De fleste lidt mere rutinerede Outlook-brugere benytter regler til at håndtere mails.
Enten mails, der støjer i indbakken, eller mails som ikke må drukne i indbakken, eller som skal behandles nærmere på et senere tidspunkt.
Du kan for eksempel frafiltrere mails med bestemte emner, fra bestemte afsendere eller til bestemte modtagere og samle dem i en separat mappe ved at oprette en regel.
Det kan for eksempel være tilfældet, hvis du bestyrer en mailingliste eller ønsker at samle eksempelvis henvendelser af en bestemt karakter i en separat mappe.
Derved undgår du, at de pågældende mails drukner i den øvrige postmængde eller virker forstyrrende i den daglige håndtering af mails.
I stedet samles disse mails i en separat mappe, som du så kan behandle og besvare på et tidspunkt, hvor du udelukkende koncentrerer dig om denne ene arbejdsopgave.
Opret regler fra Indbakke-mappen
Når du modtager en mail af den type, du vil flytte over i en anden mappe, kan du oprette en regel ved at højreklikke på den i meddelelseslisten og vælge Opret regel i genvejsmenuen.
Så åbnes Opret regel-dialogboksen.
Her kan du øverst vælge, hvilken betingelse der skal aktivere reglen og nederst vælge, hvilken handling reglen skal udføre.
Reglen kan enten oprettes ud fra en handling, du ønsker at foretage på mails fra den pågældende afsender.
Det kan eksempelvis være, når emnelinjen indeholder den samme tekst, som den pågældende mails emnelinje, eller når mailen er sendt til en bestemt mailadresse.
Markér den betingelse reglen skal reagere på i de tre felter øverst i Opret regel-dialogboksen.
Du kan så vælge at flytte mailen til en bestemt mappe, få afspillet en lyd eller få vist en besked om, at mailen er modtaget.
Vil du flytte mailen til en bestemt mappe, markerer du Flyt e-mail til mappe-feltet og vælger den mappe, mailen skal flyttes til ved at klikke på Vælg mappe-knappen.
Klik på OK-knappen for at oprette den nye regel. Hvis du ønsker at oprette en mere avanceret regel, kan du også klikke på Avancerede indstillinger-knappen, så åbnes Guiden Regler, der gennemgås i det følgende afsnit.
Avancerede regler
Til at oprette de mere avancerede regler anvendes Guiden Regler. Her kan du opstille en lang række betingelser for de enkelte mails.
Mails, der overholder betingelserne, kan du så sætte Outlook til at gøre noget ved - som for eksempel tildele en kategori, oprette opfølgningsflag eller videresende til en anden modtager.
Vil du kategorisere alle dine mails fra og til arbejdskollegaer i din afdeling med kategorien "Afdeling", kan du gøre det med Guiden Regler.
En anden oplagt mulighed er at oprette en regel, der automatisk sætter et opfølgningsflag på alle de mails, du sender, der har høj prioritet. Så kan du automatisk blive mindet om at rykke for et svar efter måske to dage.
Har du et særligt behov for automatisk håndtering af din post, kan du næsten altid få Guiden Regler programmeret til at klare det for dig.
Mulighederne i Guiden Regler er mange, men grundlæggende er fremgangsmåden den samme for opbygningen af alle former for regler.
Ikke så svært endda
Selvom der er mange valgmuligheder i de enkelte trin, er det slet ikke så svært endda, når man først har overblik over selve processen i at oprette en avanceret regel.
Følger du guiden her i artiklen, vil du hurtigt opdage, at det faktisk er en meget overskuelig proces.
Det uoverskuelige i denne sammenhæng er de mange muligheder, som vi er mange, der godt kunne tænke os at få serveret på en mere overskuelig måde.
Men giver du dig tid til at gennemgå de enkelte muligheder i den øverste rude i hvert trin i processen, vil du hurtigt opdage, at det nærmest kun er fantasien og din evne til at bøje reglerne, der sætter grænsen for, hvad du rent faktisk kan gøre med regler.
Her kan du se screenshot, der viser, hvordan du opsætter regler i Outlook.
