“Scope Creep” kalder amerikanerne det, når et projekt vokser ud over det oprindelige ambitionsniveau og bliver dyrere og tager længere tid.
It-projekter lever deres eget liv.
En business-case er på ingen måde en garanti for fokus. Et realistisk eksempel: Projektet handler om at lave et system til proces A og B, så man kan gemme og finde sager og dokumenter hurtigere.
Tidsbesparelsen retfærdiggør investeringen i systemet.
Straks projektet er skudt i gang, vil brugerne fortælle, at det er helt tåbeligt ikke at lade systemet omfatte proces C.
Desuden: Når man kan gemme og finde sager og dokumenter, bør man også have mulighed for at lave dokumenter i systemet.
Baseret på standarddokumenter med stamdata fra økonomisystemet, produktionssystemet og automatisk generering af søgeord ud fra tekstens indhold.
Man fortvivl ikke.
Jeg har udviklet en model, der tager afsæt i min egen særdeles upædagogiske og givetvis meget kritisable børneopdragelse.
Hvor modellen på ingen måde er udtryk for “best practice” i forhold til børn, kan den med meget stor fordel anvendes af projektledere.
Dette er modellen for alle, der står over for brugere med uendelige krav til et projekt med begrænset budget og tid.
Der er fem trin
Modellen opsummeres i fem trin.
Første trin består i at spørge “Hvorfor?” – og gerne flere gange. Hvorfor vil du være længe oppe? Hvorfor skal systemet have en funktion til at generere standardbreve?
Man skal fremtvinge en begrundelse, som kan stilles op mod et større mål.
Du vil være længe oppe, så du kan lege med Ellen, men hvorfor er dét vigtigere end at være udhvilet om morgenen?
Hvorfor er det vigtigt med standardbreve, når business-casen har vist, at gevinsten ligger i at nedbringe tiden til arkivering og fremfinding”.
Nej
Hvis man ikke får fred efter trin 1, går man videre til trin 2. Man siger simpelt hen “Nej”.
Nej, du må ikke være længere oppe. Nej, den funktion er ikke en del af projektet, som det er defineret lige nu.
Forbavsende mange krav viser sig at stoppe her.
GSG: “Går den, Så Går den” er en udbredt børne-/brugerstrategi. Det skader ikke at forsøge at få sine ønsker med i projektet, når posen nu er åben.
Forhaling
Hvis et nej ikke bliver accepteret, går man videre til forhaling: “Senere …”. Du kan ikke være længere ude i aften, men måske i morgen eller på fredag.
Vi kan ikke tage dette ønske med i denne fase, men vi kan skrive det op til en senere fase 2 af projektet.
Denne strategi vil gennemført med held lede til et efterfølgende projekt med sin egen business-case.
Særligt insisterende børn og brugere vil fortsætte med at holde fast i deres krav. Nu handler det så om at begrænse skaden. “Mindre”.
Du kan få lov at være ude en halv time til, men så er det slut! (Bemærkning: Helt håbløs strategi i forhold til børn – du har ikke lavet en undtagelse, nu har du for evigt ændret grundreglen).
Vi kan ikke bygge en funktion til standardbreve, men vi kan lave en enkel makro til Word, hvor du kan overføre dokumenterne til systemet.
Send den op i systemet
Sidste bastion er at eskalere sagen til en person med højere beslutningskompetence. Spørg din mor!
Vi må nok tage dette ønske op i styregruppen. Vil du ikke lave en indstilling til udvidelse af projektet, så vil jeg sørge for, at det kommer på agendaen på næste møde.
Jeg arbejder p.t. på en bog bygget op over metoden: “Hmmm…I don’t think so”, et kursus, og en instruktionsvideo. Interesserede kan henvende sig på mail.
Henrik Zangenberg er managing partner i Gartner Danmark.
Computerworlds klummer er ikke nødvendigvis udtryk for Computerworlds holdninger, men er alene udtryk for skribentens holdninger.
