Nogle gode og nemme fif til at undgå, at dit it-projekt ryger i hegnet (og det handler ikke om kravspecifikation og allokering af ressourcer)

Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for skribentens synspunkter.

Rundt omkring hører vi om mislykkede it-projekter, der er gået i hegnet, eller om virksomheder, der ikke har opnået den ønskede effekt.

Beskyldningerne flyver fra højre mod venstre internt i virksomheden, og nogle gange flyver de ud mod leverandøren.

At opgradere eller implementere et it-system kræver nemlig mange ressourcer, penge og spildtid.

Men hvorfor opnår vi ikke den ønskede effekt?

Vi har jo udarbejdet en kravspecifikation, afstemt økonomien og allokeret ressourcer – men kæden må jo hoppe af, siden succesen udebliver.

Det vil jeg prøve at inspirere jer til at komme til livs.

Formålet med projektet

Det lyder banalt – men har vi egentlig sat os ned og beskrevet, hvorfor vi ønsker dette nye system?

Ikke bare projektlederen, men faktisk de interessenter, der bliver primære brugere af det kommende system.

Nogle af årsagerne kunne være:

• Vi står på reel brændende platform – og det er ikke bare noget, som vi siger.
• Vi har for mange manuelle processer, der kan digitaliseres.
• Vi ønsker kontrol over vores sælgere.
• Vi ønsker at dele informationer på de samme platforme.

Hvis man ikke sætter sig ned og udfører denne øvelse, så bliver det en slags vandrehistorie om, at vi bygger dette system, fordi det er smart.

Ja, it-systemer er smarte - især når man ved, hvorfor man faktisk ønsker dem.

Kravspecifikationen

Mange mener jo, at de har brugt oceaner af tid på en kravspecifikation – men har vi reelt forstået, hvad det er, vi ønsker og dermed beskriver?

Når man er i en specifikationsproces, så er der stor forskel på koncept- og flowbeskrivelser kontra de mere tekniske løsningsforslag.

Det vil sige, at man i første step skal have de kreative og visionære på banen til at udforme designet, indtil man senere hiver de mere tekniske personer ind – så løsningen hænger sammen hele vejen rundt.

Ofte ryger brugervenligheden, eller der dannes special-scenarier, fordi man ikke har fået afstemt klaveret hele vejen rundt.

Nogle ting er måske rigtig rare at have – men kan ikke løses it-mæssigt, uden man skal kode sig ihjel😊

Uklar proces

Ofte udformer vi antagelser på en given proces i stedet for at kortlægge den.

AS-IS kan tage utrolig lang tid at tegne og forstå – men hvis vi ikke internt forstår processen – ja hvordan skal vi så designe et it-system?

Mange dårlige processer overføres ofte til nye systemer, og det giver det samme resultat.

Dertil glemmer vi ofte at få ryddet på snavsede data samt at få dræbt de mange special-scenarier om, at kunde X modsat alle andre skal have denne type rapport, eller vi skal huske at vedligeholde dette specielle felt.

Har vi de rette beslutningstagerne, der tør digitalisere?

Mange snakker om digitalisering og at sætte strøm til processerne.

It-systemerne er også ved at være modne til at understøtte dette – men når det så kommer til stykket, så begynder beslutningstagerne ofte at ryste.

Det kan vi da ikke - for vi plejer at gøre det på denne her måde.

En sund øvelse er at tegne det fremtidige flow op, inden man overhovedet udarbejder en kravspecifikation.

Kan man automatisere hele vejen eller er der nogle processer og data, der skal renses før?

Dertil skal vi sikre, at beslutningstagerne også forstår hele processen og tør lægge hænderne på kogepladen. Et godt analyseret og beskrevet digitaliseret flow vil give en meget bedre implementering.

Det er derfor vigtigt, vi har beslutningstageren med forretningsforståelse med fra begyndelsen, samt at vi kan se, hvor vi som virksomhed kan differentiere os i fremtiden fremfor at henfalde til it-teknik-snak eller ”plejer-syndromet”.

Gode råd

• Beskriv og kommuniker klart, hvad det reelle formål er med det nye it-system.
• Vær ærlig med formålet, så I har målepunkter bagefter på, om det er én succes eller ej
• Lav en kravspecifikation i flere etaper, så I får både de kreative, og visionære på banen inden I snakker it-sprog.
• Få beskrevet jeres nuværende proces – så I kan beskrive, hvad systemet i fremtiden skal kunne understøtte.
• Få de rette beslutningstagere på banen - altså dem, der kan og vil digitalisere.

Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.

Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?

Læs vores klumme-guidelines og send os noget tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.