I virksomheder, hvor man har en styret HR-proces i forhold til ansættelser, personaleudvikling, karrierevejledning og så videre, giver det rigtig god mening at tænke disse områder ind i forhold til styringen af CV’erne.
Især i organisationer, hvor ansvaret for at opdatere CV’et ligger hos personen selv, giver dette mening.
Det er en rigtig god idé er at gøre udarbejdelsen af CV’et til en bunden opgave i forbindelse med introforløbet i virksomheden.
På dette tidspunkt er en ny medarbejder typisk optaget af at gøre en god figur, og der er i forvejen en række andre mere eller mindre manuelle/praktiske opgaver, der skal løses.
Samtidig har personen nok for nylig udarbejdet et CV i forbindelse med ansøgningen til jobbet, og det er derfor opdateret og skal blot indtastes i virksomhedens CV-skabelon eller CV-system.
Husk en guideline
For at sikre at CV’et ikke er et øjebliksbillede, der bliver forældet over tid, er det vigtigt at udarbejde en guideline for, hvor ofte et CV skal være opdateret, og hvad man forventer, det skal indeholde.
Husk, at jo oftere et CV bliver opdateret, jo kortere tid tager det per gang.
Afhængig af branche og antallet af projekter vil et sted mellem hver 3. og 12. måned være passende for de fleste fagprofiler.
Vær opmærksom på, at CV’erne ikke opdaterer sig selv blot fordi, man indfører en guideline.
Der er nogle forskellige barrierer, der kan forhindre, at det sker:
• Travlhed – de fleste medarbejdere prioriterer deres tid efter, hvad deres foresatte kommunikerer som vigtigst. Vil man have opdaterede CV’er i en travl hverdag, skal det opad på prioriteringslisten.
• Ressourcer – utroligt nok har mange virksomheder indenfor ingeniør- og rådgivningsbranchen, arkitekter, byggeri og anlæg m.fl. ikke et sagsnummer, hvorpå medarbejderne kan registrere den tid, de bruger på at opdatere deres CV.
Det betyder i praksis, at man forventer at medarbejderne opdaterer deres CV for virksomhedens skyld – i deres fritid. Husk - Folk laver kun CV’er i fritiden, hvis de søger nyt job.
• Interviewe folk – vær opmærksom på, at langt fra alle er gode til at skrive et CV. Man kan sagtens have mange års erfaring og være en højt specialiseret medarbejder uden at være specielt god til at skrive, og slet ikke om sig selv.
Det kan lyde mærkeligt, men mange kan være rigtig dygtige til deres arbejde, men de ved ganske enkelt ikke, hvad de kan – eller de formår ikke at sætte ord på det.
Fremfor at tvinge alle til at udarbejde et CV kan det være fornuftigt at erkende, at nogens tid bare er bedre brugt på noget andet.
• Lav en Helpdesk – hvis I er en organisation, hvor folk skal lave deres CV’er selv, kan det være en rigtig god idé at lave en helpdesk. Et sted man kan få hjælp, råd og vejledning til, hvordan man skriver et godt CV.
Ligeledes kan det være en rigtig god idé at lave et område på intranettet, hvor man lægger eksempler på gode CV’er ud. Et godt CV handler ikke kun om indhold, men også om struktur, sprog og format.
Igen, som nævnt i sidste afsnit, fremhæv de personer som laver gode CV’er – ikke nødvendigvis dem med det største og mest prangende, men dem, der gør en indsats for at folde deres profil og kompetencer ud på en god måde.
Det virker banalt, men der ligger en stor værdi i at dyrke dem, der gør det godt fremfor at kæmpe med de gamle hanelefanter, som brokker sig hver gang, de skal opdatere CV’et.
• Vær parat til at sanktionere – man kan komme rigtig langt ved at italesætte værdien af gode CV’er, tale flot om dem, der gør det godt og hjælpe folk på vej, men som med alt andet arbejde, der ikke direkte ligger indenfor folks kerneopgaver, så er det ofte nødvendigt både med gulerod og pisk. Hvordan pisken skal bruges afhænger rigtig meget af virksomhedskultur.
Nogle virksomheder har ingen problemer med at sætte folk der f.eks. ikke udfylder timesedler i en eller anden form for jovial gabestok – i andre virksomheder passer det slet ikke ind.
På samme vis kan der være god ræson i at gennemgå, hvem der eksekverer en eventuel sanktion, og hvad den i så fald skal bestå i.
Min erfaring er, at den bedste person at ansvarliggøre er afdelingslederen. Han eller hun har typisk både kendskab og de fornødne administrative muskler til at sætte handling bag ordene. Mulige sanktioner kan være:
• Oversigt på intranettet over hvem der mangler at udfylde sit CV.
• Kollektive gaver (for eksempel en ekstra julegave) til alle i en afdeling, når CV’erne er opdateret – og dermed ingen gaver til de afdelinger hvor folk ikke har styr på det.
• Tilbageholdelse af sagsnumre indtil CV’et er oprettet (du kan ikke få lov at starte en ny sag inden den, du lige har lukket er beskrevet på dit CV)
• Obligatorisk krav i forbindelse med MU-/PU-/lønsamtale – intet opdateret CV, ingen samtale.
Hvad passer til kulturen?
Det vigtige her er at I finder en model, der passer til jeres kultur og temperament, og ligeledes at I tilpasser ”niveauet” efter, hvor vigtigt I vurderer, at opdaterede CV’er er for jer.
Hvis I oprigtigt mener, at velbeskreven dokumentation på hvad jeres medarbejdere kan er den primære måde, hvorpå I vinder opgaver, så er det frem med det store maskineri – for så er der ingen undskyldning.
Omvendt set, hvis CV’erne primært er til pynt, kan mindre nok gøre det.
