Den norske energi-gigant Statoil, der har afdelinger i mere end 40 lande, har gennem de seneste år arbejdet for, at videokonferencer skulle blive en fast del af samarbejdet mellem de mange afdelinger internationalt.
Ved en rundbords-diskussion arrangeret af Cisco fortalte Per Einar Weiseth, der er leder for Information Management og samarbejde i den store koncern, om selskabets erfaringer med video-konferencer.
"For et par år siden startede vi arbejdet med at gøre video-konferencer til en normal måde at samarbejde på. Lige så normalt som fysiske møder," siger Per Einar Weiseth til de andre deltagere ved debatten.
Ved rundbords-disksussionen blev der også brugt telepresence, og der var således debattører fra Sverige, England, Danmark og Norge, hvor Per Einar Weiseth befandt sig.
"At bruge video-konferencer er drevet af ideen om, at vi skal gøre det, der er godt for forretningen, miljøet og for livet," siger Per Einar Weisereth.
Bedre vidensdeling
De forretningsmæssige gevinster er tydelige.
Statoil har oplevet en 25 procents nedgang i rejsebudgetterne. Dertil kommer den øgede produktivitet ved, at medarbejderne ikke skal bruge en masse tid på at rejse.
Samtidig er medarbejderne glade for, at de ikke skal være så meget på farten og væk fra deres familier.
Statoil bruger blandt andet video-konferencer til at kommunikere med de mange oliefelter og boreplatforme rundt i verden.
For eksempel, er der svært at have den ekspertviden, der skal til på de enkelte boreplatformer rundt om i verdenen, og der er video et rigtig godt redskab til at vidensdele på tværs af landegrænser.
Den vigtiste barriere at overkomme
Indtil videre har planen om at gøre video-konferencer til noget helt normalt fungeret godt for Statoil.
"På 20 måneder, fra februar 2008 til sep 2009, har vi 10-doblet vores brug af video-konferencer," siger Per Einar Weiseth.
Dog har der efterfølgende været en udefrakommende begivenhed, som satte ekstra skub på udviklingen.
"At få etableret udstyret er kun starten. Det svære er at ændre folks adfærd. Da askeskyen lammede flytrafikken oplevede i løbet af kort tid en betydelig fremgang i antallet af
video-konferencer," fortæller Per Einar Weiseth.
"Pludselig blev vores medarbejdere tvunget til at bruge teknologien, hvor de normalt ville rejse ud for at holde mødet. De var skeptiske i starten, men det ændrede sig, og det endte med, at mange aftalte, at de ville bruge video-konferencer som standard fremover," siger han.
Fra store løsninger til pc-brug
Udrulningen af video-teknologien er foregået i etaper. Først blev der etableret større løsninger, til de operationer mellem deres platforme, hvor det var mest nødvendigt.
Derefter blev også mindre og billigere video-konference systemer installeret mange steder i koncernen.
For få uger siden begyndte så udrulningen af video-teknologi til medarbejdernes pc'er som en del af virksomhedens unified-communications løsning.
Sideløbende ønsker Statoil at installere flere high-end løsninger, der kan bruges til støre møder, hvor video- og lydkvaliteten skal være i højeste klasse.
Udviklingen har ført til, at Statoil i dag har cirka 20.000 video-konferencer om måneden, og målet om at gøre video-konferencer til normalen er stor udstrækning nået.
"Der er sket rigtig meget. Tidligere var det godkendt for en medarbejder at sige, at de hellere ville møde frem personligt. Men i dag er video-konferencer standarden, hvis der et møde mellem folk på to forskellige lokationer," siger Per Einar Weiseth.
For at afgøre, hvornår det giver mening at bruge video-konferencer, og hvornår, det er rigtigt at mødes i virkeligheden, har Statoil en såkaldt "meeting calculator".
Her kan medarbejderne beskrive det møde, de skal holde. Ud fra nogle forskellige parametre, kommer programmet så med en anbefaling og en beregning på, hvor meget ekstra et personligt fremmøde vil koste.
"Det er langt bedre end bare at have procedurer. Her kan medarbejderne se, hvor meget rejseomkostningerne vil være, hvor mange timer ekstra det vil tage, og hvor meget CO2 der vil blive udledt ved at vælge et fysisk møde," siger Per Einar Weiseth.
