Artikel top billede

Velux: Sådan gjorde vi stor it-udskiftning til en brugersucces

En it-udrulning skal afvikles, som et plaster skal fjernes: Kort og hurtigt. Ud fra den strategi endte et farvel til Notes og Cisco med at blive et af de mest succesfulde it-projekter i vinduesproducenten Velux' historie.

Ud med Notes-mail og Cisco-telefoni til fordel for Office 365 og Lync.

Sådan lød slagplanen for Velux Gruppens it-afdeling.

Strategien var, at kommunikationen skulle blive mere personlig og mindre mail-båret og i højere grad via video og chat-sessioner i ét samlet system - og gerne via skyen.

Syv måneders forberedelse betød, at vinduesproducenten kunne gennemføre den kæmpe it-udrulning i 40 lande på bare seks uger og helt uden problemer.

"Vores medarbejdere har beskrevet udrulningen af Office 365 og Lync som et af de mest succesfulde it-projekter i Velux Gruppens digitale historie," fortæller Gert Christensen og Sofie Irgens fra Velux it, der er arkitekterne bag forløbet.

En platform er nok

Beslutningen om skiftet blev taget i december 2012, og i marts 2013 gik projektet for alvor i gang.

"Ud over Notes havde vi også et telefonsystem baseret på en Cisco-platform. Men da vi besluttede os for at gå Office 365-vejen, var det samtidig en kærkommen lejlighed til at barbere ned til en platform, da kommunikationsdelen er stærk i Office og Lync," fortæller Gert Christensen.

Velux Gruppen er en kommunikationstung organisation, der har salgsselskaber i 40 lande, produktion i 11 lande og hovedkontoret i Danmark fordelt på forskellige lokationer i kongeriget.

Visionen bag ændringen af den digitale kommunikation er at skabe en mere global og forenet virksomhed med globalt samarbejde, men med et lokalt funderet salg.

Det bedste fra to verdener.

"Vi vil gerne være lokale, der hvor vi har behov for det. Vores salgsselskaber er således meget fokuserede på lokale markeder. Men alt, hvad der ligger bag salget, eksempelvis regnskab, logistik eller it, vil vi køre som globale processer. Vores ansatte sidder i en global organisation, og de skal hurtigt og nemt kunne arbejde sammen på tværs af grænser."

I den proces har vinduesproducenten store forventninger til kommunikationsmulighederne i Microsofts software.

"Vi får stærke værktøjer. Det er eksempelvis meget enkelt at opgradere en chat til et telefonopkald eller til en videokonference. Det bringer folk sammen, og det er lige præcis det, vi vil," lyder det fra Sofie Irgens fra Velux Gruppen.

Hurtig og smerteløs

Da beslutningen var i hus, begyndte Velux-folkene at gøre infrastrukturen klar til skiftet. 

Både den tekniske og den bløde del, bestående af medarbejdere.

Hen over sommeren 2013 kørte firmaet en række pilotprojekter, men den egentlige implementering tog blot seks uger fra start til slutningen i december 2013. 

"Det var hårdt, men også sjovt. Det er ikke en simpel opgave at migrere 5.500 mail-bokse fordelt over hele verden," siger Gert Christensen.

Kogt helt ned i en suppeterning var udfordringen, at når medarbejderne går hjem fredag eftermiddag og lukker Notes, møder de et nyt telefon- og mailsystem, når de kommer igen mandag morgen. 

"Det skulle bare virke, og det gjorde det," siger Gert Christensen med tilfredshed i stemmen.

I den proces havde den interne kommunikation til medarbejderne en solid rolle, der strakte sig over næsten syv måneder. 

"Der er en del teknik, der skal være på plads, der skal designes en helt ny telefonnummerplan og lignende, men brugerne skal også være klar til at modtage den nye platform."

Den forberedelse bestod blandt andet i oplysningskampagner, undervisning og informationsmøder. 

