clausnilsson Mester
14. maj 2020 - 14:20 Der er 7 kommentarer

Valg af software til dokumenthåndtering

Jeg har 14 inspektører, der hver sender en rapport hver dag på mail. De fleste bruger Word, enkelte sender som pdf. Der er tit billeder med. Jeg forsøger at få dem til at forstå at de skal lægge billederne ind i word, så jeg ikke skal sidde og håndtere 5 filer i stedet for en hver dag fra hver. Deres IT-kompetencer er meget begrænsede.

Nå jeg har læst rapporterne lægger jeg dem i et mappehierarki på OneDrive - en mappe for hver inspektør. Billederne lægges samme sted hvis de ikke er indsat i rapporten, og det er noget rod, især fordi de ikke tænker i navngivning af filer, og jeg vil ikke sidde og navneændre dem manuelt.

Jeg har overvejet at gemme hver mail på OneDrive i stedet og bruge mailen som container uanset om det er bare er en rapport eller der er mange filer vedhæftet. Er der nogen ulemper ved det? Hvad hvis nogen, der senere skal kunne tilgå rapporterne, ikke har Outlook?

Er en database en løsning? Jeg har da rodet lidt med MySQL, er det en brugbar ide? MS Access har jeg også arbejdet meget med, men længere siden.

Jeg er meget stærkere i Excel, men Excel er vel ikke oplagt til dokumenthåndtering?

Er der en gratis eller meget billig oplagt online løsning?

Eller helt andre ideer til at håndtere dette? Min arkivering af rapporter og bilag skal gå hurtigt og være enkel, det er meget høj prioritet.

pft.
ole_madsen Ekspert
14. maj 2020 - 14:59 #1
Du vil sandsynligvis gemme mailen som EML fil - formatet er i dag standard for mails, og kan læses af stort set alle mailklienter, så det vil være et fint format at gemme i.

En "klodset" men let løsning ville måske være at gemme det hele i OneNote. Der kan du opbevare alle typer dokumenter side om side med tekst.
perwolf Seniormester
14. maj 2020 - 15:34 #2
Hvad med, at inspektørerne får en app på mobilen, hvor de kan indberette til dig? Der findes f.eks. denne måde: https://www.fastfieldforms.com/index.html
Her laver administratoren/du selv sin/din formular på nettet, og der er mulighed for at give brugerne mulighed for at tilknytte filer eller tage billeder direkte til en rapport.
Brugerne, inspektørene, skal installere appen, hvor de logger sig ind på din formular. De skal herefter blot udfylde formularen.

Dette sikrer, at alle informationer kommer ind ensartet, uden besvær for dig.

Jeg har selv prøvet via en lignende app (Kan ikke huske navnet), og det var faktisk ikke så svært at oprette en formular.
wjens Professor
14. maj 2020 - 15:59 #3
ZIP dagens filer pr. inspektør når de lander og gem dem i foldere under navn\måned\*.zip, så er der en fil pr. inspektør pr. dag. Filnavnet vil blive lidt tilfældigt, men inden for hver folder kan du sortere på dato, hvis det er nøglen ved søgninger.
Eller er det for simpelt?
clausnilsson Mester
15. maj 2020 - 12:11 #4
@ #1 EML er tilsyneladende ikke en mulighed i Outlook, kan kun vælge txt, oft, msg, htm(l) og mht. Hvordan gemmer man den i OneNote? Kan andre så tilgå data eller er det kun mig, der kan?

@ #2 det er slet ingen dum ide. Jeg laver allerede tidsregistrering på samme vis vha. www.jotform.com, så det vil jeg tænke grundigt over.

@ #3 slet ikke dumt heller, kan jo navngive dem med dato og inspektørens navn. Men det skal vist lige prøves lidt af, måske for bøvlet at skulle gemme alle filer et sted og dernæst zippe dem og måske flytte dem igen.
ole_madsen Ekspert
15. maj 2020 - 12:30 #5
Beklager - jeg skrev forkert. EML er det gamle Outlook Express format. Du skal bruge MSG - det kan læses af stort set alle mail klienter, bl.a. Mozilla Thunderbird.

