Annonceindlæg fra Medius

Send papirarbejdet på pension med automatiseret fakturahåndtering

AP Automation sætter strøm til håndtering, godkendelse og betaling af indgående fakturaer.

Det sparer tid og penge og styrker forholdet til leverandørerne.

Fakturahåndtering er en hård nød at knække for større organisationer, der overvejende håndterer opgaven manuelt. Dette er oftest nødvendigt, fordi automatiseret fakturahåndtering ikke er del af moderne ERP-løsninger.

”Det er krævende at modtage, indtaste, bogføre, rundsende, godkende og betale fakturaer, hvis du klarer det helt eller delvist manuelt. Ofte styres hele processen desuden i Excel, hvilket er ekstremt tidskrævende og ineffektivt. Især hvis du hver måned skal behandle tusindvis af fakturaer,” forklarer Thomas Müllertz, der har været del af ERP-branchen siden halvfemserne og i dag er CMO i Medius.

Manuelle forløb øger desuden risikoen for at overskride betalingsfrister, hvilket giver ekstra omkostninger, kan skade relationen til leverandører og i værste fald gøre det svært at få nye leverandøraftaler i stand. Det er samtidig svært at drage fordel af de rabatter, mange leverandører giver ved tidlig betaling.

Fra kostbare manuelle processer til komplet automatisering

Derfor udviklede Medius den cloudbaserede platform AP Automation (MediusFlow), der automatiserer og optimerer den samlede proces omkring håndtering af indgående fakturaer eller Accounts Payable; heraf navnet.

”En af vores kunder behandler over 500.000 indgående fakturaer om året og havde tidligere 60 ansatte til at klare opgaven manuelt. Men med AP Automation behandler de nu tæt på 99% af alle indgående fakturaer automatisk,” konstaterer Thomas Müllertz.

AP Automation sætter strøm til samtlige led i kæden fra digital modtagelse og bogføring til betaling. Undervejs holder systemet øje med, at rette vedkommende godkender fakturaen, hvilket minimerer risikoen for, at den strander.

”Vi har gjort nemt for alle involverede at udføre deres opgaver og skræddersyet godkendelsen, så den passer bedst til den pågældendes arbejdsfunktion. Det er for eksempel nemt at godkende med få klik på en mobil, helt uden behov for at gå ind i ERP-systemet,” siger Thomas Müllertz.

”Mange af vores kunder har endda taget skridtet fuldt ud og elimineret behovet for manuel godkendelse når en faktura opfylder specifikke kriterier. For eksempel når den kommer fra en godkendt leverandør, matcher med korrekt indkøbsordre- og beløb samt når betalingsinformation er kendt,” siger han.

Machine Learning optimerer i flere led

AP Automation benytter Microsoft Azure Machine Learning til at optimere processen. Blandt andet ved genkendelse af fakturaer fra hver enkelt leverandør, i afkodning af fakturaernes opsætning og i aflæsning af indholdet.

”AP Automation kører tusindvis af kunders fakturaer gennem nøjagtig den samme AP-proces. Ved hjælp af Machine Learning kan vi optimere genkendelse af fakturaer, effektivisere processerne og levere relevante benchmarks og forretningsindsigt til vores kunder,” forklarer Thomas Müllertz.

Løsningen behandler årligt mange millioner fakturaer til en værdi af over 125 milliarder Euro, har mere end 20 år bag sig og er i dag 100% cloudbaseret. Det er en afgørende kvalitet, da det er med til at minimere implementeringstiden for kunderne.

”Det tager typisk  få uger at tage AP Automation i fuld drift, uanset om virksomheden anvender Oracle, SAP eller en af de to Microsoft Dynamics 365-platforme. I ERP-sammenhæng er det en uhørt kort tidshorisont. Men det skyldes dels den rent cloudbaserede infrastruktur og standardintegrationer, dels nogle rene og veldefinerede snitflader, som letter implementeringen i betydelig grad,” siger Thomas Müllertz.

Satset på en cloudbaseret arkitektur har desuden været en fordel under Covid-19. Her kom mange virksomheder i marts og april i knibe, da deres eksisterende fakturaprocesser forudsatte at både regnskabsmedarbejdere og godkendere skulle møde ind på et kontor for at håndterer indkomne fakturaer.

”Mange steder var det helt umuligt, og i dag har mange virksomheder indført udbredt hjemmearbejde. Men det betyder mindre, når langt den største del af AP-processen håndteres automatisk. Samtidig har AP Automation-kunderne godt overblik over deres omkostninger og cashflow, hvilket er en betydelig kvalitet i en tid, hvor ingen helt tør spå om, hvordan markedet og verden som helhed ser ud en måned frem i tiden,” siger han.

 

Fritz Hansen automatiserede fakturahåndteringen

Den danske design- og møbelvirksomhed Fritz Hansen valgte Medius som strategisk partner for automatisering og optimering af økonomiske processer. Virksomheden behandler cirka 25.000 leverandørfakturaer hvert år og har implementeret AP Automation for at opnå en automatiseret og fuldkommen berøringsfri fakturaproces.

”Vi valgte AP Automation, fordi det er en brugervenlig løsning og muliggør et højt niveau af automatisering af vores proces omkring håndtering af indgående fakturaer. Det er vigtigt for os, at vores økonomimedarbejdere let kan håndtere fakturaer digitalt på enhver enhed – og at vi har været i stand til at minimere manuelle, papirbaserede opgaver,” siger John Ranker, teamleder for finansoperationer hos Fritz Hansen.

 

Læs mere om Medius AP Automation

Premium
Grundfos fyrer to-cifret antal it-medarbejdere i stor omstrukturering
Den store fyringsrunde i Grundfos i september har fået konsekvenser for selskabets it-afdeling, der bliver beskåret. Et to-cifret antal it-medarbejdere er blevet opsagt.
Computerworld
Stein Bagger gør comeback i ny branche: "De lignede et mafiahold, førte sig frem som nyrige og plaprede løs om urealistiske drømme"
Stein Bagger har skiftet navn og fører sig nu frem i store biler i en helt ny branche, skriver en dansk avis.
CIO
Podcast: Her er seks gode råd om ledelse og digitalisering fra danske top-CIO'er
The Digital Edge: Vi har talt med 17 af Danmarks dygtigste digitale ledere - og samlet deres seks bedste råd om digitalisering og ledelse. Få alle rådene på 26 minutter i denne episode af podcasten The Digital Edge.
Job & Karriere
Se Waoos forklaring: Derfor har selskabet fyret topchef Jørgen Stensgaard med omgående virkning
Waaos bestyrelse opsiger fiberselskabets topchef, Jørgen Stensgaard, der fratræder med omgående virkning. Se hele forklaringen fra Waao her.
White paper
Hyperkonvergeret infrastruktur: Få det bedste fra on-premise og cloud
Det står stadig mere klart, at cloud ikke er løsningen på alle udfordringer. Høje og ofte uigennemskuelige omkostninger er én årsag – omfattende krav til standardisering er en anden. Det efterlader organisationen i et limbo, hvor det kan være svært at finde den rette balance mellem cloudløsninger og det on-premise baserede datacenter. I denne hvidbog kan du få inspiration til, hvordan du opbygger en hyperkonvergeret infrastruktur, der opfylder kravene til hurtig skalering og forretningsmæssig agilitet med XaaS.