Annonceindlæg fra Columbus

Sådan undgår du at tabe bolden når projektet går i drift

Forbered overgang til drift tidligt i projektet og minimér risikoen for at ende med en løsning, som er skidt forankret og ikke virker efter hensigten.

Midt i et stort IT-projekt er det nemt at overse, hvor afgørende det er at planlægge overgangen til den nye hverdag i drift. Særligt i begyndelsen af projektet hvor forretningsprocesser og optimering er i fokus, forekommer det som et fjernt og mindre vigtigt emne, hvordan den nye løsning skal driftes.

”Men det er faktisk allerede dér – når projektet går i gang – at man bør begynde at forberede den dag, hvor projektholdet går hjem og supportteamet træder til,” siger Bonnie Kærsgaard Lund, Transition Manager, Columbus.

”Når go live-dagen nærmer sig og alle medarbejdere har nerverne uden på tøjet, er det for sent at forholde sig til, hvordan løsningen skal driftes, om alle ender er klar og lever op til tidens krav. Er der ikke 100% styr på transitionen, er der en overhængende risiko for at forretningen får væsentlig mindre værdi ud af investeringen og anstrengelserne,” konstaterer hun.

 

Rodet transition forringer værdien markant

Før sin ansættelse i Columbus har Bonnie Kærsgaard Lund selv deltaget i en lang række projektforløb og siddet i stort set alle organisatoriske roller i forsyningskæden. I samtlige tilfælde mærkede hun det helt konkrete pres, som kommer når projektet spidser til – og hvor planlægningen af transitionsfasen tit blev ofret på alteret.

”Hvis transitionsfasen bliver forhastet og mangelfuld, går de vigtige ønsker og pointer fra organisationen tabt lige så hurtigt, som projektaktørerne fra både forretningens og leverandørens organisation spredes for alle vinde. Tilbage står en løsning, som ikke er driftsstabil og som fungerer ringe for slutbrugerne. Den er med andre ord ringe forankret i hele organisationen og dermed også hos de leverandører, der er tilknyttet den daglige drift. Det kan ungås med den omhu og forberedelse, som transition management repræsenterer,” forklarer hun.

Eneste kur er derfor at planlægge og prioritere transitionsfasen sammen med implementeringsprojektet.

”En planlagt, metodisk funderet og veleksekveret transitionsfase er først og fremmest til gavn for dem, der skal beskæftige sig med løsningen, når den er i drift. Derudover er det en gennemsigtighed i opstartsfasen, der er til gavn for virksomhedens drift og økonomi som helhed,” siger Bonnie Kærsgaard Lund.

 

Hvad, hvornår og hvordan?

Planlægningen af transitionsfasen kan i yderste konsekvens koges ned til tre spørgsmål: Hvad skal der driftes? Hvornår skal det driftes? Og sidst men ikke mindst: Hvordan skal det driftes?

”Indrømmet: Det er skåret helt ind til benet og lyder måske en smule indlysende. Og der er naturligvis mange flere elementer i indsatsen. Men disse tre spørgsmål er faktisk grundlaget, når vi hos Columbus arbejder med overgangen fra projektmetoden til driftsmetoden,” siger Bonnie Kærsgaard Lund.

”Det er jo ret beset to meget forskellige metodikker, og i driftsmetoden skal der eksempelvis tages hensyn til effektiv håndtering af utilsigtede driftshændelser og planlægning af alle nødvendige serviceleverancer,” bemærker hun.

Det er blandt andet de overvejelser, der er med til at støbe fundamentet under et overgangsforløb, der sikrer forudsigelighed for organisationen, tryghed for slutbrugerne og transparens omkring omkostningsniveauet. Hvilket ikke udelukkende er afgørende for komplekse virksomheder og løsninger. Med en veldreven transition der planlægges tidligt ind i cutover-fasen fra projekt til drift øges værdien yderligere, fordi den understøtter projektafslutningen og sigter målrettet på driften.

Man bør heller ikke overse den værdi, der ligger i at sikre stabilitet fra dag ét omkring forretningsprocesserne. Her er konsolidering og overdragelse af viden om kritiske processer, afvigelser fra standardløsningen, ønsker og ”hængepartier” helt afgørende.

 

Lad vigtig viden leve videre, så værdien ikke forsvinder

”Der bør ligeledes sikres et vist overlap mellem projekt- og driftsteam. Det gør det langt nemmere at sikre en effektiv og fyldestgørende overdragelse af al diftsrelevant viden og dokumentation,” understreger Bonnie Kærsgaard Lund.

Det er også afgørende at sikre, at alle interessenter er uddannet tilstrækkeligt – både driftsteamet i virksomheden, men også de slutbrugere, der skal anvende løsningen i sidste ende.

”Du skal som virksomhed stille krav til din leverandør om, at der sikres uddannelse af de, der kommer til at varetage den eksterne drift. Selvom den eksterne drift muligvis ligger hos samme leverandør, så er personkredsen oftes en anden,” siger hun.

”Hvis driften ikke planlægges efter nutidens standarder, hvis uddannelse nedprioriteres eller vigtig viden ikke overdrages, så står virksomheden tilbage med en ”meget kostbar stor sort kasse”, som hverken superbrugere eller driftspartnere ved særlig meget om. Selvom alle udfordringer i sidste ende altid kan løses, kan det ende med at blive en væsentlig ekstraordinær omkostning for virksomheden i form af leveranceforsinkelser, betalingsforsinkelse, driftsstop eller anden større uforudset hændelse, som kunne være afværget i en transitionsfase,” konstaterer Bonnie Kærsgaard Lund.

Hvis du er nysgerrig på andre aspekter af hverdagen på Dynamics 365, så har vi samlet en række eksperters bedste råd til, hvordan dit system får de bedste betingelser efter go live. Læs mere her.