OneNote - er et lille studie i sig selv. Du kan trække og slippe alle slags filer ind i en notes-side. Så vidt jeg ved kan man sågar sætte sin office til at videresende mails ud fra regler, så de havner direkte i OneNote.
Du skal oprette notesbogen på OneDrive - så kan du dele den, fuldstændigt som med et hvilket som helst andet program.
clausnilsson Mester
21. maj 2020 - 00:02 #6
Har prøvet OneNote af. Jeg fandt en MS artikel hvor jeg lærte at jeg skulle aktivere forbindelsen fra Outlook til OneNote først. Det har jeg gjort, men jeg får ingen ny knap i mails, så jeg kan ikke overføre til OneNote. Nogen ideer?

Jeg har desuden eksperimenteret lidt med Access. Selv efter mange års pause er det ret let at lave en database til formålet, men der er to ulemper, som jeg ser/forstår det:
1) Billeder vises fint i en formular (attachment) men worddokumenter vises kun som ikon. Lidt træls men måske acceptabelt.
2) Jeg synes jeg læser på nettet at Access ikke er så god til at håndtere store datamængder, og jeg tror sagtens jeg kommer op i retning af en GB pr. uge. Ift. Onedrive er det jo egentlig ikke noget problem, men måske ift. Access?
ole_madsen Ekspert
21. maj 2020 - 10:04 #7
Det er et onenote addin der skal køre i outlook - jeg har ikke lige nogen outlook ved hånden at teste af med, men start med at tjekke i Filer->indstillinger->addins

Nederst er en knap, hvor man kan vælge forskellige typer plugins/addins - vælg en af gangen og klik "go" (måske "gå" på dansk - jeg sidder ved en engelsksproget).

Find OneNote addinet og se om det er aktiveret/hakket af...

Findes det ikke, er det ikke blevet aktiveret/installeret ordentligt i Outlook fra OneNote
Ny bruger Nybegynder

Din løsning...

Tilladte BB-code-tags: [b]fed[/b] [i]kursiv[/i] [u]understreget[/u] Web- og emailadresser omdannes automatisk til links

Opret Preview

Log ind eller opret profil

Hov!

For at kunne deltage på Computerworld Eksperten skal du være logget ind.

Det er heldigvis nemt at oprette en bruger: Det tager to minutter og du kan vælge at bruge enten e-mail, Facebook eller Google som login.

Du kan også logge ind via nedenstående tjenester





Premium
"Jeg vil selv bestemme, om jeg skal ansætte fem bestemte medarbejdere, eller om mine medarbejdere skal løbe nøgne rundt om bygningen for at nå målsætningerne"
"Jeg vil selv bestemme, om jeg skal ansætte fem bestemte medarbejdere, eller om mine medarbejdere skal løbe nøgen rundt om bygningen for at nå målsætningerne."
Computerworld
Trump kræver pludselig ‘en masse penge’ for at godkende Microsofts køb af TikTok
Præsident Donald Trump siger, at USA skal have ‘en masse penge’, hvis Microsoft skal have grønt lys til at købe kinesiske TikTok. Kina truer med at svare igen.
Job & Karriere
Regner din ferie væk? Brug tiden på at søge en af disse otte stillinger, der er ledige netop nu
Det sjasker ned over hele Danmark. Du kan bruge de våde sommerdage på at søge et af disse otte job, der er ledige lige nu.
White paper
Mobility - her er de aktuelle udfordringer
Hvad med sikkerheden? Mobility-bølgen fejer igennem danske virksomheder, og der er masser af muligheder og faldgruber. Sikkerheden halter, men det kan der gøres noget ved. Produceret af Computerworld.dk i oktober 2014.