Husk nu det her før du går på ferie...
Du kender det sikkert godt. Inden ferien skal du lige sørge for, at der er rent bord, og at du enten har løst alle de opgaver, der er forfaldende eller har sikret, at de har fået et trygt og godt hjem hos en af dine kollegaer, mens du er på ferie.
Men midt i alt stressen med at få ryddet bordet, inden ferien begynder, glemmer du måske at få gjort en række ret elementære og meget gavnlige ting, der sikrer, at dine kollegaer er klar over dit fravær, at kunder og andre eksterne samarbejdspartnere er klar over, at du er væk, og hvem de skal henvende sig til i dit fravær, og at folk ikke står tilbage med uløste opgaver og møder, du er udeblevet fra.
Vi har derfor samlet en lille tjekliste over alle de ting, du sikkert aldrig får gjort - eller med garanti har glemt nogle af forhen.
1. Hvor kan man få fat i dig
Sørg altid for, at din nærmeste chef eller dine nærmeste kollegaer har kontaktinformationer på dig, såfremt der opstår en virkelig nødsituation.
De fleste læser ganske vist mails i deres ferie, men måske ikke hver evig eneste dag, så derfor er det altid godt at sende en mail med kontaktinformationer på feriestedet og en eller to nærmeste pårørende til den eller de kollegaer, du tør betro disse oplysninger.
2. Informer kollegaerne
Send en mail til de af dine kollegaer, der har behov for at vide, at du er på ferie. I mailen skriver du, hvornår du tager af sted, og hvornår du kommer hjem, samt om du læser mails eller sms'er i ferien, og hvor tit du eventuelt gør det.
Henvis eventuelt til din nærmeste chef eller kollega, der har fået information om, hvordan du kan kontaktes, hvis der opstår vigtige situationer, hvor dit input er ønsket. Det er så op til vedkommende at vurdere, om det er vigtigt nok til at forstyrre dig.
3. Afslå alle møder, der ligger i din ferie
Afslå alle møder, du bliver inviteret til, der ligger i din ferie. Det gør du nemmest ved at åbne Kalender-sektionen i Outlook for den periode, du er på ferie, højreklikke på møderne efter tur og vælge Afslå i genvejsmenuen. Eventuelt kan du vælge Rediger svar inden afsendelse i undermenuen og skrive, at grunden - til at du ikke kan komme - er, at du er på ferie.
Forhør dig eventuelt om, hvorvidt mødet kan udsættes, eller om du kan sende en suppleant i stedet.
Er du selv arrangør af mødet, kan du foreslå et nyt tidspunkt for mødet ved at åbne det, ændre dato og eventuelt klokkeslæt for mødet og klikke på Send opdatering-knappen.
Så fremsendes den nye mødedato til de øvrige deltagere i mødet.
4. Opdater din besked på telefonsvareren
Husk at opdatere din besked på telefonsvareren på din stationære telefon på arbejdet samt på din arbejdsmobil, hvis du har en separat mobiltelefon til arbejdsbrug.
Opdater beskeden med informationer om, i hvilken periode du er på ferie, hvornår du kan træffes igen, og hvem de kan kontakte i stedet.
Anvender du også arbejdsmobilen privat, bør du være forsigtig med at opdatere beskeden på telefonsvareren, da tyve kan regne ud, at de i fred og ro kan bryde ind hjemme hos dig.
Husk nu at opdatere telefonsvareren igen, når du kommer hjem fra ferie!
5. Kontrollér, at din postkasse ikke sprænger rammerne
Anvender dit firma kvotaer på jeres postkasser på Exchange, er det en god ide at arkivere alle mails i postkassen, så der er god plads til de mails, du når at modtage i ferien.
Husk på, at autoarkiveringsfunktionen kun virker, når du åbner for din Outlook-klient, så du er nødt til at arkivere mailene manuelt.
Så løber postkassen ikke over, så afsenderne slipper for at få besked om, at deres mail til dig ikke kunne leveres på grund af pladsproblemer i din postkasse.
Du arkiverer nemmest dine mails ved at vælge Filer-menuen | Arkiver i Outlook 2007 og tidligere versioner. I Outlook 2010 vælger du Filer-knappen | Oprydningsværktøjer | Arkiver. Så åbnes Arkiver-dialogboksen, hvor du kan bestemme hvilke mails, der skal arkiveres.
Opdatér din adgangskode
6. Kontrollér, at din adgangskode ikke udløber
Ligesom det er en god ide at sikre, at din postkasse ikke løber over i ferien, er det en god ide at kontrollere, hvornår du skal forny dine adgangskoder næste gang.
De fleste moderne systemer tillader nemlig kun, at man kan ændre sin adgangskode, FØR den udløber. Når først den er udløbet, bliver det en sag for it-afdelingen, og det er unægtelig lidt mere besværligt end at ændre den selv.
7. Uddeleger dine opgaver
Tjek derefter Opgave-sektionen i Outlook for opgaver, der har deadline i eller lige efter din ferie - altså opgaver som du ikke umiddelbart kan nå at få løst inden deres tidsfrist, enten fordi de ligger i din ferie, eller fordi de ligger så tæt efter, at du umuligt kan nå at få tid til at løse opgaven.
Du uddelegerer en opgave i din opgaveliste ved at højreklikke på den og vælge Uddeleger opgave i genvejsmenuen. Så åbnes et nyt Opgave-vindue med et Til-felt, hvor du kan skrive mailadressen på den kollega, der skal overtage opgaven i dit fravær.
