Prøvekørt: Microsoft Teams samler virksomhedens kommunikation og Office 365 på én platform - og du bør teste det

Der er tale om endnu en kommunikationsplatform til erhvervslivet, som ved første øjekast ligner en skamløs kopiering af konkurrenten Slack, der også byder på teambaseret besked-, video- og stemmekommunikation. 

Microsoft har ellers tidligere forsøgt at købe Slack for 55 milliarder kroner, hvilket ikke lykkedes.

Under overfladen i Teams gemmer der sig en avanceret og gennemført sammenfletning med samtlige af Microsoft andre tjenester som Office 365, Skype for Business og ikke mindst integration med Microsofts Bot Framework. 

Og for de ofte ganske Microsoft-vædede danske virksomheder er der god grund til at give Microsoft Teams en chance. 

Måske mest af alt på grund af prisen: Microsoft Teams er gratis at bruge for Office 365 Business-kunder. 

Vi har prøvet Microsoft Teams, og du bør gøre det samme, for Teams er en håndsrækning mod det åbne kontorlandskab og den moderne arbejdsform i virksomhederne, der i stigende grad omfavner teams eller gruppebaseredet arbejde.

Læs også om Amazons løsning: Prøvekørt: Amazon klar med Skype For Business-konkurrent - er der overhovedet noget nyt under solen?

Hvad er Microsoft Teams?

Teams er ligesom de mange andre gruppe-baserede chatplatforme et resultatet af en stigende tendens gruppeorientede opgaver i virksomhederne. 

"Over de seneste fem år har vi set en forandring i måden, vi uddelegerer opgaver i virksomhederne. Vi har dobbelt så mange teams internt i virksomheden som i 2012, og det stiller store krav til virksomhedens kommunikation," siger Kristoffer Rosenmeier, produktchef for Office 365 hos Microsoft Danmark. 

Teams fungerer som som udgangspunkt som en chat-platform, hvor du kan tilknytte og opdele ansatte i virksomheden i forskellige arbejdsgrupper. 

HR-afdelingen har eksempelvis sin egen Team-gruppe, hvor de fælles samtaler ikke kan tilgås af andre i virksomheden, og hvor HR-afdelingen kan oprette undergrupper til specifikke emner eller projekter. 

Samtidig har hele virksomheden adgang til diverse "kanaler", hvor fælles information kan deles frem og tilbage. 

Hvis du kender til Slack-programmet, lyder det meget bekendt, men der ligger mere til Teams end som så. 

Platformen tillader alle typer for kommunikation, hvad end det er tekst, tale eller video, samt fildeling foruden integration af næsten samtlige af Microsoft eksisterende tjenester såsom Office 356, Azure, Exchange, Skype for Business OneDrive, Sharepoint, Power Bi og så videre.

Når en gruppe oprettes med de udvalgte deltagere, oprettes der automatisk et sharepoint-punkt, en OneDrive-mappe og en OneNote-fil, som alle i gruppen har rettigheder til at tilgå. Her er efterfølgende ingen rettighedsbøvl, og når en person igen forlader gruppen, fjernes rettigheder til filerne automatisk.

Filer tilføjet til gruppens rum gemmes automatisk i den tilknyttede OneDrive-mappe. Hvis du tidligere har prøvet at finde en fil i en glemt mail fra ugen forinden, lyder det her måske som en gave sendt fra himlen. 

Ligeledes ligger Skype for Business, Office 365 og Sharepoint alle under platformen og byder ind med evner og funktione, der alle kan tilgås direkte fra Team-platformen uden at det er nødvendigt at rode i OneDrive-mapper eller åbne Word-dokumenter.

I praksis kan det siges, at Teams på sin vis erstatter Word, Excel, PowerPoint, chatdelen i Skype for Business, OneDrive og potentielt en lang række ikke-Microsoft-programmer ved at alle ovenstående programmer kan åbnes direkte i Teams. 

Det er det, der gør Teams til et interessant produkt, og foregår din dagligdag hovedsageligt i Microsoft-programmer, behøver du på intet tidspunkt forlade Teams. 

Ligeledes er platformen enkel og relativ intuitiv at forstå, så også brugere, der ikke er teknologi-indfødte, kan være med på platformen, men samtidig er der rig mulighed for at udvikle og udbygge platformen med et utal af ekstra funktioner. 

Skal man have fuldt udbytte af Teams, kræver det, at virksomheden er gennemvædet med Microsoft-tjenester og ikke benytter alt for mange tjenester udefra, ligesom det kræves, at du er parat til at omfavne den nye kommunikationsform. 

"Teams kan have en stor effekt på, hvordan virksomheden kommunikerer. Optimalt set behøver du aldrig igen sende en mail internt i virksomheden, men i stedet bare skrive i Teams," siger Kristoffer Rosenmeiser. 

Dog virker Teams både til Windows 10, Mac, iOS, Windows Phone, Android og en web-klient. 

Læs også: Prøvekørt: Ciscos nye Spark Board er videoopkald og whiteboard i ét til den halve pris af Microsofts Surface Hub

Tilknyttede connectors

I hver gruppe kan diverse programmer og genveje tilknyttes i faner over chat-feltet.

Her kan du tilføje en hurtig genveje til jeres fælles filer, OneNote og diverse "connectors," små tilføjelsesprogrammer fra Microsoft selv eller tredjepart. 

I alt er der i skrivende stund over 150 connectors. 

Du kan eksempelvis placere Microsofts Power BI som grafisk oversigt over gigantiske datasæt, eller du kan hente data ind fra enten Salesforce eller Google Analytics.

Det giver god mulighed for at personliggøre hver enkelt gruppe med de informationskilder og connectors, som giver mening. 

Robotterne kommer!

Teams understøtter også Microsofts Bot Framework, så din virksomhed kan udvikle egne bots til enten service-håndtering eller vidensdeling. 

Via Microsofts open source kognitive værktøjer kan du ifølge Kristoffer Rosenmeier hurtigt bygge en app, der for eksempel svarer dig på ordre- eller lagerstatus på en given sag eller noget så enkelt som en bot, der fortæller frokostmenuen på mandag. Bots som integreres direkte i diverse grupper. 

Jeres juridiske afdeling kan eksempelvis selv (ifølge Kristoffer Rosenmeiser), bygge en bot, der automatisk svarer på de 100 mest spurgte juridiske spørgsmål, så jurister kan fokusere på de rent faktisk svære spørgsmål.

Kristoffer Rosenmeier viste desuden selv en bot, som en af han kollegaer havde udviklet på ganske kort tid, der giver information omkring gruppens fødselsdage samt lidt 'funfact'.  

Konklusion: Værd at prøve
Teams er endnu en kommunikationsplatform i stil med Slack, og er du allerede ivrig Slack-bruger, og hovedsageligt bruger Slack som kommunikationsplatform, så er der ikke meget nyt under solen. 

Også både Google og Cisco har gruppe-baserede kommunikationsplatforme, som tilbydes via et månedligt beløb.

Men ser du et potentiale i den dybe integration med resten af Microsofts tjenester, så er Teams et interessant værktøj, som kan ændre arbejdsgangen i din virksomhed. 

Og så er tjenesten gratis, hvis du allerede er betalende Office 365 for Business-kunde, og netop derfor kan tjenesten være værd at teste i et hjørne af virksomheden for at se, om den kan give merværdi for jer.

Det kræver dog, at brugerne er omstillingsparate og klar på at droppe de utallige interne mails og i stedet overgiver sig til gruppechats. 

Læs også: Nu kommer Microsofts nye produkt til Danmark: Vi har prøvekort Surface Hub