Lovprisning af det papirløse samfund, af videokon-
ferencer og af mobile arbejdspladser dukker op en gang imellem.
Det kan der være gode grunde til.
I disse år, hvor COP15 satte spot på klima og CO2-udledning, og hvor finanskrisen i sig selv er en tilskyndelse til effektiviseringer og besparelser, er der god grund til at se på, om man i virksomhederne indretter sig rigtigt.
Men inden man som virksomhed kaster sig ud i disse nye muligheder, er der en række forhold, der bør vejes op mod hinanden.
For det første - hvad får man ud af det?
Brug af it kan være med til at sikre, at man forbruger mindre CO2 ved at man bliver bedre til at bruge it-konferencer som alternativ til at holde møder, der kræver transport.
Ved for alvor at indføre den papirløse arbejdsplads - der findes i dag virksomheder, hvor man simpelthen ikke har printere - spares ressourcer i form af papir.
Men det kan også samtidig have den fordel, at medarbejderne bliver bedre til samarbejde gennem videndeling ved brug af it-systemer, der mindsker skuffesystemer.
Spar kvadratmeter
At medarbejderne ikke har en fast plads på arbejdspladsen, men sætter sig, hvor der er ledigt, kan spare kontorkvadratmeter i virksomheder, hvor medarbejderne er meget ude af huset.
Det kan samtidig have den effekt, at medarbejderne arbejder sammen med flere forskellige kolleger, og at de er mere hos kunderne.
For det andet - hvad mister man?
Når man afskaffer papir, går man ned i tempo. Dygtige hurtiglæsere er stadig væsentligt hurtigere på papir frem for på skærm.
De negative effekter ved skiftende arbejdspladser
Skiftende arbejdspladser kan have den negative effekt, at mange mennesker føler sig utrygge, når deres omgivelser hele tiden skifter.
Et omskifteligt miljø kan således give stress og/eller nedsætte medarbejdernes produktivitet. Samtidig kan det få flere til at arbejde hjemme - ikke hos kunder eller sammen med kolleger.
Det har betydning for samarbejdet, fordi dialogen mellem medarbejderne, når den foregår på telefon eller mail vanskeliggøres.
Ordene i en samtale er faktisk en meget lille del af kommunikationen mellem mennesker.
Mere støj og flere forstyrrelser
Den besparelse man opnår ved at reducere antallet af kvadratmeter til arbejdspladser, fordi medarbejderne skal dele, vil typisk også give mere støj og flere forstyrrelser i arbejdet.
Det går ud over medarbejdernes stille koncentrerede tid, og dermed også hastigheden i opgaveløsningen.
For det tredje - hvad der skal til, for at resultaterne af forandringerne realiseres?
Medarbejdere har en tendens til at være imod forandringer.
Generne ved det at skulle omstille sig er typisk store, og de er der her og nu.
Til gengæld er de potentielle gevinster ved forandringer først noget, der vil komme på sigt, og som medarbejderne typisk ikke har øje for her og nu.
Ledelsen skal være energien
Der er store overgangsomkostninger ved de fysiske forandringer, og det er ledelsen, der skal bære dem igennem.
Derfor kræver det også en stor ledelsesindsats at realisere potentialerne. Ledelsen skal være energien i forandringen.
Det kræver, at ledelsen har forholdt sig strategisk og refleksivt til, om potentialerne er der og er store nok i forhold til både ulemperne og til de umiddelbare gener for medarbejderne.
Forandringsledelse er ikke "bare" ledelse gennem fusioner, kriser og des lige, men kræves også, når der ændres på den fysiske indretning.
Lars Goldschmidt er direktør i Dansk Industri og adjungeret professor ved Center for Virksomhedsudvikling og Ledelse, Copenhagen Business School.
Computerworlds klummer er ikke nødvendigvis udtryk for Computerworlds holdninger, men er alene udtryk for skribentens holdninger.
