Valg af software til dokumenthåndtering

Jeg har 14 inspektører, der hver sender en rapport hver dag på mail. De fleste bruger Word, enkelte sender som pdf. Der er tit billeder med. Jeg forsøger at få dem til at forstå at de skal lægge billederne ind i word, så jeg ikke skal sidde og håndtere 5 filer i stedet for en hver dag fra hver. Deres IT-kompetencer er meget begrænsede.

Nå jeg har læst rapporterne lægger jeg dem i et mappehierarki på OneDrive - en mappe for hver inspektør. Billederne lægges samme sted hvis de ikke er indsat i rapporten, og det er noget rod, især fordi de ikke tænker i navngivning af filer, og jeg vil ikke sidde og navneændre dem manuelt.

Jeg har overvejet at gemme hver mail på OneDrive i stedet og bruge mailen som container uanset om det er bare er en rapport eller der er mange filer vedhæftet. Er der nogen ulemper ved det? Hvad hvis nogen, der senere skal kunne tilgå rapporterne, ikke har Outlook?

Er en database en løsning? Jeg har da rodet lidt med MySQL, er det en brugbar ide? MS Access har jeg også arbejdet meget med, men længere siden.

Jeg er meget stærkere i Excel, men Excel er vel ikke oplagt til dokumenthåndtering?

Er der en gratis eller meget billig oplagt online løsning?

Eller helt andre ideer til at håndtere dette? Min arkivering af rapporter og bilag skal gå hurtigt og være enkel, det er meget høj prioritet.

pft.