Kæmpeudbuddet SKI 02.18 har været et dobbelt maraton - der er plads til forbedring

Klumme: SKI bør tænke alvorligt på at overholde sine udmeldte tidsplaner. Tilbudsgiverne sætter deres eget beredskab op i forhold til SKI’s tidsplaner – og der bliver spildt millioner af kroner ude hos tilbudsgiverne på hele tiden at skulle ændre sin egen tilbudsorganisering og interne tidsplaner.

Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for skribentens synspunkter.

60 it-leverandører til det offentlige sidder formentlig lige nu og glæder sig over, at de skal til at kæmpe om en del af en kage på henveden milliard kroner over de næste fire år.

De er nemlig blevet tildelt SKI-kontrakter på SKI 02.18 It-løsninger og projekter.

Med aftalen kan det offentlige indkøbe software, it-projekter og vedligehold både efter vandfald eller agile principper. Man kan forestille sig visse kommunale løsninger, statslige it-udviklingsprojekter, forsyningsvirksomheders afregningsløsninger osv.

Altså en ganske attraktiv rammeaftale at komme på, især fordi SKI lyttede til markedet, og genindførte princippet hvor leverandører på rammeaftalen, under styrede former, kan levere sin software og/eller timer via direkte tildeling.

Jeg har tidligere beskrevet SKI 02.19 SaaS-Cloud udbudsprocessen som varede over et år i alt.

Det kan du læse mere om her: Vi er endelig nået til en form for deadline for en af de allerstørste cloud-udbud herhjemme - og det har været dyrt for it-branchen

Men det slår SKI 02.18 med længder.

Snart to år siden
Rejsen begynder for snart to år siden, 15. august 2017, hvor SKI offentliggør udbuddet på SKI 02.18 som et begrænset udbud.

Man ville prækvalificere 80 tilbudsgivere til 60 pladser på rammeaftalen. Prækvalifikationen trækker, som det efterhånden er ved at være kotyme hos SKI, ud i forhold til den udmeldte tidsplan.

Men SKI får dog prækvalificeret 80 tilbudsgivere, og i januar 2018 er de 80 prækvalificerede tilbudsgivere klar til at besvare udbud med tilbudsfrist 14. februar 2018.

Alt går vel, og SKI skal så blot evaluere og tildele, og hvad sker så?

Tjah, 13. april 2018 annullerer SKI udbuddet, da kun 45 tilbud ud af de 80 prækvalificerede er konditionelle, og man derfor ikke kan opnå den fornødne konkurrence på rammeaftalen.

Med andre ord har cirka 120 tilbudsgivere brugt tid på at forsøge at blive prækvalificeret, hvilket i sig selv er forholdsvis tidskrævende, herefter har 80 tilbudsgivere brugt tid og penge på at besvare et udbud, som bliver annulleret.

Det må svare lidt til at løbe en maraton og så få at vide, når man er i mål, at der gik noget galt med ruten, så man er nødt til at løbe den samme maraton igen, blot med nogle få ruteændringer. Et maraton hvor deltagergebyret vel og mærke er ganske højt.

SKI udmelder, at man vil genudbyde aftalen med kun enkelte justeringer, så de tidligere tilbudsgivere kan genbruge mest muligt af det arbejde, de tidligere har lavet.

Det giver jo sådan set på papiret rigtig god mening.

I slutningen af maj 2018 er genudbuddet ude med ny prækvalifikation og hele molevitten.

Og ved første øjekast ligner det til forveksling også det tidligere materiale.

Det må vel således være en let sag for de tidligere prækvalificerede blot at støve deres tidligere besvarelser af og få afleveret deres prækvalifikation? Og selve tilbudsarbejdet efterfølgende bør jo også være det samme.

Det bør ikke kunne tage mange halve timer, skulle man mene.

Der tager vi fejl
Men lige netop der tager rigtigt mange fejl.

Man falder i den klassiske fælde, at fordi det ser næsten ens ud, så kan man blot genbruge sit tidligere materiale.

