Få styr på styregrupperne i dine projekter: Her bør du altid begynde

Klumme: 'Roller & ansvar' kan i projektledelse hurtigt blive som at kaste vand på en gås, hvis ikke man begynder med et væsentlig paradigmeskift i styregrupperne.

Mange ser uheldigvis roller & ansvar, som der nemt kan findes beskrivelser af for eksempel i PRINCE2®, som den umiddelbare løsning i forhold til at forbedre brugen af projekt styregrupper.

Roller & ansvar er for så vidt også en stor del af løsningen. Men erfaringen er, at hvis man ikke begynder med det, der ofte har karakter af et paradigmeskift for styregrupperne, nemlig at arbejde med de grundlæggende forståelser og accept af forholdene ved projekter, deres gennemførelse og hvordan de ledes – ja, så er roller & ansvar som at ”kaste vand på en gås”.

Hvis det skal lykkes, skal I begynde her
De virksomheder, der får forbedret deres styregruppearbejde og som får værdi af det, begynder med at arbejde med styregruppedeltagernes forståelse af en række helt grundlæggende forhold omkring ledelse af projekter, før de kaster sig over at implementere roller & ansvar.

Det kan for eksempel dreje sig om at forstå, hvad er et projekt er, og hvad et projekt ikke er, at forstå projektformen generelt, forstå ledelse generelt af projekter, forstå forskellene mellem driftsledelse og projektledelse. Samt erkende og påtage sig særligt ansvar vedrørende risikostyring og ændringsstyring samt ikke mindst styregruppemedlemmernes overordnede og endegyldige ansvar (der i parentes ikke kan fjernes, uagtet hvilket ansvar der lægges på projektlederen).

Hvad der skal arbejdes med, varierer naturligvis fra virksomhed til virksomhed, men ud af de mere end 50 virksomheder (offentlige og private), som jeg har arbejdet med, har det været områder som disse, der skulle bearbejdes først.

Så er vejen banet for roller & ansvar
Først når den grundlæggende forståelse er på plads, er det tid at begynde omhyggeligt at indføre strukturer for roller & ansvar.

Nu, hvor der er skabt et forståelsesgrundlag blandt lederne i styregrupperne, er det også tiden at overveje indførelse af øvrige metodelementer for projektstyringen. Men det er et emne for sig.

Brug en standard
Man bør basere sig på en standard som PRINCE2 frem for at opfinde alt på ny. PRINCE2 fastlægger generelle forståelser omkring styregrupperne, den generelle ansvarsfordeling samt beskriver samarbejdet med projektlederen.

Endelig beskriver PRINCE2 enkelt og præcist de enkelte styregruppemedlemmers rolle & ansvar.

Jeg har med fordel også arbejdet med supplerende vejledninger med anbefalinger for pligter & adfærd for styregruppedeltagere.

Fald dog ikke i den grøft at give styregruppedeltagerne en større, eller for dens sags skyld mindre, metodeuddannelse. Det er unødigt og giver ikke værdi.

Sådan kommer du videre med forbedring af styregruppearbejdet:

•    Skab en plan for den samlede indsats.

•    Forsøg at skabe commitment hos hele ledelsen – men forvent det ikke fra dag ét.

•    Tænk langsigtet. Der skal måske arbejdes med området i ét år eller mere.

•    Begynd med at tilføre generelle forståelser til styregruppedeltagerne, som berørt ovenfor.

•    Så er det tid at introducére roller & ansvar.
 
•    Kommunikér til styregruppemedlemmerne, så det er nemt for dem at få adgang til beskrivelser og vejledninger om roller & ansvar.

•    Skab KPIer, så der er mål for hvor langt I er nået. For eksempel i et antal trin af måske et til tre måneders varighed: 
1.    rolle er kendt.
2.    beskrivelse af rolle og ansvar er kendt.
3.    rolle og ansvar efterleves.

•    Arbejd eventuelt også med pligter & god adfærd for styregrupper.


Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling. 

Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt? 

Læs vores klumme-guidelines og send os noget tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.


Ytringer på debatten er afsenders eget ansvar - læs debatreglerne
Indlæser debat...


Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
IT Relation A/S
Outsourcing, hosting, decentral drift, servicedesk, konsulentydelser, salg og udleje af handelsvarer, udvikling af software.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Business intelligence: Selvbetjening og automatisering styrker din BI-løsning

En ny generation af løsninger inden for business intelligence og analytics skaber helt nye muligheder for, at man kan anvende analyserne mere aktivt i dagligdagen til at styrke forretningen.

21. august 2018 | Læs mere


Content management: Optimér din digitale tilstedeværelse på tværs af platforme

Et velfungerende CMS-system er fundamentet under enhver organisations digitale tilstedeværelse. Med det rigtige CMS kan du øge effektiviteten, få bedre kontakt til dine kunder og medarbejdere og optimere mange processer. På dette formiddagsseminar får du præsenteret nogle af de bedste CMS-løsninger i markedet lige nu.

22. august 2018 | Læs mere


Infrastruktur – on premise, outsourcing eller cloud?

Det er vigtigere end nogensinde at have et stabilt, effektivt og sikkert it-driftsmiljø. Hør om de nyeste teknologier og løsninger. Hør også om de nyeste cloudløsninger der muliggør Infrastruktur as a Service (IaaS), samt mulighederne for outsourcing. På det gratis formiddagsseminar bliver du klædt på til at træffe de afgørende beslutninger om fremtidens infrastruktur i din virksomhed.

23. august 2018 | Læs mere






Premium
Robotterne udfører i dag 100 mands arbejde: Lån & Spar Bank har firedoblet antallet af kundemøder ved hjælp af robotter
Fra Computerworlds arkiv: Lån & Spar Bank har kæmpesucces med robotter, der i dag udvikles af fire særlige udviklere. "De fire medarbejdere har indtil nu udviklet robotter, som udfører et arbejde det vil kræve 100 medarbejdere at udføre manuelt," siger it-direktør Casper Gjerris.
Computerworld
Ny-opdaget malware blokerer programmer som forsøger at slette den: Særligt windows 10 er ramt
En ny type malware er blevet opfanget, der både overvåger din computer og generer falske reklameindtægter til bagmændende. Og så har den en forkærlighed for Windows 10.
CIO
Henrik Jeberg om at arbejde i Silicon Valley: "Er du dygtig nok får du tilbud der får en til at falde ned af stolen."
Henrik Jeberg bor i San Francisco og er direktør i Hampleton Partners, der rådgiver om opkøb med særligt fokus på teknologi. Hør ham fortælle om forskellen på Danmark og Silicon Valley - og om nogle af de vilde forhold der hersker i verdens ubestridte tech-hovedstad.
Job & Karriere
KMD opsagde tryghedsaftaler med medarbejderne få måneder før 300 medarbejdere blev outsourcet til IBM
KMD har i løbet af foråret opsagt to såkaldte tryghedsaftaler med en del af selskabets medarbejdere. Når aftalerne stopper ved udgangen af 2018, er de pågældende medarbejdere ikke længere berettiget til særlig godtgørelse. Det kan få konsekvenser, hvis IBM som forventet skærer i antallet af de 300 KMD-medarbejdere, som selskabet overtager.
White paper
Mobility - her er de aktuelle udfordringer
Hvad med sikkerheden? Mobility-bølgen fejer igennem danske virksomheder, og der er masser af muligheder og faldgruber. Sikkerheden halter, men det kan der gøres noget ved. Produceret af Computerworld.dk i oktober 2014.