It-Akademiet: Den rustne danske økonomi får i disse tider virksomhederne til at se deres budgetter i sømmene. Hvor er der noget at hente?
Et af stederne er ifølge Rasmus Tharsgaard i virksomhedernes budgetter for telefoni.
Rasmus Tharsgaard rådgiver firmaer om deres telefonaftaler, og han vurderer, at der ofte er meget store besparelser at hente i eksisterende såvel som fremtidige aftaler.
Han giver her gode råd til, hvordan en virksomhed - uanset type - nedbringer udgifterne til telefoni.
Send telefonien i udbud
Først og fremmest skal en virksomhed altid sende en kommende telefonaftale i udbud, hvis den nuværende aftale udløber.
"Den første fejl er, at man bare genforhandler uden at kaste tingene i udbud. Man har med sikkerhed ikke rigtige priser, hvis man bare har genforhandlet sin aftale med teleudbyderen," siger Rasmus Tharsgaard, der ejer firmaet Tharsgaard Consulting.
Nøglen til en god aftale med en teleudbyder hedder konkurrence, påpeger han.
"Hvis man sender sin tele- og datakommunikation i udbud i stedet for blot at genforhandle sin eksisterende aftale, så skaber det en konkurrencesituation, hvor teleselskaberne prismæssigt går mere til stålet," siger han.
De mindre firmaer skal selv undersøge markedet
Det er dog ikke alle virksomheder, der kan få teleselskaberne ud af busken, hvor de laver et gennemarbejdet tilbud i forbindelse med et udbud. Størrelsen på virksomheden spiller ind.
"En virksomhed skal have mindst 50 medarbejdere, hvis teleselskaberne skal ind og bruge krudt på et udbud baseret på seriøst udbudsmateriale," siger han.
Det bør dog ikke afholde de mindre virksomheder for også at undersøge flere forskellige kontrakt-muligheder, inden blækket kommer på den endelige kontrakt.
"Et firma med færre end 50 ansatte kan sagtens gå ud og optimere dets driftsudgifter ved at lave en analyse af markedet," siger Rasmus Tharsgaard.
Juster aftalen med teleselskabet
Nogle firmaer vil måske slå ud med armene og sige, at de har bundet sig op på en tre-årig aftale, og derfor er der ikke noget at gøre. Det er dog forkert, fastslår Rasmus Tharsgaard.
"Man er ikke som sådan låst op på nogen specielle abonnementstyper eller løsningsmuligheder. Det vigtige for teleselskabet er, at man fastholder ens tele- og datakommunikation hos dem," forklarer han.
Virksomhederne har ganske vist forpligtet sig til en aftale med et bestemt teleselskab, men der er mulighed for at skrue aftalen lidt anderledes sammen, fremhæver Rasmus Tharsgaard.
Han finder tit nogle steder, hvor aftalen med held kan skrues anderledes sammen, når han gennemgår teleaftaler for sine klienter.
"De abonnementer, som virksomheden startede ud med, kan være totalt forældede året efter, fordi der er kommet nye abonnementer på hylden, og samtidig kan teleadfærden have ændret sig," fortæller han.
Undersøg tillægsabonnementer
Der kan ifølge ham være nogle tillægsabonnementer, som en virksomhed med stor fordel kan købe.
"TDC har eksempelvis rigtig mange forskellige tillægsabonnementer. Selskabet har blandt andet noget, der hedder Vodafone World Platin. Det vil sige, at du med det tillægsabonnement sparer meget på roaming, frem for hvis du ikke havde det," siger Rasmus Tharsgaard.
Sådan et roaming-abonnement kan være en stor fordel for en virksomhed med ansatte på farten i udlandet, men det er ikke sikkert, at firmaet var klar over, at det eksisterende.
"Abonnementet er ekstremt billigt og koster 20 kroner om måneden, og det tjener sig hurtigt ind, fordi der er så meget at spare på roaming for hvert minut," siger Rasmus Tharsgaard om Vodafone-tillægsabonnementet.
Det er ifølge Rasmus Tharsgaard meget vigtigt, at en virksomhed ikke læner sig tilbage, når kontrakten med teleudbyderen er faldet på plads. Der er behov for løbende at være opmærksom på, om der er kommet nye tilbud fra teleselskabet.
"Man låser sig fast til leverandøren i en periode, men man bør i min verden kontinuerligt én gang årligt undersøge, om man har den rigtige aftale med sin leverandør, eller om der er behov for at skræddersy det anderledes for at få en bedre bundlinje," råder han.
