Microsofts platform til kommunikation og videomøder, Teams, er blevet yderst populær de seneste år og bliver brugt på mange arbejdspladser.
Derfor får du her 10 gode fremgangsmåder til dit næste Teams-møde.
Fremgangsmåderne er fundet af vores søstermedie Computerworld.com.
Til at starte med skal der selvfølgelig oprettes et møde, hvilket sker under Teams-kalenderen og så ’Nyt møde’ i øverste højre hjørne.
Herefter kan du blot begynde at indtaste oplysninger om mødet og deltagerne.
1. Finjuster din mødetid med planlægningsassistent
Der er et værktøj, du kan bruge til at finde ud af, om et bestemt mødetidspunkt fungerer for alle de personer, du vil invitere.
Når du skriver din invitation, skal du klikke på Planlægningsassistent øverst i udfyldningsformularen. Denne kan også benyttes senere, hvis du skal redigere mødet.
Langs venstre side af panelet, der vises, er en liste over alle de deltagere, du inviterer. Til højre er en timelinje for den dag, du valgte til at holde dit møde.
2. Del dit mødes dagsorden
Når du planlægger dit møde, kan det være nyttigt at inkludere din mødedagsorden, så inviterede ved, hvad der vil blive diskuteret, og kan forberede sig korrekt.
Nederst i udfyldningsformularen til et nyt møde kan du tilføje en besked til mødeinvitationen. Dette er et godt sted at inkludere en kort mødedagsorden.
3. Vær vært for dit møde i en teamkanal
I de fleste tilfælde vil du sandsynligvis invitere bestemte personer til dit møde. Men du kan oprette et "åbent" møde, der annonceres i en teamkanal.
Dette kan være praktisk, hvis du for eksempel har oprettet en kanal i Teams til et specifikt projekt, og du ønsker, at alle, der arbejder på dette projekt, skal deltage i mødet.
Mens du gennemgår udfyldningsformularen til planlægning af dit møde, skal du klikke inde i feltet Tilføj kanal, og fra rullemenuen, der vises, skal du vælge et team og en kanal inden for det pågældende team.
Du behøver ikke tilføje medlemmer af denne kanal som individuelle deltagere, men du kan eventuelt invitere yderligere deltagere, som ikke er medlemmer af kanalen.
4. Test og konfigurer din computerhardware
Hvis det er første gang, du leder et Teams-videomøde på din nuværende computer, skal du lave et testopkald for at sikre, at din enhed fungerer korrekt med Teams.
Du skal muligvis give Teams tilladelse til at få adgang til din enheds kamera, mikrofon eller højttalere og også for at tillade skærmdeling på din enhed. Nyere versioner af macOS kræver for eksempel, at du giver nogle tilladelser i Systemindstillinger.
For at teste din enhed skal du klikke på Teams – ikonet på venstre værktøjslinje. Klik derefter på Mød-knappen øverst til højre.
På videomødepanelet, der åbnes, skal du klikke på knappen Tilmeld dig nu nederst til højre. Mødevinduet åbnes, og Teams bør poppe en besked op, der beder om tilladelse til at få adgang til kameraet, mikrofonen og/eller højttalerne, hvis det er nødvendigt.
5. Sluk eventuelt deltagernes kameraer og/eller mikrofoner
Hvis du afholder et videomøde med mange deltagere, vil du måske forhindre deltagerne i at tænde deres kameraer og mikrofoner. Dette kan forbedre opkaldskvaliteten og minimere distraktioner, så du er den eneste, der taler eller bliver set.
For at slukke kameraer og mikrofoner, før mødet begynder, skal du åbne et møde fra kalenderen i Teams-appen og klikke på Mødeindstillinger.
I ruden "Mødeindstillinger", der åbnes, skal du slukke for Tillad mikrofon for deltagere? og tillade kamera for deltagere? skifter og klik på Gem.
Du kan også gøre dette, efter du har deltaget i mødet: På værktøjslinjen øverst i videochatpanelet skal du klikke på knappen Vis deltagere, som åbner et panel langs højre side.
