Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.
Når kommunerne skal indkøbe de store forvaltningsrettede it-systemer til for eksempel arbejdsmarked, sundhed og dagtilbud – såkaldte fagsystemer – er der ingen tvivl om, at det kræver både forberedelse og involvering af hele organisationen.
Det er alt fra kommunens digitaliseringsenhed til DPO’en og andre relevante enheder, for eksempel økonomiafdelingen, sagsbehandlere og ledere på fagområderne for de mange komplekse og ofte dyre indkøb af borgerrettede ydelser, der skal inddrages.
Kommunerne skal tage hensyn til it-sikkerhed, tværgående krav til ledelsesinformation, integrationer til andre offentlige it-systemer, krav til den fælleskommunale infrastruktur – det vi også kalder KOMBIT-krav – dokumentation og meget andet.
Derudover skal indkøbet helst være både så enkelt som muligt at gennemføre og fleksibelt nok til at få det, man har brug for.
Hvordan rummer vi stigende krav til et mere enkelt indkøb af fagsystemer?
Teknologiudviklingen går stadigt hurtigere, og kravet til gode, digitale løsninger i den offentlige sektor bliver stadigt større. Det stiller høje krav om meget professionelle it-indkøb.
Det er fjerde gang, vi udbyder aftalen, der gennem mange år har løftet rigtig mange kontrakter og dækket et stort behov for indkøb af fagsystemer. Men vi har også måttet sande, at der er et stigende behov for mere fleksibilitet, når det offentlige køber fagsystemer.
SKI har netop lanceret den nye indkøbsaftale SKI 02.19 Fagsystemer.
Her har vi skåret væsentligt ind til benet, så det alene er de mest anvendte ydelsesområder, der er på aftalen – og muligheden for miniudbud er væk, mens den direkte tildeling er bevaret.
I samråd med blandt andre kommunerne, KL, KOMBIT og leverandørerne i markedet har vi gjort rammeaftalen mere specialiseret og kun medtaget de mest anvendte ydelsesområder for fagsystemer.
Samtidig har vi udviklet et digitalt værktøj, der tager indkøberen i hånden hele vejen gennem indkøbsprocessen. Meget af det, it-indkøberne før skulle håndtere og uploade særskilt, er nu automatiseret.
Vi har samtidig erstattet brugen af udvælgelsessystemet STORM med use cases, der gør det langt nemmere for kunderne at definere deres behov og for leverandørerne at tilbyde de bedste løsninger.
Endelig ved vi, at snitflader til mere end 400 kommunale it-systemer er en central del af at understøtte den fælleskommunale infrastruktur.
Derfor har vi i tæt samarbejde med KOMBIT indarbejdet en række obligatoriske og supplerende kravtil integrationer og snitflader, så de offentlige organisationer ved, hvad de kan forvente, når de køber fagsystemer via SKI.
Rammeaftalen kan ikke længere stå alene, når vi taler fleksibilitet i indkøbet af fagsystemer
Et af vores vigtigste fokusområder har været at forene behovet for både at gøre det komplekse lettere – og samtidig sikre tilstrækkelig fleksibilitet til, at de offentlige it-indkøb kan følge med udviklingen.
Det offentlige får derfor to muligheder for at indkøbe fagsystemer. Den ene via den velkendte rammeaftale med direkte tildeling og den anden via et dynamisk indkøbssystem.
Fra februar 2024 bliver rammeaftalen suppleret med et dynamisk indkøbssystem. Det vil have endnu flere ydelsesområder end rammeaftalen og kan favne et ubegrænset antal leverandører. Det vil også være muligt at brugerteste de tilbudte services.
I det dynamiske indkøbssystem er der ikke et fast sortiment.
I stedet kan leverandørerne løbende tilpasse, hvad de tilbyder, og der optages løbende nye leverandører i hele systemets levetid.
På den måde kan kommunerne bruge det dynamiske indkøbssystem som alternativ til det miniudbud, der var på den tidligere aftale, hvis de har specifikke behov eller krav, der ikke dækkes af rammeaftalen, eller hvis de brug for fagsystemer under andre ydelsesområder.
Her vil indkøbsprocessen også være digitalt understøttet på samme måde som på rammeaftalen.
Kompleksiteten i fagsystemerne kan vi ikke ændre ved
Med rammeaftalen er der fortsat lave transaktionsomkostninger, direkte tildeling og mulighed for at købe standard fagsystemer inden for de største og vigtigste områder.
I det dynamiske indkøbssystem kan man få mere specialkonfigurerede fagsystemer, hvis man har særlige krav til funktionalitet og sikkerhed eller ønsker at købe ind som indkøbsfællesskab, eller har brug for bredere løsninger, der spænder over flere områder.
Kompleksiteten i, hvad kommunerne skal tage stilling til, når de køber fagsystemer, kan vi ikke ændre på, men vi kan reducere kompleksiteten i selve indkøbet.
Og det er netop det, vi i SKI har forsøgt at gøre i den nye generation af 02.19 Fagsystemer, så vi også fremover kan løfte de offentlige organisationers behov for indkøb af fagsystemer.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.
