Prislister gemt i skuffer, løse regneark og papirlapper var tidligere en del af sælgernes dagligdag i den store industrikoncern Gea Niro, der leverer produktionsanlæg til primært fødevareindustrien.
Det var en situation, der betød unødigt komplicerede og lange arbejdsgange, når sælgerne skulle udarbejde tilbud til kunderne.
I værste fald kunne det betyde forkerte informationer i tilbuddene, forklarer it-direktør Christian Bentzen, der er nomineret til titlen som Årets CIO 2010.
"Situationen var selvfølgelig ikke optimal, for det var ikke altid, at salgsmaterialet var opdateret, og det var ikke ens fra gang til gang. Man kunne risikere at få et andet svar, hvis man spurgte en anden sælger," siger Christian Bentzen.
Derfor bestod CIO'ens opgave ganske enkelt i at gennemføre en harmonisering af it-apparatet bag hele salgs- og tilbudsprocessen i firmaet.
Fire salgsafdelinger
Enhver, der har stiftet bekendtskab med it-systemer i store organisationer ved dog godt, at det er nemmere sagt end gjort.
Således også i Gea Niro.
"Niro er en gammel ingeniørvirksomhed med 75 år på bagen, og det har sat sig lidt i de processer, man har brugt gennem tiderne. Blandt andet havde vi fire forskellige salgsafdelinger, der udarbejdede tilbud på forskellig vis, selv om det stort set var det samme, de tilbød," husker Christian Bentzen.
Derfor satte han sig for - sammen med it-afdelingens øvrige 50 mand - at prøve at finde ud af, hvordan forretningens sælgere præcist bar sig ad.
"Det viste sig, at det ikke var så forskelligt endda, da vi sammen med sælgerne fik analyseret deres forskellige procedurer. Vi udarbejdede derfor et tilbudssystem, som gør, at alle nu arbejder på samme måde og på samme proces," siger han.
Hvor det før kunne tage både dage, uger og måneder at udarbejde de store tilbud, er processen nu strømlinet, så det kan klares på minutter, fortæller Christian Bentzen.
"Vi har fået struktureret processen, gjort den ensartet og samtidig gjort den hurtigere og mere nøjagtig," siger han.
Læs også: Derfor er din it-afdeling langt mere end system-pedel.
Artiklen fortsætter på næste side...