Øverst i dette deltagerpanel skal du klikke på ikonet med tre prikker og vælge Deaktiver mikrofon for deltagere eller Deaktiver kamera for deltagere.
Du kan også forhindre en bestemt person i at tænde for sit kamera eller slå lyden til for sin mikrofon. På deltagerpanelet skal du klikke på ikonet med tre prikker ud for personens navn og vælge Deaktiver mikrofon eller Deaktiver kamera.
6. Brug baggrundssløring eller et baggrundsbillede
Under et videomøde er et professionelt udseende vigtigt - og det inkluderer det, der vises bag dig på kameraet. Baggrundssløringsfunktionen gør lige, hvad den siger: slører baggrunden bag dig.
Alternativt giver Teams et udvalg af "virtuelle baggrundsbilleder", som du kan vælge, så de skal vises bag dig. Brug af baggrundssløring eller et baggrundsbillede kan hjælpe med at få dig til at skille dig ud, og andre deltagere vil ikke blive distraheret af det, der er bag dig.
Sådan slår du en baggrundseffekt til, før du deltager i et planlagt møde: Klik på ikonet Baggrundsfiltre nederst i videoeksemplet, der viser dig på kameraet.
7. Skærmdeling
Hvis du har brug for at dele oplysninger fra et program, der kører på din pc til mødedeltagerne, kan du dele et vindue, der kun viser det pågældende program og ikke resten af dit skrivebord.
Dette hjælper med at beskytte dit privatliv, da deltagerne ikke kan se dine andre personlige oplysninger, der kan være andre steder på dit skrivebord, såsom en åbnet kalender eller e-mail-applikation.
På mødekontrolværktøjslinjen øverst på Teams-mødeskærmen skal du klikke på ikonet for en op-pegende pil inde i en firkant.
På panelet, der åbnes, vises thumbnails af programmer, der i øjeblikket kører på din pc, under kategorien Vindue. Klik på miniaturebilledet af den app, du vil dele med deltagerne i dit møde.
8. Optag dit møde
Det er nemt at gå glip af vigtige punkter under et møde, men du kan nemt optage dit møde.
Du og andre teammedlemmer vil være i stand til at se denne optagelse, som inkluderer lyd-, video- og skærmdelingsaktivitet, efter mødet er afsluttet. Sammen med transskriptionen kan optagelsen være nyttig for dem, der gik glip af dit møde, eller for alle, der har brug for at gå tilbage over, hvad der blev diskuteret på mødet.
Optagelsen gemmes på din egen OneDrive-konto i en mappe med navnet Recordings . Men hvis mødet var planlagt eller startet inde i en Teams-kanal, vil både optagelsen og transskriptionen blive gemt i din organisations SharePoint.
Sådan optager du dit møde: På mødekontrolværktøjslinjen øverst på skærmen skal du klikke på ikonet med tre prikker for at åbne menuen Flere handlinger, og derefter vælge Start optagelse.
Dette starter automatisk live transskription på samme tid. De andre mødedeltagere vil se et banner, der informerer dem om, at mødet bliver optaget og transskriberet.
9. Brug tastaturgenveje til hurtige mødehandlinger
Under et møde kan det være nyttigt at bruge tastaturgenveje.
I stedet for at rode rundt i Teams-grænsefladen for at slukke for din mikrofon, hvis du for eksempel ikke taler i et stykke tid, skal du bare trykke på Ctrl + Shift + M.
Du kan finde diverse tastaturgenveje ved at holde Crtl-tasten inde og trykke på punktum-tasten.
10. Udnyt transskriptioner eller levende billedtekster
Hvis nogen i dit møde er hørehæmmede, ikke flydende taler sproget, der tales, eller har problemer med at høre lyden af en anden årsag, har Teams en live transskriptionsfunktion, der kan hjælpe dem med at følge samtalen bedre.
Den konverterer automatisk tale til tekst i realtid; samtalen vises med højttalertilskrivning i en transskriptionssidebjælke i højre side af Teams-appen. Efter mødet vil hele udskriften være tilgængelig til download i mødebegivenheden i kalenderen.
Læs mere om livetekster her.