Det er et fem år gammelt projekt, der kører i remise, når det stort anlagte FESD-projekt om indkøb af fælles, elektroniske sags- og dokumenthåndtering til det offentlige - nu slutter i sin oprindelige form.
Staten vil have få leverandører i et stort udbud og dermed en konsolidering af markedet, mens kommunerne vil have mange leverandører, så markedet ikke bliver lukket. Det tætte samarbejde om indkøb af ESDH-systemer er dermed sprængt.
"Vi går nu en anden vej, og de år, der har været med FESD1, har været nødvendige, og der er draget en masse erfaringer, og der har været en masse udvikling på området," siger specialkonsulent i KL, Mads Ellehammer.
Han anser FESD2-projektet for slut.
"Formålet med FESD2 var, at der skulle udarbejdes en ESDH-referencearkitektur og en fællesoffentlig kravspecifikation. Begge dele er nu udarbejdet, og styregruppen er nedlagt," siger Mads Ellehammer.
Staten: Vi har forskellige strategier
Statens repræsentant i FESD-gruppen, Lars Frelle-Petersen, fremhæver det positive i at have fundet en fælles kravspecifikation.
"Ånden i FESD2 er nået i mål med den fælles kravspecifikation. Der er ikke noget odiøst i, at vi har forskellige indkøbsstrategier," siger han.
De sidste par aftaler under FESD1 triller da også stille og roligt videre med mulighed for yderligere et års forlængelse.
Lars Frelle-Peteresen ønsker modsat kommunerne en konsolidering af markedet, så der i sidste ende kun vil være et mindre antal leverandører tilbage.
"Vi overvejer et udbud for et begrænset antal leverandører, mens kommunerne gerne vil have flere," siger han.
Naturligt brud
Analytiker Anders Elbak fra analysehuset IDC mener, at parterne burde blive enige, men at bruddet er naturligt.
"KL og staten bør naturligvis blive enige, men da de har forskellige krav til løsninger og leverandører, er det meget naturligt, at de ikke er det," siger han.
Han vurderer, at kommunerne har brug for leverandører, som kan levere løsningerne i alle dele af landet og med mulighed for mindre tilretninger, mens staten primært skal have leveret løsningerne et centralt sted til en god, samlet pris.
Den fælles kravspecifikation vil dog ikke gå til spilde, selv om KL ikke går med i et stort fælles udbud med staten, understreger Mads Ellehammer fra KL.
Det skyldes, at den enkelte kommune eventuelt kan bruge kravspecifikationen udarbejdet i FESD2-regi til kommende udbud, enten alene eller i samarbejde med andre kommuner.
Store forventninger til milliard-projekt
Bruddet kommer ikke som nogen overraskelse, selv om forventningerne var store, da FESD-toget blev sat på skinner for omkring syv år siden.
"Nu skal det være lettere og mindre risikobetonet at gå fra papir til digital forvaltning i den offentlige sektor," kunne man læse i et prospekt fra slutningen af 2002.
Forventningerne var dengang høje til det nye fælles projekt, der fik kælenavnet FESD-toget. Det skyldtes blandt andet, at man ville oprette en række særtog, som myndigheder skulle anvende til at drage erfaringer med at integrere ESDH-løsninger.
Inden man for alvor satte fut under kedlerne i projektet med udbuddet i 2003, anslog leder af FESD-gruppen, Lars Frelle-Petersen, at markedspotentialet for vindersystemet var mellem 100.000 og 200.000 arbejdspladser på systemet i løbet af fem til seks år.
Med en pris på 5.000 til 10.000 kroner per arbejdsplads ville det i bedste fald betyde ordrer på op mod to milliarder kroner.
Leverandørerne slikkede sig om munden. Det gjaldt bare om at komme om bord. Men kun tre leverandører kom med i udbuddet.
KMD, Accenture, CSC, WM-data, Maersk Data, IBM, Cap Genimi og Software Innovation, hver især med en række mindre underleverandører, blev prækvalificeret.
Yderligere ni leverandører nåede end ikke til den sidste udvælgelse, fordi de eksempelvis havde en for smal konsortie-sammensætning.
Kampen er benhård
8.000 sider kompliceret information om dokumenthåndteringssystemer fra de forskellige konsortier blev i løbet af sommeren 2003 gennemtrawlet af 25 par øjne fra bedømmelseskomiteen og de kommende kunder.
De indkomne bud blev vurderet ud fra hele ni tildelingskriterier samt 350 såkaldte behovsparametre.
"Processen er forløbet utrolig godt, og det har været nemt at nå til enighed. Vi har endda kunnet holde sommerferie," sagde projektleder Lars Frelle-Petersen fra FESD-enheden på den anden side af processen i august 2003.
