Sådan snuser du dig frem til delte dokumenter
Næsten uanset hvilket job, du sidder i, er det oplagt at genbruge allerede eksisterende dokumenter, regneark eller præsentationer, så du hurtigere kan komme i mål med en ny opgave.
Men hvor er så det dokument, du lige står og mangler?
Måske ligger det på en kollegas computer? Men hvad nu hvis vedkommende har taget den bærbare computer, som dokumentet ligger gemt på, med på forretningsrejse?
Jamen, så brug dog et netværksdrev!
Mange af disse frustrationer kan naturligvis løses ved at gemme alle arbejdsgruppens dokumenter på det samme delte netværksdrev.
Så ligger de samlet på et sted!
Men af den ene eller den anden grund ender der oftest med at ligge flere kopier af det samme dokument, eller også er den, der sidst har arbejdet med dokumentet, kommet til at gemme den nyeste version lokalt på sin egen computer - og så er du nødt til at eftersøge det hos vedkommende alligevel.
Når opgaven er mere end blot et dokument
Når du skal i gang med nye opgaver, hvor flere kollegaer skal arbejde sammen og måske også skal have input med fra andre udenfor teamet, kommer der pludselig ekstra dimensioner på. Her er opgavestyring, indsamling af information og alle de andre praktiske detaljer, der ligger bag, nødt til at leve sit eget selvstændige liv som separate dokumenter, regneark eller projektplaner, der enten ligger gemt i samme mappe på det delte netværksdrev eller lokalt hos de enkelte medlemmer i teamet.
Gør samarbejdet lettere
Men hvorfor ikke formalisere tingene en lille smule og samle de materialer, links, dokumenter, kontaktpersoner og opgaver, der relaterer sig til jeres fælles opgave, på en central netværksressource.
Her kan du dels lægge de dokumenter, I samarbejder om, dels dele al den information, du normalt bruger masser af tid på at opsøge og udveksle med de andre i arbejdsgruppen. Det vil gøre det meget lettere for dig og dine kollegaer at holde sig ajour og gøre det let og hurtigt at genfinde de informationer og de dokumenter, der er brug for.
Løsningen kaldes for "Delte arbejdsområder". Et delt arbejdsområde er en række sammenhængende tjenester, som afvikles på en almindelig Windows Server-baseret server. For at kunne anvende disse tjenester skal du og dine kolleger bare have adgang til serveren via internet-browseren.
Check med din it-ansvarlige, om jeres it-infrastruktur understøtter Windows SharePoint Services, der er navnet på den bagvedliggende teknologi (eller Windows SharePoint Foundation, som den kommende 2010-version hedder).
Du kan med fordel oprette et delt arbejdsområde til en arbejdsopgave eller et projekt, som du skal i gang med. Hertil inviterer du alle de kollegaer, der skal være med i projektet. På det delte arbejdsområde kan alle deltagere få adgang til og arbejde med de dokumenter og den information, der er indsamlet i forbindelse med arbejdsopgaven.
Samtidigt er det muligt at fordele arbejdsopgaver, diskutere projektet samt dele informationer om gode links og andre nyttige baggrundsinformationer som for eksempel brugsanvisninger, best practice-eksempler og andre relevante emner, som alle i arbejdsgruppen kan have gavn af. Alt ligger samlet på et sted!
Sådan deler du et dokument via SharePoint
I stedet for at sende dit dokument til gennemsyn hos dine kollegaer via mail, kan du med fordel anvende Microsoft SharePoint til at styre kollegaernes rettelser.
Så ender I ikke med at have flere versioner af det samme dokument!
Du kan oprette et delt arbejdsområde direkte fra den mail, du sender til dine kollegaer. I stedet for at vedhæfte dokumentet opretter du bare et nyt delt arbejdsområde og sender linket i stedet for dokumentet til kollegaerne.
Start som når du vil vedhæfte et dokument til en mail i Microsoft Office Outlook ved at klikke på Vedhæftede filer-knappen i Inkluder-gruppen på Meddelelse-fanen og vælg det dokument, der skal arbejdes med på arbejdsområdet.
Når dokumentet er vedhæftet til meddelelsen klikker du på Indstillinger for vedhæftede filer-knappen til højre på Inkluder-gruppens titellinje. Så åbnes Indstillinger for vedhæftede filer-opgaveruden.
Her markerer du Delte vedhæftede filer-feltet og angiver adressen på den server, det nye dokumentarbejdsområde skal ligge på. Hvordan adressen skal angives, kan du få oplyst af jeres it-ansvarlige.
I mailen indsættes en kort forklarende tekst samt et link til dokumentarbejdsområdet automatisk. Når du klikker på Send-knappen, oprettes dokumentarbejdsområdet og dine kollegaer kan nemt tilgå det ved hjælp af linket i mailen.
Arbejd med et dokument fra arbejdsområdet
Et delt arbejdsområde er en webbaseret tilgang til den placering, du har gemt dokumentet på. Arbejdsområdet åbnes i dit browser-program, når du klikker på linket til det.
Alt efter hvilken standardskabelon, der er valgt til dokumentarbejdsområdet, indeholder forsiden en oversigt over de medlemmer, der har adgang til arbejdsområdet, hvilke dokumenter der ligger gemt, samt en opgaveliste og et særligt informationsområde, hvor det er muligt at skrive en velkomst til dokumentarbejdsområdet.
Vil du koncentrere dig om de dokumenter, der ligger på dokumentarbejdsområdet, klikker du på Delte dokumenter-linket i navigationsruden til venstre på forsiden af arbejdsområdet.
Nu åbnes en oversigt over de dokumenter, der ligger på dokumentarbejdsområdet. Klik på listeknappen ud for det dokument, du ønsker at åbne og vælg Rediger i Microsoft Office Word fra menuen. Så åbnes dokumentet i Microsoft Office Word, og du kan redigere i det, ganske som du plejer.
Du kan læse flere artikler om SharePoint på OfficeTips!
Se engelsksproget demo af fidusen ved SharePoint!
