Ud med Notes-mail og Cisco-telefoni til fordel for Office 365 og Lync.
Sådan lød slagplanen for Velux Gruppens it-afdeling.
Strategien var, at kommunikationen skulle blive mere personlig og mindre mail-båret og i højere grad via video og chat-sessioner i ét samlet system - og gerne via skyen.
Syv måneders forberedelse betød, at vinduesproducenten kunne gennemføre den kæmpe it-udrulning i 40 lande på bare seks uger og helt uden problemer.
"Vores medarbejdere har beskrevet udrulningen af Office 365 og Lync som et af de mest succesfulde it-projekter i Velux Gruppens digitale historie," fortæller Gert Christensen og Sofie Irgens fra Velux it, der er arkitekterne bag forløbet.
En platform er nok
Beslutningen om skiftet blev taget i december 2012, og i marts 2013 gik projektet for alvor i gang.
"Ud over Notes havde vi også et telefonsystem baseret på en Cisco-platform. Men da vi besluttede os for at gå Office 365-vejen, var det samtidig en kærkommen lejlighed til at barbere ned til en platform, da kommunikationsdelen er stærk i Office og Lync," fortæller Gert Christensen.
Velux Gruppen er en kommunikationstung organisation, der har salgsselskaber i 40 lande, produktion i 11 lande og hovedkontoret i Danmark fordelt på forskellige lokationer i kongeriget.
Visionen bag ændringen af den digitale kommunikation er at skabe en mere global og forenet virksomhed med globalt samarbejde, men med et lokalt funderet salg.
Det bedste fra to verdener.
"Vi vil gerne være lokale, der hvor vi har behov for det. Vores salgsselskaber er således meget fokuserede på lokale markeder. Men alt, hvad der ligger bag salget, eksempelvis regnskab, logistik eller it, vil vi køre som globale processer. Vores ansatte sidder i en global organisation, og de skal hurtigt og nemt kunne arbejde sammen på tværs af grænser."
I den proces har vinduesproducenten store forventninger til kommunikationsmulighederne i Microsofts software.
"Vi får stærke værktøjer. Det er eksempelvis meget enkelt at opgradere en chat til et telefonopkald eller til en videokonference. Det bringer folk sammen, og det er lige præcis det, vi vil," lyder det fra Sofie Irgens fra Velux Gruppen.
Hurtig og smerteløs
Da beslutningen var i hus, begyndte Velux-folkene at gøre infrastrukturen klar til skiftet.
Både den tekniske og den bløde del, bestående af medarbejdere.
Hen over sommeren 2013 kørte firmaet en række pilotprojekter, men den egentlige implementering tog blot seks uger fra start til slutningen i december 2013.
"Det var hårdt, men også sjovt. Det er ikke en simpel opgave at migrere 5.500 mail-bokse fordelt over hele verden," siger Gert Christensen.
Kogt helt ned i en suppeterning var udfordringen, at når medarbejderne går hjem fredag eftermiddag og lukker Notes, møder de et nyt telefon- og mailsystem, når de kommer igen mandag morgen.
"Det skulle bare virke, og det gjorde det," siger Gert Christensen med tilfredshed i stemmen.
I den proces havde den interne kommunikation til medarbejderne en solid rolle, der strakte sig over næsten syv måneder.
"Der er en del teknik, der skal være på plads, der skal designes en helt ny telefonnummerplan og lignende, men brugerne skal også være klar til at modtage den nye platform."
Den forberedelse bestod blandt andet i oplysningskampagner, undervisning og informationsmøder.
"Vi beskrev det simpelthen som en flyttedag, og skabte en guide med syv trin til, hvad medarbejderne skulle gøre for at være klar til flyttedagen."
Og Velux medarbejderne tog godt imod skiftet. Både hjerte og hjernen var med i flytningen fra IBM's software til Microsofts platform.
Omvendt skulle den tekniske del ske i et hurtigt ryk.
"En del af den tekniske strategi var, at vi ville være konsekvente i vores skifte. Vi ville trække plastret af kort og hurtigt uden at trække smerten ud."
Og det var igen den rigtige strategi for Velux Gruppen.
Fordelene dukker frem
Fordelene ved den nye implementering er så småt begyndt at vise sig, selv om der kun er gået et par måneder.
Intentionen om at binde medarbejderne sammen via chat og video, fremfor via almindelige mails, vinder nemlig markant frem.
"Andelen af vores konferenceminutter er steget med 50 procent i forhold til tidligere. Vi har endnu ikke regnet på, om antallet af mails er faldet i takt med den udvikling, men det holder vi øje med i de kommende måneder."
Forretningsområderne har så småt taget teknologien til sig og er begyndt at rykke tættere sammen.
På vej i skyen
Skiftet fra Notes til Office var naturligvis begrundet i en businesscase, hvor fordele og ulemper blev analyseret.
"Det, der faldt ud til Office 365 og en cloud-løsning, var dels, at det var omkostningseffektivt, dels at vi fik et værktøj, hvor telefoni og videokonference blev integreret i et enkelt system," fortæller Sofie Irgens.
"I forbindelse med cloud-teknologien havde vi nogle bekymringer omkring datasikkerhed, men da vi fik lejlighed til at dykke ned i løsningen og så, hvordan data bliver opbevaret i Irland, var vi ganske tilfredse."
Det har dog ikke været en 100 procent udflytning.
Velux Gruppen tager nemlig stadig hånd om en del af infrastrukturen lokalt og har således ikke lagt det hele ud i skyen.
"Teknologien er efter vores vurdering ikke helt klar endnu, og der kommer nok til at gå lidt tid, før vi kan rykke alt ud som cloud-løsning," vurderer Gert Christensen.
"Men vi er klar."
Læs også:
Fem konkrete råd: Slip af med den forældede software
