Missionen er fuldført. Næsten.
For den danske medicinalvirksomhed Alk-Abelló med flere underafdelinger i Europa og Nordamerika mangler kun at få enkelte hakker til at falde på plads, før selskabets seks år gamle it-ensretningsstrategi er gennemført.
Formålet med ensretningen var fra starten at få savet store procentdele af it-omkostningerne og samtidig gøre virksomhedens drift smidigere.
"Tilbage i 2003 havde vi et meget differentieret it-landskab, hvor vi i vores 14 underafdelinger havde rigtig mange sub-systemer uden overordnet styring. Derfor udarbejdede vi en it-strategi, der inkluderede en ensartet og skalerbar platform for hele koncernen," siger vicepræsident og chef for finance og it hos Alk-Abelló, Jutta af Rosenborg.
Hun fortæller, at virksomhedens største udfordring lige nu er at rulle selskabets SAP-platform ud i de sidste hjørner af den internationale Alk-Abelló-koncern, der kan fryde sig over en årlig omsætning på 1,8 milliarder kroner.
Opkøb indsluset
I de seks år mellem it-strategien kom på papir og til nu, har Alk-Abelló været ude og købe flere virksomheder.
Derfor har moderselskabet sat mange ressourcer af på at hive de nyerhvervede selskaber ind på den fælles SAP-platform, ligesom det har været tilfældet med de eksisterende underafdelinger i Europa.
Så færdigudrulningen af SAP sker blandt andet hos det tilkøbte datterselskab i Frankrig, der indtil for nylig kørte på en Apple-platform.
Først skiftede datterselskabet til Microsoft og nu er turen kommet til at færdiggøre indførelsen af SAP, som det også var tilfældet med et canadisk datterselskab indkøbt i efteråret 2008.
Derudover skal Alk-Abelló indføre SAP i det amerikanske datterselskab, så alle datterselskaber kan køre deres finansdel via SAP i 2009 og deres logistik og produktion i 2010.
Samme skrivebord i hele verden
Udover ensretningen og udrulningen af selskabets centrale SAP-system har Alk-Abelló fokuseret kræfterne på, at få samme grundlæggende setup på alle computere i organisationen.
"En vigtig forudsætning for at tænke og agere globalt er, at hele virksomheden benytter samme it-infrastruktur, så man kan tilbyde medarbejderne en kompetent og reaktionsstærk support-afdeling," lyder forklaringen på desktop-ensretningen fra Jutta af Rosenborg.
De centraliserede support-afdelinger har desuden betydet, at medarbejderne kan henvende sig på tværs af den europæiske og amerikanske tidszone, så de stort set vil kunne få hjælp på alle tider af døgnet.
Derudover er den interne it-drift også blevet hurtigere, efter at alle selskabets desktoppe kører på samme skinner.
"Ensartetheden betyder, at vores it-afdelinger ikke har problemer med lokale forhold, der bremser udrulningsprocessen.
"Der er derfor kommet mere speed på, når nye it-systemer skal rulles ud til alle afdelingerne," forklarer Jutta af Rosenborg.
Slår ned på paddehatte
For at sikre ensartetheden i it-driften er ledelsen i Alk-Abelló meget opmærksomme på it-vildskud, der kan skyde op uden central styring.
Holder omkostningerne nede
Virksomheden slår derfor hårdt ned på nye it-paddehatte, der kan dukke op i underafdelingerne som følge af en "hurtig-og-smart" systemløsning på et lokalt problem.
Men for på forhånd at sikre den centrale styring skulle alle it-projekter til en værdi over 10.000 euro (75.000 kroner) godkendes af et internt it-strategiråd, hvor selskabets fire faglige direktører sidder placeret. Det beløb er siden blevet hævet til 50.000 euro (375.000 kroner), efter der generelt er opnået forståelse for den ensrettede strategi.
"Strategirådet har især været vigtigt i den fase, hvor vi startede med at ensrette it-ressourcerne. Det har sikret, at vi får gennemsigtighed, kan udnytte vores it-ressourcer globalt og ikke mindst trække på stordriftsfordele," forklarer Jutta af Rosenborg.
Hun erkender, at Alk-Abelló ikke har været superskarpe til at måle effekten af ensretningen.
Men hun fortæller samtidigt, at virksomhedens it-omkostninger ikke er vokset væsentligt i de seneste seks år til trods for, at Alk-Abelló som virksomhed er vokset med 300 millioner kroner på omsætningen og 500 medarbejdere i forhold til 2003.
Forandring støjer
Ensretningen i Alk-Abelló blev i starten modtaget med en vis portion skepsis og irritation, fordi medarbejderne ikke bare kunne købe printere og programmer, som det passede dem.
"Ensretning giver støj i starten, og derfor har vi haft en vigtig opgave at forklare medarbejderne, hvordan økonomien hænger sammen på koncernniveau.
Medarbejderne forstår jo godt, at det er nemmere og billigere at supportere fem printer-modeller frem for 25 forskellige printere," fastslår Jutta af Rosenborg.
Udover den pædagogiske forklaringsopgave gør Alk-Abelló en stor dyd ud af, at invitere repræsentanter fra datterselskaberne med i de praktiske it-implementeringer, så ingen føler, at de får trukket bureaukratiske bøvlerier ned om ørerne.
"Man kan planlægge meget på skrivebordsniveau, men det er helt afgørende, at vores medarbejdere som brugere inddrages i idéerne," lyder rådet fra Jutta af Rosenborg.