Om formiddagen en tirsdag i januar 2004 blev vinderne offentliggjort. Det skete ved en ceremoni i Finansministeriet, hvor selskabernes topchefer underskrev kontrakterne med blandt andre daværende departementschef i Finansministeriet, Karsten Dybvad og direktør Hans Berthelsen fra Kommunernes Landsforening (KL).
Afgørelsen lød: Accenture/Traen, CSC/ScanJour og Software Innovation er leverandører til FESD.
Forventningerne til projektet var denne dag skyhøje.
"Vi forventer, at vi står med et gennembrud og den kommende rygrad i hele den digitale forvaltning. Vi sigter efter, at FESD-standarden bliver fuldstændig dominerende inden for dokumenthåndtering i den offentlige sektor i løbet af nogle få år, og at alle leverandører retter sig efter den," sagde direktør Hans Berthelsen fra KL dengang.
Finansministeriets daværende departementschef huskede dog alle på, at det ville være frivilligt for myndighederne at tilmelde FESD-toget.
"Der kommer intet ud af det her, hvis ikke stat, amter og kommuner køber de ting, som vi har underskrevet rammekontrakter om. Og lysten til forandringer skal komme fra de enkelte institutioners ledelser. Vi kan dog se et meget stort potentiale allerede nu," sagde Karsten Dybvad.
Bumletog kører forbi
Timingen i forhold til flere kommuner lod dog til at være håbløs. Samtidig med at underskrifterne blev sat i Finansministeriet, viste det sig, at ni ud af ti kommuner allerede havde dokumenthåndteringssystemer, som var under fem år gamle.
En fjerdedel var endda anskaffet i det seneste år, mens arbejdet med FESD-udbuddet allerede var i gang.
"Jeg har svært ved at forestille mig, at FESD-udbuddet vil få særlig stor praktisk betydning for kommunerne - i hvert fald ikke på kort sigt. Timingen er dårlig, fordi kommunerne - og især de store - allerede er i fuld gang med at implementere systemer til dokumenthåndtering," sagde centerleder Michael Karvø fra CEDI (Center for Digital Forvaltning) dengang.
Langsomt, men stødt og roligt, kom flere og flere ordrer dog i hus. Men det gik fortsat ikke helt godt. Problemet lå hos kommunerne.
En undersøgelse fra KL i 2006 viste, at de tre godkendte leverandører kun havde formået at komme ud med systemer i to af landets 15 største kommuner målt på indbyggertal.
Senere skulle udbredelsen af ESDH-systemerne dog vise sig at falde i baggrunden.
For pludselig væltede problemerne frem, når det handlede om at få implementeret de aftaler, der allerede var indgået under FESD. Særligt leverandøren Software Innovation kom i fokus.
I november 2007 meddelte Bornholms Regionskommune, at samarbejdet med Software Innovation ophørte med øjeblikkelig virkning. Tidligere havde Sorø Kommune og Albertslund Kommune opsagt deres kontrakter med firmaet, ligesom DR kritiserede selskabet.
I forbindelse med bruddet med Albertslund Kommune skulle Software Innovation udbetale en million kroner i erstatning.
Tre opsigelser på stribe
Kritikken var massiv, og Software Innovations nye direktør, Peter Perregaard, valgte i begyndelse at krybe i flyverskjul med bemærkningen "ingen kommentarer" til den spørgelystne presse.
Samtidig forsøgte selskabet, der øvrigt var storleverandør af tilsvarende systemer i Norge og Sverige, at stoppe offentliggørelsen af en rapport om problemerne.
Men tre kommuners store hovedpine med den elektroniske sagsbehandling, som skulle være kernen i kommunernes arbejde, blev i sidste ende for meget for KL.
I nærmest uhørt hårde vendinger fik leverandøren tørt på i pressen.
"Det er bekymrende, at så mange kunder dropper Software Innovation. Det ville jeg have et problem med, hvis jeg var leverandør. Der skal simpelthen nogle initiativer til, så tilliden kan genoprettes," sagde chefkonsulent Jytte Møller Christensen fra KL.
Den nytiltrådte direktør Peter Perregaard søsatte da også en redningsplan for firmaet i Danmark. Han begyndte at rydde op for millioner af kroner. Problemer ramte ikke kun FESD, men gjorde indhug i selskabet økonomi. Især afslutningen af et projekt hos Domstolsstyrelsen gav selskabet en "ekstraordinær afskrivning" på 18 millioner kroner.
Software Innovations norske koncernchef, Frode Haugli, sagde:
"Det er glædeligt at se, at både Norge og Sverige nok en gang leverer positive tal. Resultatet præges imidlertid af en ekstraordinær afskrivning i forbindelse med afslutningen af et større projekt i Danmark," siger han.
Leverandører ude i tovene
Men også i staten begyndte det store FESD-tog at bumle og rasle. Denne gang kom en anden leverandør i fokus.
