Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.
Vi sidder i videomøder til halsen.
Ifølge den seneste opgørelse fra Microsoft holder vi i dag tre gange så mange Teams-kald som lige før pandemien.
Det var der selvfølgelig en fornuftig grund til, da vi stadig stod midt i det – og jeg skal være den første til at indrømme, at meget godt kan siges om arbejdskulturens bredere udvikling på dén baggrund.
Men vi er også blevet for glade for videomøder. Ironien vil det nemlig, at vi i jagten på at være mere effektive har skabt en kultur, hvor møder er blevet den største tidssluger i arbejdslivet.
Kalenderen er en forhindringsbane
Tag det fra en, der oplever det dagligt.
Klokken 09:00 kaster jeg mig typisk ind i dagens første videomøde med kaffen i hånden.
Klokken 16:00 har jeg som regel kæmpet mig gennem fem-seks online-kald, kun afbrudt af hastige minipauser, hvor støvet fra sidste møde knap lægger sig, før jeg vælter ind i det næste.
Og sådan kører det ellers. Resultatet er, at jeg ved dagens slutning sjældent er tættere på at løse de opgaver, jeg egentlig blev ansat til. Og hvis jeg gætter rigtigt, har du selv haft det på samme måde.
Videomødemaratoner er således en kæmpe hæmsko for vores produktivitet.
I Microsoft-analysen melder respondenterne, at den største forstyrrelse i arbejdsdagen er ineffektive møder, skarpt efterfulgt af for mange møder på tredjepladsen.
Derudover svarer størstedelen, at brainstorming på virtuelle møder er svært, at man hægtes af, hvis man ikke er med fra start, og at next steps ofte er uklare, når man går fra kaldet.
Det bliver ikke bedre af, at vi ofte indkalder til videomøder uden klare agendaer og inviterer den halve mailingliste for god ordens skyld.
Vi sætter også lige 60 minutter af, selvom vi kun har 20 minutters indhold.
Man kunne næsten mistænke, at ovenstående er selve opskriften på ikke at være effektiv.
Fra mødehelvede til meningsfuldt arbejde
Når vi murer os inde med videomøder, kvæler vi evnen til at fordybelse og reel eksekvering. For når vi skal træffe vigtige beslutninger, har vi brug for tid og ro.
Så hvorfor holder vi så pokkers mange af dem?
Svaret er bedragerisk simpelt: Fordi vi kan.
Med ét klik kan vi samle alle, uanset om de sidder i Taastrup eller Tokyo. Teknologien har med andre ord gjort det for nemt at kalde til samling.
Dermed naturligvis ikke sagt, at vi skal forbyde dem. De har utvivlsomt indtaget vores arbejdsliv med fordele, der er blevet skrevet stolpe op og ned om. Vi skal bare ikke være slaver af dem.
Derfor mener jeg, at det er på høje tid, at vi indretter vores videomøder efter hverdagen og ikke omvendt.
Lykkes vi med det, kan vi tage kontrol over vores arbejdsdag igen og få tid til det, der virkelig gør en forskel.
Her følger et par konkrete råd, jeg selv har haft god erfaring med at indføre for at blive mere produktiv. Lur mig, om ikke dine kolleger og samarbejdspartnere også vil få stor gavn af dem.
Drop unødvendige møder. Overvej dine alternativer, før du sender en indkaldelse som automatreaktion. Det kunne for eksempel være en mail med en kortere og asynkron opdatering i stedet. Hvis emnet kan klares uden et møde, sparer du både din egen og dine kollegers tid.
Skær i deltagerlisten. Indkald kun de personer, der reelt har en aktiv rolle i mødet. Overflødige deltagere, der ikke nødvendigvis kommer til orde, spilder alles tid og gør typisk diskussioner mere langtrukne uden grund.
Lav skarpe agendaer. Hvis du ikke kan forklare formålet med mødet på to sætninger, skal det ikke holdes. Lav derfor en kort agenda, så deltagerne også kan forberede sig, hvis der er behov for det.
Klip møderne ned. Indfør kortere tidsrammer som 25 minutter i stedet for 30 og 50 minutter i stedet for en hel time. Det giver deltagerne tid til at omstille sig, hvis de render fra møde til møde og gør hvert møde mere fokuseret med mindre spildtid.
Afslut, når I er færdige – ikke når tiden er udløbet. Er agendaen gennemgået, så hæv mødet, selv hvis der er tid tilbage. Det sender et undervurderet signal om respekt for alles tid.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.
