Det kan gå rivende galt - og det går ofte rivende galt.
Offentlige ESDH-projekter på stribe er løbet ind i så alvorlige problemer, at leverandør og kunde skændtes i medierne, at der betales million erstatninger, og der uddeles fyresedler.
Men hvis man griber ESDH-implementeringen rigtigt an, så undgår man i hvert fald de hyppigste årsager til problemerne.
Her giver projektchef Per Andreasen fra konsulenthuset Devoteam syv gode råd til implementering af ESDH-projekter.
"Først og fremmest skal myndigheder tage stilling til, hvilke behov man reelt har," siger han.
Han forklarer, at nogle myndigheder er sagsfabrikker, der har som mål at ekspedere så mange sager som muligt om dagen.
Behovet for dem er ofte kun et simpelt skærmvindue til at indtaste oplysninger på hver enkelt sag - gerne suppleret med avanceret beslutningsstøtte til den konkrete sagsgang.
"Problemet opstår, hvis man så anskaffer sig et ESDH-system, der typisk er bygget til generel sagsbehandling og har flere niveauer af skærmbilleder og en overflod af felter, der skal - eller kan - udfyldes," siger han.
Derfor vil man i tilfælde, hvor ens arbejdsgang har karakter af en sagsfabrik med fordel kunnet anvende ESDH-systemet som sags- og dokumentarkiv i samspil med et meget specialiseret sagsbehandlingssystem, forklarer Per Andreasen.
Projektchefen mener samtidig, at især omkring FESD-1 var der en tendens til - fordi der var gennemført et fællesoffentligt rammeudbud - at myndighederne tænkte "vi behøver ikke selv afdække vores behov, vi tager bare et af FESD-systemerne, det må være godt nok til os".
"Men sådan foreholder det sig ikke, man skal nøje vurdere sit behov og ambitionsniveau, for systemerne er forskellige, og man skal endvidere foretage en forventningsafstemning med brugerne om, hvad de får," siger han.
Klar til at ændre arbejdsgange
På samme måde skal man være parat til at ændre sine arbejdsgange.
"Den digitale verden behøver ikke være 100 procent den samme som ens tidligere papir-verden eller som ens nuværende ESDH-system," siger Per Andreasen.
Han henviser til, at et standard ESDH-system typisk kan opfylde 80 til 90 procent af de behov, man har for i et system.
Men her skal man være åben for, at tingene kan gøres lidt anderledes, fordi det simpelthen er for dyrt og komplekst at få specialtilpasset systemet, så det lige kan de sidste 10 til 20 procent også.
"ESDH-systemerne er oprindeligt lavet ud fra en opfattelse af best practice omkring sagsbehandling. Den pratice bør man afprøve, inden man sætter ind med dyr specialtilpasning, som man selv får ansvaret for at teste og vedligeholde," siger han.
Nøgle personerne
Et klassisk råd ved implementering er, at projektet skal have topledelsens fulde opbakning.
"Det er et klassisk råd, men lige præcis ved ESDH-projekter, der er tværgående i hele forrentingen, er det vigtigt," siger Per Andreasen.
Projektchefen forklarer, at fagsystemer, der arbejdes med i en enkelt afdeling, normalt får fuld opmærksomhed fra afdelingslederen, da de direkte berører afdelingens kerneopgaver. Topledelsens engagement skal sørge for fokus på det tværgående ESDH-system.
"Netop mellemlederne er nøglen til succes. Dels i forhold til det ledelsesmæssige fokus ved selve implementeringen, og dels bliver mellemlederen bolværk i forhold til den kritik og usikkerhed medarbejderne i afdelingen har," siger han.
Hvis afdelingslederen ikke kan se lyset for enden af tunnellen, så har han også svært ved at overbevise sine folk om, at de skal gøre tingene anderledes end tidligere.
"De 10 til 20 procent medarbejdere, der altid er negative over for nye ting må ikke 'smitte' de andre, når ESDH-projektet slutter, og ressourcerne er væk, og produktiviteten er nede i opstartsperioden," siger Per Andreasen.
Derfor er mellemlederen så vigtig, forklarer han.
"Mellemlederen må ikke forfalde til at sige til de negative folk, 'jamen gør bare, som I plejer'. Mellemlederen skal hjælpes til at fortælle de gode historier i stedet," siger Per Andreasen.
Det sidste råd, Per Andreasen giver, er lidt uvant i forhold til implementering af it-systemer.
"Normalt siger man, at sucessen ligger i 80 procents organisation og kun 20 procents teknik. Men omkring ESDH-projekter har der mange gange vist sig så store tekniske problemer hos leverandørernes evne til at levere systemerne, og at der har været en del unødvendige fejl i systemerne, at det er helt afgørende for succes," siger han.
Derfor siger han lidt spøgefuldt, at succes ved implementering af ESDH-projekter afhænger af 80 procent organisation og 80 procent af teknik.
Syv gode råd
Her følger de syv gode råd i punktform.
1.
Behovsafklaring - hvad har I brug for? Er det overhovedet et ESDH-system, I skal have?
2.
ESDH skal tænkes sammen med organisationens samlede it-systemlandskab
3.
Hold ambitionerne nede og vær parat til at ændre på arbejdsgange (brug bedste praksis fra systemerne)
4.
Organisering af projektet (adgang til topledelsen, som skal med i styregruppe)
5.
Mellemlederne er nøglen til succes - de er bolværket mod utilfredse medarbejdere!
6.
Implementeringen er ikke slut, når projektet er afsluttet - gevinsterne høstes først ved målrettet arbejde med organisationen, arbejdsgange og opsætning af systemet! Gå målrettet efter gevinster og synliggør dem - der skal nok være andre der fortæller de dårlige historier.
7.
Desværre 80 procent organisation og 80 procent teknik!
Kilde: Devoteam Consulting.