Det kan være en jungle
Han er dog samtidig bevidst om, at det kan være ekstremt svært at finde rundt i de mange abonnementer, som hvert teleselskab tilbyder.
"Tele er et kompliceret og meget tidskrævende område. Der er rigtig mange forskellige takster, opkaldsretninger og abonnementsformer. Det er en jungle at finde rundt i," siger Rasmus Tharsgaard
Det gør det ifølge ham heller ikke nemmere at danne sig et overblik, når teleselskaberne bruge forskellige navne for de samme abonnementer.
Gennemgå dine fakturaer
I arbejdet med at gennemgå virksomheders telefonregninger har Rasmus Thrarsgaard observeret, at der ofte sker en overfakturering fra teleselskabernes side.
"Det er simpelthen, fordi der er skal en manual proces til hos teleselskaberne for at implementere alle de abonnementstyper fra mobilnummer til mobilnummer, og så sker der manuelle fejl og forglemmelser i processen. Den smutter tit, når en kunde har 400 eller 5.000 numre hos et teleselskab," forklarer han.
Han erkender, at det er tungt arbejde at gennemgå alle fakturaer, men omvendt er der oftest noget at hente i den sidste ende, vurderer han.
"Der ligger rigtig mange tilgodehavender, der venter på danske erhvervsvirksomheder, hvis man går sine fakturaer igennem med tættekam og holder dem med op med kontrakter, man har indgået," siger han.
Med kontrakten i hånden er der ingen problemer
Ifølge Rasmus Thrarsgaard er der flere typer af fakturafejl, som virksomheden bør holde for øje, når regningerne gennemgås.
"Det kan både være, at man ikke har fået de rigtige rabatprocenter, som man har aftalt, men det kan i ligeså høj grad være, at man ikke har fået oprettet de abonnementer, som blev aftalt, og som har en direkte effekt på din bundlinje," siger han.
Han tilføjer, at der normalt ikke er nogen problemer, når en virksomhed over for et teleselskab kræver et tilgodehavende på grund af en fejltaksering.
"Det er heldigvis sådan, at man sort på hvidt kan påvise, at alle de her mobil- eller fastnetnumre ikke har fået den aftalte rabat i forhold til den kontrakt, der ligger lige ved siden af os her og nu," siger han.
Til gengæld kan det være svært at få udleveret detaljer om virksomhedens forbrugsmønster ned til mindste detalje, fremhæver Rasmus Tharsgaard.
"Teleselskaberne kan være lidt mere vanskelige, når man ønsker at få udleveret forbrugsdata for de enkelte kunder, fordi de ikke altid er lige glade for, at man får det konkrete overblik over, hvilket samarbejde man har, og hvordan tingene er implementeret," siger han.
Stil krav i kontrakten
Derfor råder han virksomheder til at få den slags med i kontrakten, når firmaet indgår en aftale med et teleselskab.
"I forhold til telelovgivningen har man krav på udspecificerede data, men det jeg vil anbefale er, at man i erhvervskontrakten indskriver, at man skal have udspecificerede forbrugsdata måneds- eller kvartalsvis, så man løbende kan se, hvordan udviklingen går," siger Rasmus Tharsgaard
Når teleselskaber ikke ønsker at udlevere forbrugsdata, er det absolut ikke fordi, at de ikke har dataene, tilføjer Rasmus Tharsgaard.
"Teleselskaberne har nogle fantastiske forbrugsrapporter, som de kan udlevere til kunderne, hvis de vil. Nogle af dem er mere detaljerede end andre, og i det her game handler det om at få dem så detaljeret som muligt, fordi der er så mange forskellige opkaldsretninger og takster," siger han.
Ryd op i dine aftaler
Der kan ske meget i en virksomhed. Afdelinger kan lukke, medarbejdere stoppe eller noget helt tredje. Det er bare ikke altid, at disse ændringer også bliver justeret til i forhold til de eksisterende teleaftaler, beretter Rasmus Tharsgaard.
"Der ligger store muligheder i at optimere driften, hvis virksomheden rydder op i abonnementerne," siger han og kommer med nogle eksempler:
"Det kan være, at firmaet betaler for abonnementer hos nogle medarbejdere, der er stoppet, eller det kan være, at virksomheden stadig betaler for en serviceaftale der bandt sig til et system, som siden hen er blevet udskiftet," uddyber han.
Rasmus Tharsgaard har en fortid med ni år hos TDC og et år hos Sonofon. Her var han i kontakt med erhvervskunderne, som han strikkede løsninger sammen til. Siden oktober sidste år har han været selvstændig.
