Microsofts opgraderings-plan
Disse outsourcing-virksomheder vinder de helt store kontrakter
Ekspertens råd: Sådan arbejder du professionelt med it-gevinstrealiseringer og business cases