I forhold til prækvalifikationen hvor SKI udvælger på baggrund af bedste referencer, ændrede SKI marginalt på teksten, herunder hvad der ville vægte positivt i evalueringen.

Dermed ville man IKKE blot kunne aflevere akkurat den samme som tidligere og så tro, at man vil få den samme evalueringsscore.

Desuden er der også den lille twist, at alle har fået en feed-back fra SKI i forbindelse med prækvalifikationen. Det må derfor forventes. at kvaliteten i prækvalifikationsanmodningerne generelt set vil stige – barren bliver hævet så og sige.

Man er derfor mere eller mindre nødt til at gå til sagen igen, som om det var et nyt udbud.

Derefter kommer der de ”sædvanlige” forsinkelser i processen i forhold til officielle tidsplaner, men 26. oktober 2018 afleverer de prækvalificerede leverandører igen udbudsbesvarelse. - for en stor del af dem for anden gang.

Og ”allerede” efter en cirka syv måneders lang evalueringsproces får 60 af dem fredag 3. maj 2019 så den glædelige officielle meddelelse, at man er tildelt en plads på rammeaftalen, en og trekvart år efter den første udbudsannoncering.

Hvad kan vi så lære af processen?

Har vi nået målet?
Der har tidligere være kritik ude om at SKI aftaler tilgodeser de store leverandører.

Hvis man ser på de 60 tildelte leverandører, så er der faktisk en rigtig god fordeling af det, som man kan betegne som store leverandører, samt mindre, men yderst specialiserede, leverandører.

Så på trods af den absolut ikke kønne lange udbudsproces, så har SKI vel sådan set opnået, hvad de ville med aftalen: De store leverandører, der principielt kunne levere og videreudvikle et nyt Nemid på aftalen, og de mindre specialiserede virksomheder, som måske i virkeligheden kun er 10 mand, men til gengæld besidder absolut spidskompetence indenfor et givent domæne.

Er alt så rosenrødt nu? Nej, absolut ikke.

At næsten halvdelen af tilbudsgiverne åbenbart er så ”dumme”, at de ikke kan finde ud af at levere en konditionsmæssigt tilbud i første runde, må få SKI til at vende blikket indad, og se om det eventuelt kunne være fordi udbudsmaterialet har været for komplekst eller for svær at forstå.

Jeg har trawlet materialet igennem og fundet cirka 20 fejlmuligheder, der hver især isoleret set har kunnet gøre et tilbud ukonditionsmæssig. Så jo, det er komplekst, det er svært at forstå, fordi det er abstrakt, og der er stor risiko for at blive diskvalificeret på grund af fodfejl.

SKI bør også tænke alvorligt på at overholde sine udmeldte tidsplaner.

Tilbudsgiverne sætter sit eget beredskab op i forhold til SKI’s tidsplaner – og der bliver spildt millioner af kroner ude hos tilbudsgiverne ved i hele tiden at skulle ændre sin egen tilbudsorganisering og interne tidsplaner.

Og ”tendensen” med at aflyse udbud, for derefter at genudbyde igen med marginale ændringer, bør undgås i videst muligt omfang.

Det koster næsten ligeså meget for tilbudsgiverne at byde anden gang som første gang.

Kompleksiteten i udbud af denne her type er det nok sværere at gøre så meget ved – det vil alt andet lige altid være komplekst at lave en rammeaftale så bredt dækkende.

Men man kunne overveje at lade være med at lave så mange fejlkilder, der isoleret set kan diskvalificeret byderne.

Mange gode aspekter, men....
Med hensyn til den fremtidige anvendelse af aftalen i det offentlige er der mange gode aspekter.

Standard-softwaremoduler vil kunne indkøbes via direkte tildeling og udviklingsprojekter via miniudbud.

Prissætningen er forholdsvis gennemsigtig i så fald at man gennemskue, hvad der ligger i modulerne.

Desuden er der mulighed for addition af nye softwaremoduler under styrede processer, så aftalen kan vedblive at være ajour.