"Systemet er behæftet med mange - heriblandt meget alvorlige - fejl, og funktionaliteten understøtter ikke moderne digital forvaltning i tilstrækkelig grad" stod der i et brev sendt fra fem ministerier til CSC og ScanJour.
"Resultatet er frustration hos brugerne, og at forventede gevinster i form af mere effektiv sagsbehandling ikke kan realiseres," lød kritikken fra kunderne.
Brevets afsendere var Socialministeriet, Videnskabsministeriet, Beskæftigelsesministeriet, Transport- og Energiministeriet og Miljøministeriet.
Samtidig lod det til, at den anden godkendte FESD-leverandør også havde problemer med at levere varen. It-chef i Forsvaret, Jesper Britze, satte ord på.
"Ingen tvivl om, at CSC i dette projekt har været en bøvlet leverandør," sagde han i begyndelsen af 2008.
Også den sidste af de tre godkendte leverandører, Traen/Accenture, blev mødt med kritik fra kommuner.
"Enkelte af de FESD-kommuner, der er blevet interviewet, har sagt, at der er stor utilfredshed med Accenture, mens Traens support har været dårligt og urimeligt langsom. Når Accenture har løst sin opgave, har det været svært at få sine opgaver prioriteret af Traen," lød det i den ene af de to rapporter.
Ministeren på banen
Nu begyndte sagen også at få politisk bevågenhed. Finansminister Lars Løkke Rasmussen (V), hvis departementschef altså var med ved underskrivelsen af det store projekt, blev hevet ind i sagen.
Det var de Radikales it-ordfører, Morten Helveg-Petersen, der krævede svar.
Men finansministeren konstaterede tørt i et svar til videnskabsudvalget, at der ikke forelagde en opgørelse over, hvor meget problemerne i det omstridte FESD-projektet havde kostet myndighederne grundet forsinkelser, opsigelse med videre.
"Der er ikke fra centralt hold foretaget en specifik opgørelse af, hvilke udgifter de enkelte kommuner, regioner og ministerier har afholdt til anskaffelse af ESDH-systemer via FESD-rammekontrakten eller gennem egne udbud med videre," lød det fra ministeren.
Tilfredse togførere
Helt til det sidste i slutningen af 2008 mistede FESD-toget passagerer. Her tegnede Velfærdsministeriet en kontrakt med en leverandør uden for det fælles-offentlige projekt.
Kort efter årsskiftet blev styregruppen for FESD nedlagt, efter den havde formuleret en fælles kravspecifikation.
I modsætning til FESD1 kan parterne dog ikke blive enige om en fælles indkøbsplan, fordi KL altså vil have flere leverandører med i aftalen, mens staten vil fastholde tre til fem leverandører.
Direktør Michael Karvø fra CEDI mener, at bruddet kan betyde samlede større udgifter til offentlige ESDH-løsninger i det offentlige, men at det i sidste ende er usikkert.
"I teorien vil det jo være dyrere ikke at lave et stort udbud, hvor man kan presse leverandørerne. Men vi så jo også med FESD1, at der nok blev indgået gode prisaftaler for kunderne, men at der også blev hentet en del ind til leverandørerne ved udgifter til konsulentbistand efterfølgende," siger Michael Karvø.
Han vurderer, at bruddet ikke vil hæmme ESDH-udviklingen i det offentlige.
"Der er sket en god konsolidering i staten under FESD1, men det afgørende fremover for den samlede udvikling er, at man også efter brudet arbejder mod samme standarder," siger han.
Erhvervslivet jubler
Hos ITEK under Dansk Industri er man glade over uenigheden - eller i hvert fald resultatet af den.
"Jeg synes, at det lyder fint, at kommuner og stat går hver sin vej," siger direktør Tom Togsverd.
Han vurderer, at det vil give bedre vilkår for leverandørerne.
"Fra erhvervets side har der været en betydelig frustration over Finansministeriets lidt hårdhændede udbudsform, der kun efterlader få spillere på arenaen - og selv de få udvalgte har ikke fået smør på brødet," siger han.
"En opdeling af markedet, hvor kommunerne udbyder selv og til en bredere kreds af leverandører, vil i høj grad tilgodese erhvervets behov for mangfoldighed - en mangfoldighed, vi også har set i SKI-aftalerne, som er væsentligt mere populære i erhvervet end Finansministeriets aftaler." siger Tom Togsverd.
Projektleder Lars Frelle-Petersen tør slet ikke spå om, hvorvidt man vil genstarte FESD-toget om fem år.
"Det er meget lang tid i it-verdenen. FESD har grundlæggende været gavnligt for den offentlige sektor, hvor der er blevet købt mere end 60.000 licenser via aftalen. Det har sat skub i den digitale forvaltning og udbredelsen af standarder. Men der er ingen tvivl om, at vi gerne havde set flere succesfulde implementeringer," siger han.
