Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for skribentens synspunkter.
Det danske arbejdsmarked har taget den fleksible arbejdsgang til sig, og ansatte har i stigende grad mulighed for at arbejde hjemmefra, fra cafeer eller kontorfællesskaber, og skal børnene hentes tidligt er vi ikke længere låst til 8-16 tidsrammen, så længe vi bare når vores opgaver og mål.
Det handler om, at ledere kan have tillid til, at de ansatte er ansvarlige nok til at nå deres opgaver – imens de er iført joggingbukser hjemme i sofaen – hvilket vi danskere er verdenskendte for at have til hinanden.
Dog byder det fleksible arbejdsliv også på udfordringer: På farten, uanset hvor man arbejder fra, har man sine enheder med sig: Smartphones, computere og måske endda tablets: Alt sammen udstyr med ofte uvurderlige data, som ikke må komme i de forkerte hænder, hvad end det handler om forretningshemmeligheder eller brugerdata i forhold til GDPR.
Det er derfor vigtigt at træffe forebyggende foranstaltninger.
Her kommer fire tips til at forhindre skade eller tyveri af mobile enheder og dermed undgå (unødvendige) omkostninger – både i form af mistet hardware, men så sandelig også mistet data.
En god policy er halvdelen af slaget
Mange arbejdsgivere forsyner deres ansatte med en bærbar computer, og det er det. Og selvom de fleste af os i dag er teknologiske verdensmestre, så betyder det ikke nødvendigvis, at vi har forståelse for, hvordan vi bør behandle vores enheder – både fysisk og digitalt.
Så opfør enkle, men klare policy-regler for brugen af it-udstyret:
Dette inkluderer adfærd og beskyttelse, men også privatliv og sikkerhed, som eksempelvis om du kan logge ind på offentlige Wi-Fi-netværk eller ej.
Hav regler for, hvad de ansatte må gøre, hvordan de skal bruge VPN, hvis i benytter jer af dette, og om der må installeres tredjepartprogrammer på computeren, og i så fald hvilke.
Spotify er jo ufarlig for computeren, men en ukendt .exe-fil kan være en rigtig, rigtig dårlig ide.
På den måde er det klart både for dig som it-manager, din arbejdsgiver, men bestemt også for medarbejderen, hvad der er tilladt og på hvilken måde, og hvem der har ansvaret for hvad.
Ligeledes, så hav reglerne tilgængelige på virksomhedens intranet eller filsystem, så I altid kan referere tilbage til det.
Hjælp de ansatte
En gennemsnitlig erhvervscomputer ligger på den gode side af 10.000 kroner. Derfor gør det også ondt i hjertet, hver gang en ansat bare har lagt computeren ned i en stofpose og efterfølgende op i cykelkurven.
Unødvendige stød, ridser og slag er med til at formindske levetiden på dit udstyr – eller direkte ødelægge det.
Derfor er det afgørende, at du sikrer, at dine ansatte beskytter deres enheder korrekt, lad det være via deres egen indkøbte taske eller via et tilbudt sleeve eller lignende. Der findes mange producenter derude, som laver gode produkter inden for netop dette, og det vigtige er her, at du sikrer dig, at tasken eller sleeven til bærbaren rent faktisk tilbyder beskyttelse i form af stødabsorberende materiale. På den måde sparer du virksomheden for irriterende udgifter.
Hold det privat
Når du udarbejder regler, er det også klogt at medtage privatlivspolitik. Uanset hvor mange kræfter og investeringer, du kan lægge i beskyttelse af dit netværk og dine virksomhedsdata, er det hele ligegyldigt, hvis ikke dine medabrejdere også tager ansvar.
GDPR har heldigvis sat en fællesnævner for, hvordan jeres kunders brugerdata skal behandles, det er vigtigt, at alle forstår faren ved at sidde og arbejde på eksempelvis en cafe med sensitive dokumenter åben på computeren eller et tilsvarende telefonopkald om virksomhedshemmeligheder.
Det lyder åbentlyst, men det sker overraskende ofte, at man kommer til at tale over sig i offentligheden eller har sensitive filer åbne på ens computer.
Hav klare regler for eksempelvis aldrig at nævne kunde- eller produktnavne højt i offentligheden, og overvej, om I skal indføre privatlivsfiltre til jeres computere eller købe computere, hvor dette er indbygget. Herved kan kun den, der sidder foran skærmen, se, hvad der sker på den bærbare computer.
På den måde fjerner du en potentiel risikofaktor.
Sikkerheden først
Selv om din medarbejder allerede er fuldt ud klar over virksomhedens regelsæt og har en sleeve til bærbaren samt et privatlivsfilter til skærmen, kan det stadig ske, at nogen glider forbi et ubevogtet øjeblik og stjæler computeren.
I dette tilfælde er det vigtigt, at dataene på enheden er sikre. Risikoen for tyveri er større uden for kontoret end indeni.
Som en it-afdeling skal du sørge for, at udstyret er beskyttet med en adgangskode og den rigtige software. Ligeledes bør det være policy at altid trykke Windows-tast + L for at låse skærmen, selv hvis man bare skal hente en ny kop kaffe.
Andre gode regler at indføre er at undgå at sidde lige ved siden af døren til cafeen, eller at sætte sig sammen med andre.
Alle disse regler skal ikke være en hemsko for en god fleksibel arbejdsplads, men indføres de korrekt, er det muligt at omgås mange risikofaktorer.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.