På negativ-siden er det stadig en forholdsvis kompleks aftale at arbejde med for den offentlige Kunde.

Og der er nogle paradigmer, som man skal indordne sig under.

Der, hvor SKI jo for alvor bliver relevant er, når anskaffelsen er over tærskelværdien for EU-udbud, og der må den enkelte kunde vurdere fra sag til sag, hvornår det bedst kan svare sig at lave sit eget EU-udbud eller at bruge SKI.


'Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.

Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?

Læs vores klumme-guidelines og send os noget tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.




Ytringer på debatten er afsenders eget ansvar - læs debatreglerne
Indlæser debat...


Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
JN Data A/S
Driver og udvikler it-systemer for finanssektoren.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Online seminar: Automatisering i dit datacenter – deltag og se hvordan!

Den der ikke automatiserer, repeterer hver gang. Med Ansible Tower får du dokumenteret og versioneret infrastrukturen, og du får mulighed for at lave udviklings- og testmiljøer. Se hvordan du gør i praksis.

04. juni 2020 | Læs mere


Digital HowTo: Customer engagement - sådan skaber succesfulde virksomheder en stærk kundeloyalitet

Der findes ikke mange virksomheder, der med succes er taget på rejsen mod den digitale transformation, der ikke har satset målrettet på at forstå deres kunder og udvikle forholdet til deres kunder med det mål at skabe den allerbedste kundeoplevelse. Med data kan man få en dyb forståelse for sine kunder og få indsigt i, hvordan de agerer, og hvordan de vil agere. Vi sætter fokus på nye forretningsmodeller der skaber loyale kunder.

09. juni 2020 | Læs mere


Digital HowTo: Awareness og god it-sikkerhedskultur

Sikkerheds-awareness er en af de allervigtigste ting at få styr på for alle it-sikkerhedsansvarlige. For uanset hvor godt vi sikrer vores perimetre med avancerede digitale forsvarsværker, er og bliver medarbejderne et svagt led og et oplagt mål for hackerne.

10. juni 2020 | Læs mere






Premium
Overblik: DXC Technology og Netcompany stormer frem som offentlig it-leverandør - Atea og Conscia taber terræn
Det offentlige Danmark bruger hvert år milliarder af kroner på it-indkøb. I løbet af 2019 tog DXC Technology og Netcompany store indhug i de offentlige it-budgetter - samtidig rykkede Atea og Conscia baglæns. Det viser nye tal fra Udbudsvagten.
Computerworld
Forsvarsministeren overvejer at give dansk politi lov til at blokere for websites uden dommerkendelse
Forsvarsminister Trine Bramsen (S) vil diskutere muligheden for at give politiet mulighed for at blokere for websites uden dommerkendelse.
CIO
Podcast: Pandoras CIO Peter Cabello afslører sine tre vigtigste mål for digitaliseringen
Podcast, The Digital Edge: Hør Pandoras CIO Peter Cabello Holmberg fortælle om, hvordan et af verdens største smykkefirmaer arbejder med innovation og digitalisering af et traditionel offline salg, og hvordan Pandora udnytter data til at skabe en bedre kundeoplevelse.
White paper
Få arkitekturen på plads uden omfattende specialtilpasninger eller kodefærdigheder
I dette whitepaper får du en indsigt i KMDs WorkZone informationsplatform til private og offentlige virksomheder. Med WorkZone kan du modellere din specialiserede forretningsunderstøttelse entitet for entitet, opgave for opgave, proces for proces, så informationsarkitekturen flugter meget præcist med krav og ønsker. Og fordi KMD WorkZone er baseret på standardkomponenter og bliver driftet af KMD, er der altid styr på sikkerhed, governance og compliance. Dette whitepaper beskriver, hvordan KMD WorkZone fungerer som navet i en samlet informationsarkitektur på tværs af systemlandskabet og de enkelte fagløsninger. KMD WorkZone til understøttelse af eksempelvis Case Management, Records Management, Content Management, Contract Lifecycle Management og en række andre datadiscipliner uden behov for omfattende analyse, modellering eller konfigurationsprojekter.