"Vi beskrev det simpelthen som en flyttedag, og skabte en guide med syv trin til, hvad medarbejderne skulle gøre for at være klar til flyttedagen."

Og Velux medarbejderne tog godt imod skiftet. Både hjerte og hjernen var med i flytningen fra IBM's software til Microsofts platform.

Omvendt skulle den tekniske del ske i et hurtigt ryk.

"En del af den tekniske strategi var, at vi ville være konsekvente i vores skifte. Vi ville trække plastret af kort og hurtigt uden at trække smerten ud."

Og det var igen den rigtige strategi for Velux Gruppen.

Fordelene dukker frem

Fordelene ved den nye implementering er så småt begyndt at vise sig, selv om der kun er gået et par måneder.

Intentionen om at binde medarbejderne sammen via chat og video, fremfor via almindelige mails, vinder nemlig markant frem.

"Andelen af vores konferenceminutter er steget med 50 procent i forhold til tidligere. Vi har endnu ikke regnet på, om antallet af mails er faldet i takt med den udvikling, men det holder vi øje med i de kommende måneder."

Forretningsområderne har så småt taget teknologien til sig og er begyndt at rykke tættere sammen.

På vej i skyen

Skiftet fra Notes til Office var naturligvis begrundet i en businesscase, hvor fordele og ulemper blev analyseret.

"Det, der faldt ud til Office 365 og en cloud-løsning, var dels, at det var omkostningseffektivt, dels at vi fik et værktøj, hvor telefoni og videokonference blev integreret i et enkelt system," fortæller Sofie Irgens.

"I forbindelse med cloud-teknologien havde vi nogle bekymringer omkring datasikkerhed, men da vi fik lejlighed til at dykke ned i løsningen og så, hvordan data bliver opbevaret i Irland, var vi ganske tilfredse."

Det har dog ikke været en 100 procent udflytning.

Velux Gruppen tager nemlig stadig hånd om en del af infrastrukturen lokalt og har således ikke lagt det hele ud i skyen.

"Teknologien er efter vores vurdering ikke helt klar endnu, og der kommer nok til at gå lidt tid, før vi kan rykke alt ud som cloud-løsning," vurderer Gert Christensen.

"Men vi er klar."

Læs også:
Fem konkrete råd: Slip af med den forældede software

B&O: Sådan droppede vi Notes og gik i skyen




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Konica Minolta Business Solutions Denmark A/S
Salg af kopimaskiner, digitale produktionssystemer og it-services.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Undgå cyberkatastrofen med automatiseret kontrol over sensitive data

Når cyberkriminelle gennemtrænger din sikkerhedsinfrastruktur, bruger de i snit 48 dage til at danne sig et overblik over sensitive data, før de lukker dine systemer og data ned med ransomware. På dette seminar får du derfor et solidt grundlag for at sikre dig overblik over sensitive, virksomhedskritiske informationer. Derudover vil du få et praktisk indblik i, hvordan du beskytter dine informationer, så du er er mindre sårbar når cyberkriminelle trænger ind på dit netværk, samt et overblik over typiske angrebsformer og viden om, hvordan et ransomwareangreb foregår i praksis.

07. februar 2023 | Læs mere


Status og erfaringer fra fem år med GDPR

Vi samler nogle af Danmarks fremmeste GDPR-eksperter trådene efter knapt fem år. Dette giver dig et solidt overblik over de hidtidige erfaringer og sikker viden at basere din indsats på, når du skal planlægge og tilpasse din organisations indsats for at sikre compliance med det omfattende regelkompleks.

07. februar 2023 | Læs mere


ERP-trends 2023

Vi sætter også fokus på, hvordan udviklingen kommer til at påvirke din organisation, hvordan du bedst forbereder og planlægger ERP-indsatsen og om, hvilke faldgruber du skal være opmærksom på. Herunder hvordan den stadig mere udbredte – og uomgængelige – anvendelse af cloudservices vil påvirke dine muligheder for at få mest muligt ud af dine investeringer.

08. februar 2023 | Læs mere