Læs også: Danske outsourcing-priser presses helt i bund.
De færreste it-budgetter vokser i 2012. Derfor skal der spares på driften for at kunne finansiere udviklingsarbejdet i it-afdelingerne, og mange selskaber revurderer deres outsourcing-strategier og -aftaler.
Men ifølge Coops it-direktør, Lars Frahm, er outsourcing ikke den nemme løsning på alle tidens udfordringer.
"Nogle tror, at de kan få styr på it-opgaverne og økonomien ved at outsource. Det tror vi ikke på," siger han.
Ifølge Lars Frahm kræver det et indgående kendskab til de enkelte opgaver, man ønsker at outsource, til ens egne folks evner og til prisniveauerne på de forskellige ydelser, hvis man vil opnå en succesfuld outsourcing.
"Man kan kun outsource, hvis man har godt styr på, hvilke opgaver man udfører. Så ved man nemlig præcis, hvad det koster selv at producere det og kan sammenligne med leverandørernes priser," fortæller han.
Virksomheden kan altså ikke spare på kompetencerne in-house
ved at sende opgaverne ud af huset.
Der skal stadig sidde nogle i it-afdelingen, der har styr på de outsourcede opgaver, så der er føling med pris og kvalitet hele vejen igennem.
Prisen er afgørende
Hovedfaktoren, når Coop IT outsourcer, er prisen. It-afdelingens folk har de nødvendige kompetencer til at håndtere de fleste opgaver.
Derfor skal det kunne gøres billigere, før Lars Frahm og hans medarbejdere sætter andre på opgaven.
"Vi ser it-afdelingen som en stor fabrik, der leverer it-services til Coop og Coops butikker. Nogle af tingene producerer vi selv, og andre køber vi hos underleverandører. Når vi finder nogle områder, hvor vi kan få det produceret billigere ude i byen, så vælger vi det."
Det gælder for eksempel vedligeholdelsen af virksomhedens flere end 5.000 kasseapparater.
Visse ydelser er dog så dyre, at det aldrig ville kunne betale sig at løse dem inden for husets fire vægge.
"Vi kører en del af vores systemer på en mainframe-computer, men vi er ikke store nok til at have en mainframe stående, så vi køber vores mainframe-kapacitet hos KMD," fortæller Lars
Frahm.
Mange leverandører
Tilmed er det en helt tredje leverandør, nemlig Google, der filtrerer spam-mails fra for Coops 30.000 brugere.
De mange leverandører er et helt bevidst og prisafhængigt valg.
"Det er meget forskellige opgaver, vi har outsourcet, og vi har derfor valgt multi-sourcing for at få den bedste pris og kvalitet på de enkelte ydelser," forklarer it-direktøren.
Dog er det en svær balancegang, for Coop er ikke interesseret i for mange leverandører, da det bliver en stor administrativ opgave at håndtere.
Stil krav til leverandørerne
Det skarpe fokus på gennemsigtige og lave priser er ikke det eneste, Coop er meget opmærksom på, når outsourcing-aftalerne stykkes sammen.
Det er eksempelvis ikke nok, at leverandørerne tilbyder en god pris på det tidspunkt, aftalen indgås.
"Vi ser også gerne en faldende pris i kontraktforløbet. Den teknologiske udvikling går stærkt, og både software og hardware falder hurtigt i pris, og det skal vores aftaler helst afspejle," understreger Lars Frahm.
"Fleksibilitet i aftalerne betyder også rigtig meget for os. Vores kapacitetsbehov svinger, så det er vigtigt, at prisen stiger og falder i takt med det."
Et andet og ifølge Frahm ofte overset parameter er, hvordan du kommer ud af aftalen igen.
"Det er vigtigt, at det er beskrevet, hvordan aftalen ophører. Vi ser tit, at leverandørerne har fat i den lange ende, hvis man ikke har aftalt det fra start. Det kan så vise sig at være enormt svært at komme ud af det igen," fortæller han.
