Ved du, hvor dine ansatte opbevarer salgsbreve og kundeinformationer?
Har du styr på, om de har installeret Dropbox, iCloud eller lignende cloud-løsninger på deres arbejds-pc'er?
Hvis ikke, er det på tide at gøre noget ved det.
Tjenester som Dropbox er blevet populære, fordi de løser et konkret problem:
De giver adgang til data, uanset om medarbejderen sidder ved sin kontor-pc', er hjemme foran hjemme-pc'en eller i marken med en bærbar, tablet eller smartphone.
Tjenesterne gør det let: Installer en klient på alle dine apparater, og derefter kan du nå dine dokumenter, uanset hvor du er.
Men når du kan få fat i dem, øger det risikoen for, at andre også kan.
Hvad sker, der hvis din laptop, smartphone eller iPad bliver stjålet? Har uvedkommende så direkte adgang til virksomhedens fortrolige oplysninger?
Skriv klare regler
Når jeg holder oplæg om it-sikkerhed, spørger tilhørerne mig ofte om cloud-sikkerhed og mobile enheder.
Mit råd er enkelt: I skal overveje risiciene og skrive regler for teknologierne ind i jeres it-sikkerhedspolitik.
Der er flere måder at angribe problemet på. En mulighed er at forbyde den slags tjenester.
Den vej har IBM valgt. Firmaet har således forbudt brug af Dropbox og Apples iCloud.
Et forbud er nemt at indføre, men svært at håndhæve.
Selvfølgelig har medarbejderne forpligtet sig til at overholde forbuddet, idet de skriver under på at have læst it-sikkerhedspolitikken, når de bliver ansat.
Men hvad hjælper det, hvis de ikke overholder det?
Drop administratorrettighed
Hvis man vælger den hårde linje, må man derfor kombinere forbuddet med tekniske forholdsregler.
Det betyder blandt andet, at en medarbejder ikke må have administrator-rettigheder på sin arbejds-pc.
Kun it-afdelingen må kunne installere software på pc'erne.
Medarbejderne kan også snige sig uden om reglerne ved at videresende oplysninger til deres private webmail.
Også her er der brug for en indsats på to fronter: Dels skal it-sikkerhedspolitikken sige, hvad der er tilladt og forbudt, når det gælder e-mail, dels skal man tage teknikken til hjælp.
Det kan ske ved at indføre et system til DLP (Data Loss Prevention).
Det er software, der forsøger at forhindre, at fortrolig information forlader virksomhedens it-systemer.
Men selv det bedste DLP-system virker primært mod utilsigtet datatab.
Er en teknisk kompetent medarbejder fast besluttet på at lægge data ud i skyen, kan vedkommende også slippe af sted med det.
Derfor tror jeg i det lange løb ikke på forbud i ret mange organisationer. I de fleste virksomhedskulturer passer forbud dårligt ind.
Sådan skal du gøre
Det er udtryk for et dilemma: På den ene side skal vi it-folk stille de bedste værktøjer til rådighed, så medarbejderne er så effektive som muligt.
Men på den anden side skal vi forhindre, at de effektive værktøjer udgør en forøget risiko for, at data kommer i de forkerte hænder.
Hvis man ikke er tryg ved Dropbox og lignende løsninger, må man derfor undersøge alternativerne.
Findes der programmer, der på samme måde giver medarbejderne adgang til data, uden at virksomheden må gå på kompromis med sikkerheden?
Undervis i sikkerhed
Information og undervisning skal også være på plads.
Mange medarbejdere tænker ikke over, at de gør noget risikabelt ved at kopiere data til deres mobile enheder. De har jo brug for dem i deres arbejde.
Her er det op til virksomhedens it-sikkerhedsfolk at informere.
For eksempel skal medarbejderne vide, at de risikerer at overtræde persondataloven, hvis de kopierer personfølsomme data til en cloud-tjeneste.
Styr på mobilerne
Jeg har allerede nævnt to tekniske hjælpemidler: Begrænsning af brugernes privilegier på pc'en og indførelse af DLP (Data Loss Prevention). Et tredje værktøj er software til styring af mobile enheder.
En smartphone eller tablet bliver tabt eller stjålet.
Den hændelse bør starte en arbejdsgang, så snart medarbejderen rapporterer den: Data på udstyret skal slettes via fjernstyring.
Dernæst kan man gå i gang med at opspore apparatet. Men skulle det være forsvundet for altid, er det mindre alvorligt, hvis man har nået at slette kontaktdata og andre informationer.
Erkend behovet
Tendenser som BYOD (Bring Your Own Device) og cloud-systemer med mobiladgang er kommet for at blive. Det nytter ikke noget at ignorere dem.
I de fleste organisationer er forbud ikke en farbar vej.
Det skyldes, at medarbejderne ser en fordel ved de muligheder, mobilitet kombineret med cloud-tjenester giver dem.
Derfor er det afgørende, at de sikkerhedsansvarlige tager stilling. Beslut, hvad I vil gøre, skriv det ind i it-sikkerhedspolitikken - og sørg for, at beslutningerne også kan håndhæves i praksis.
For selvfølgelig har din sikkerhedspolitik et afsnit om mobile enheder - ikke sandt?
