Læs også: Derfor er din it-afdeling langt mere end system-pedel.
Prislister gemt i skuffer, løse regneark og papirlapper var tidligere en del af sælgernes dagligdag i den store industrikoncern Gea Niro, der leverer produktionsanlæg til primært fødevareindustrien.
Det var en situation, der betød unødigt komplicerede og lange arbejdsgange, når sælgerne skulle udarbejde tilbud til kunderne.
I værste fald kunne det betyde forkerte informationer i tilbuddene, forklarer it-direktør Christian Bentzen, der er nomineret til titlen som Årets CIO 2010.
"Situationen var selvfølgelig ikke optimal, for det var ikke altid, at salgsmaterialet var opdateret, og det var ikke ens fra gang til gang. Man kunne risikere at få et andet svar, hvis man spurgte en anden sælger," siger Christian Bentzen.
Derfor bestod CIO'ens opgave ganske enkelt i at gennemføre en harmonisering af it-apparatet bag hele salgs- og tilbudsprocessen i firmaet.
Fire salgsafdelinger
Enhver, der har stiftet bekendtskab med it-systemer i store organisationer ved dog godt, at det er nemmere sagt end gjort.
Således også i Gea Niro.
"Niro er en gammel ingeniørvirksomhed med 75 år på bagen, og det har sat sig lidt i de processer, man har brugt gennem tiderne. Blandt andet havde vi fire forskellige salgsafdelinger, der udarbejdede tilbud på forskellig vis, selv om det stort set var det samme, de tilbød," husker Christian Bentzen.
Derfor satte han sig for - sammen med it-afdelingens øvrige 50 mand - at prøve at finde ud af, hvordan forretningens sælgere præcist bar sig ad.
"Det viste sig, at det ikke var så forskelligt endda, da vi sammen med sælgerne fik analyseret deres forskellige procedurer. Vi udarbejdede derfor et tilbudssystem, som gør, at alle nu arbejder på samme måde og på samme proces," siger han.
Hvor det før kunne tage både dage, uger og måneder at udarbejde de store tilbud, er processen nu strømlinet, så det kan klares på minutter, fortæller Christian Bentzen.
"Vi har fået struktureret processen, gjort den ensartet og samtidig gjort den hurtigere og mere nøjagtig," siger han.
Læs også: Derfor er din it-afdeling langt mere end system-pedel.
Sådan skaber du forståelse hos brugerne
Læs også: Derfor er din it-afdeling langt mere end system-pedel.
Selv om system-implementeringen er gået helt efter planen, erkender Christian Bentzen, at det nye it-system ikke gjorde det alene.
En stor del af fortjenesten skal i stedet findes i den forståelse, det er lykkedes at skabe hos brugerne.
"Vi har arbejdet meget tæt sammen med brugerne. De har nok brugt næsten ligeså mange timer på det her projekt, som vi har brugt," siger Christian Bentzen.
De mange timer er blevet brugt på at sikre, at it-afdelingen har leveret det, som brugerne gerne vil have.
"Derfor har vi hverken lavet for meget eller for lidt, og brugerne har hele tiden været klar over, hvad det var, de fik, så der ikke bare lige pludselig kunne dukke et nyt ikon op på deres skrivebord. Sådan noget går altid galt," siger Christian Bentzen.
"Brugerinddragelse fra begyndelsen er meget vigtig," slår han fast.
CIO skal vide alt om forretningen
Selv om projektet først blev endeligt implementeret sidst i 2009 står det allerede nu klart, at det store it-harmoniseringsprojekt har været en gevinst for forretningen - ikke mindst i en tid med finanskrise, fortæller Christian Bentzen.
"Vi kan mærke, at effektiviteten er øget på trods af færre medarbejdere," siger han.
I en tid, hvor overskrifterne jævnligt omtaler store, kuldsejlede it-projekter, der har overskredet både tidsramme og budget, mener Christian Bentzen selv at have svaret på, hvorfor hans projekt ikke løb af sporet i Gea Niro.
"Oftest nedsætter man en gruppe til at specificere, hvad sådan et nyt system skal kunne. Man henter ofte hjælp udefra, fordi man ikke rigtigt ved det selv. Så går der måske tre-fire år, og i mellemtiden har kravene ændret sig, og forståelsen af, hvad der skulle løses, har også ændret sig," siger han.
It-folk har som de eneste det totale overblik
For ikke at ende i samme situation holdt Christian Bentzen sig fortrinsvis inden for sin egen it-afdeling. Så var han nemlig sikker på, at samtlige ansatte vidste præcist, hvad opgaven bestod i.
"Det er vigtigt at give sine it-ansatte en fornemmelse af ikke bare at være it-systemfolk, men at være sparringspartnere til forretningen og brugerne. Jeg har gjort en del ud af at få dem til at forstå, hvordan brugerne arbejder og hvad forretningen har behov for," siger han.
Faktisk mener Christian Bentzen, at han og it-afdelingen som nogle af de eneste i virksomheden har totalt overblik over samtlige facetter af forretningen.
"En salgsafdeling ved, hvordan man udarbejder tilbud, en indkøbsafdeling ved, hvordan man køber ind, og en produktionsafdeling ved, hvordan man samler tingene rigtigt, men de eneste, der rent faktisk ved, hvad der foregår på tværs af hele forretningen, er os," siger han.
"Det gør, at vi er i stand til at se, hvor der er missing links eller ting, der kan gøres smartere," siger han.
Christian Bentzen forklarer, at indsigten i forretningen handler om noget så simpelt som at tage sine ansatte med på opstart, når de store produktionsanlæg til fødevareindustrien leveres.
Så er han sikker på, at hver eneste ansatte er med på, hvordan forretningen arbejder i praksis.
"Det betyder, at de ved nøjagtigt, hvordan forretningen kører deres projekter. Vi har en total forståelse af det," siger Christian Bentzen.
Læs også: Derfor er din it-afdeling langt mere end system-pedel.