Af ren høflighed anbefaler vi naturligvis, at du lige kontakter vedkommende og taler om opgaven, og om det er muligt for vedkommende at løse den i dit fravær, inden du sender uddelegeringen…med mindre du selvfølgelig er vedkommendes chef 
Som standard vil du nu få sendt en statusopdatering på opgaven, hver gang den person, du har uddelegeret den til, ændrer status på opgaven, eksempelvis til Fuldført når opgaven er færdig.
8. Markér ferien i din kalender
For at sikre dig mod, at folk booker dig til møder og andre aftaler i din ferie, er det en god ide at tilføje ferien som en heldagsaftale i din kalender og markere aftalen som Ikke til stede i Vis som-feltet, når du opretter aftalen.
Så vises det tydeligt i din kalender, at du ikke er til stede, og derfor ikke kan forventes at deltage i møder eller andre arrangementer i den pågældende periode.
9. Tjek dokumenter ind på SharePoint
Har du tjekket dokumenter ud fra et af jeres SharePoint dokumentbiblioteker, er det god kutyme at tjekke dem ind, inden du tager på ferie.
På den måde sikrer du, at dine kollegaer kan få adgang til at rette i den seneste version af dokumentet, og at de rettelser, du har indført i din udtjekkede version af dokumentet, også kommer med, når kollegaerne arbejder videre på dokumentet.
Tjekker du ikke dokumentet ind, inden du tager på ferie, kan dine kollegaer gennemtvinge en indtjekning af dokumentet, hvilket i praksis betyder, at det er den version, der ikke indeholder dine seneste rettelser, som kollegaerne arbejder videre på.
Så for at dit arbejde ikke skal være helt spildt eller skal indarbejdes i dokumentet efter din ferie, så gør dig selv og dine kollegaer den tjeneste at tjekke alle de dokumenter ind, som du har tjekket ud fra jeres SharePoint dokumentbiblioteker.
10. Tag sikkerhedskopier
Inden du tager på ferie er det en god ide at sikre, at du har sikkerhedskopieret alt dit arbejde. På mange virksomhedscomputere sker det helt automatisk, især de stationære. Men er din computer bærbar, er det en god ide at sikre, at der nu også er taget forsvarlig sikkerhedskopier af alt - også selv om computeren ikke skal med på ferie, men bare skal stå hjemme i firmaet. Snak eventuelt med jeres it-afdeling om sagen for at være helt sikker.
Gem din pc af vejen
11. Husk sikkerheden på din computer
Nu vi er ved din computer, hvordan så med sikkerheden omkring den? Er det en stationær er der jo nok ikke så meget andet at gøre end at lade den stå, men hvad med en bærbar?
Tager du den med hjem i ferien, skal du overveje risikoen ved det. Hvordan står du stillet rent forsikringsmæssigt, hvis tyve tager din arbejdscomputer under et indbrud i dit ferietomme hjem?
Kan du undvære den, burde du måske overveje at lade den blive på arbejdet, eventuelt låst nede i en skuffe.
12. Slå Ikke til stede-assistenten til
Det allersidste du gør, inden du lukker og slukker din computer og drager på ferie, er at slå Ikke til stede-assistenten til i Outlook.
I 2007 gøres det ved at vælge Funktioner-menuen | Ikke til stede-assistent, og i 2010 klikker du på Filer-knappen | Oplysninger | Automatiske svar (Ikke til stede)-knappen.
Så åbnes Ikke til stede-assistent-dialogboksen. Den er opbygget af nogle felter foroven, hvor du kan vælge, hvorvidt der skal sendes automatiske besvarelse på de mails, du modtager, og i hvilket tidsrum det i så fald skal være.
Nederst i dialogboksen finder du to faner, en hvor du kan skrive en besked, der sendes til dine kollegaer, og en hvor du kan skrive en besked til afsendere, der ikke er ansat i firmaet. Første gang nogen skriver til dig, mens du er på ferie, sender Ikke til stede-assistenten automatisk besked til dem om, at du er på ferie.
Skriver folk til dig igen, vil de ikke modtage besked, om at du er på ferie - det har de fået at vide én gang.
I den interne besked kan du skrive en uformel besked om, at du er på ferie, måske også hvor du er, og hvornår du er tilbage på kontoret. Skriv også, om du læser mails, og hvor tit du forventer at gøre det, samt hvem der passer dine sager, mens du er væk.
I den eksterne besked skriver du blot, at du er på ferie, hvornår du er tilbage, hvem der er din stedfortræder, mens du er væk, og hvorvidt du læser mails på ferien eller ej.
Har du en stedfortræder, du kan henvise til, mens du er på ferie, anbefaler vi dog, at du undlader at skrive noget om, hvorvidt og hvor tit du læser mails, for så ender det bare med, at alle sender mails til dig og ikke bruger stedfortræderen.
Det betyder, at hastesager så ligger og venter på næste gang, du læser mails, i stedet for at folk tager fat i din stedfortræder, så vedkommende kan tage action på tingene med det samme.
13. Sluk for kontorudstyr og computer
En af de sidste handlinger, inden du forlader arbejdspladsen og drager på ferie, bør i disse klimabevidste tider være at tjekke, at du har slukket for alt kontorudstyr og din computer - husk skærmen, det glemmer de fleste.
God ferie...
