Sådan vil storkommune slå papir-administration ihjel

Forbruget af papir og kuglepen skal ned på et absolut minimum i Odense Kommune, som nu tager egen selvbetjeningsmedicin og tvinger samtlige 18.000 medarbejdere på nettet.

Odense Kommune er i lighed med landets øvrige 97 kommuner presset på pengepungen, og derfor relancerer kommunen nu sin medarbejderportal for at øge effektiviteten og slagte papirgrisen i samme hug.
 
Før var det kun Odenses omkring 5.000 administrative medarbejdere, der havde adgang til medarbejderportalen.
 
Med den relancerede portal skal også resten af kommunens 13.000 medarbejdere som eksempelvis SOSU-assistenter, pædodagogmedhjælper og dagplejere til at indrapportere og underskrive eksempelvis sygefravær, køresedler og ferieafholdelser digitalt med NemID.
 
Personlig portal
"Vi skal have slået papirprocessen ihjel. Hidtidige forsøg viser, at vi kan spare op til en tredjedel af tiden, når det foregår digitalt frem for på papir. Jeg er overbevist om, at vi kan opnå kontante besparelser," forklarer kommunens webchef og projektleder på medarbejderportalen, Birgit Pedersen.
 
Hun fremhæver også, at informationer på alskens opslagstavler og interne nyhedsbreve nu bliver digitaliseret for at fremme informationsniveauet og mindske papirforbruget.
 
Med portalen kan de i alt 18.000 medarbejdere i Odense Kommune hver især forvente målrettede nyheder, relevante links og genveje til deres fagsystemer i deres personaliserede portal-profiler.
 
Tager egen medicin
Birgit Pedersen erkender, at kommunen ikke har udført det helt store regnestykke for at finde de eksakte effektiviseringsgevinster.
 
Men hun er ikke i tvivl om, at den relancerede medarbejderportal bygget på Sitecores CMS (content management system) på længere sigt vil mindske kommunens administrationsomkostninger - netop som det også er tilfældet, når borgerne skal betjene sig selv på nettet.
 
"Jeg tror, at vi kan lykkedes med medarbejderportalen, fordi folk er blevet vant til at betjene sig selv på nettet. Samtidig er teknologien med eksempelvis NemID modnet til vores brug, og så står vi altså over for store besparelser og må finde på noget smart," lyder det fra Birgit Pedersen.
 
Kigger på mobiladgang
Relanceringen af medarbejderportalen er inddelt i tre faser.
 
Kommunen er ved at arbejde sig igennem første fase, der går ud på at portere og rydde op i alle informationerne fra den tidligere medarbejderportal.
 
Anden fase bliver sparket i gang efter sommerferien, når de 13.000 nye brugere skal til at bruge portalen aktivt. Da disse medarbejdere i høj grad er mobile, er kommunen ved at undersøge, hvordan medarbejderne kan benytte mobile enheder til at tilgå portalen mest optimalt.
 
Tredje fase går på at optimere driften af systemet.
 
"Det er helt afgørende, at vi ikke bare bygger en teknisk løsning, men at medarbejderportalen bliver forankret i organisationen," siger Birgit Pedersen. 
 
Papiret er kommet for at blive
I forbindelse med konkret omlægning af arbejdsprocedurer vil relevante medarbejdere modtage undervisning i systemet. Ellers er der i høj grad lagt op til, at medarbejderne selv lærer at indtaste oplysninger frem for at ringe eller maile kolleger.
 
Om medarbejderportalen helt vil erstatte papiradministrationen, tør Birgit Pedersen dog ikke at garantere.
 
"Den dag kommer nok aldrig," siger hun.




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Brother Nordic A/S
Import og engroshandel med kontormaskiner.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Digital HowTo: Sikkerhedstrusler

Under corona-krisen er antallet af cybertrusler steget med 33 procent. Det er særligt phishing-angreb, som oversvømmer mange virksomheder i de her dage. Corona-virussen har skabt en ny mulighed for at lokke uopmærksomme internetbrugere til at klikke på inficerede links. Nogle virksomheder oplever at op mod halvdelen e-mails, der sendes til dem, kommer fra it-kriminelle.

19. august 2020 | Læs mere


Digital HowTo: ERP – få optimal udnyttelse af dine store mængder af værdifulde data i den digitale transformation

Få indblik i, hvordan alle virksomheder kan optimere deres kritiske processer og hvordan du realiserer det uforløste potentiale gennem denne procesoptimering. Du får indsigt i forretnings-processer, digital værdiskabelse og teknologi, der har hjulpet mange virksomheder på vej med deres digitale transformation.

20. august 2020 | Læs mere


Digital HowTo: Fremtidens It service management - optimer dit setup med de nyeste teknologier

Det er vigtigere end nogensinde at have styr på kerneopgaverne i virksomhedens it-drift. Fra monitorering af systemerne til udrulning af applikationer, håndtering af service desken og alle udfordringerne med it-sikkerheden. Kom og bliv klogere på mulighederne for automatisering og optimering med ITSM og den nyeste robotteknologi.

21. august 2020 | Læs mere






Premium
Finanstilsynet kritiserer Nets og udsteder tre påbud: Selskabet lever ikke op til sine forpligtelser i betalingsloven
Nets får tildelt tre påbud af Finanstilsynet, der kritiserer selskabet i stærke vendinger for ikke at leve op til sine forpligtelser i betalingsloven.
CIO
Torben Fabrin og Arla måtte på få dage omstille hele deres produktion da coronaen ramte
Da coronaen ramte verden måtte mejerigiganten Arla på få dage omstille sin produktion. Samtidig voksede salget massivt til supermarkeder mens institutioner og restauranter gik næsten i stå. Hør hvordan Arla kom gennem krisen ved blandt andet være klar med realtime analytics.
Job & Karriere
På jagt efter et it-job i Jylland? Her er 10 stillinger fra Aabenraa til Aalborg, der ledige netop nu
Vi har fundet en række spændende stillinger til dig, der jagter et it-job. Her kan du vælge og vrage mellem ledige stillinger lige fra Aabenraa til Aalborg.
White paper
Sådan skaber du mere effektive forretningsprocesser med automatisering
Virksomheder skal kunne håndtere enorme mængder af data, hvilket har affødt et behov for smartere og mere effektive løsninger til håndtering af de daglige, ensformige og rutineprægede processer. Hvor disse opgaver tidligere kunne klares via manuel arbejdskraft, kalder markedets udvikling og efterspørgsel nu i højere grad på automatiserede alternativer. Og det er netop her, at process mining kommer ind i billedet som et operativt værktøj til at kunne maksimere procesautomatiseringernes samlede effekt og afkast – gennem visualisering og analyse af dit komplekse dataflow. I dette whitepaper kan du lære om koblingen mellem procesoptimering og process mining – et intelligent optimeringsværktøj, der giver dig mulighed for at spore og visualisere dine data, så de bliver analyserbare og kan udnyttes til procesoptimering og til at eliminere dine digitale omveje.