Artikel top billede

Sådan gør overvågning dig mere effektiv

Business Center er ikke meget for skjult overvågning af medarbejdere, men må konstatere, at frivillig overvågning giver forbløffende mening. Læs her hvorfor.

Har du svært ved at fokusere hundrede procent på dine daglige arbejdsopgaver? Bliver du distraheret af sociale netværk som Facebook og Twitter?

Består dit arbejde af megen læsning og søgning af information på nettet, med risiko for at din arbejdslæsning langsomt glider over i en mere fritids/fornøjelsesorienteret læsning?

Ovevågning i stedet for selvrapportering

Business Center har tidligere skrevet om forskellige it-værktøjer, der kan hjælpe dig til at registrere, hvad du bruger din arbejdstid på. De har alle haft et element af selvrapportering, hvilket kan føre til ringe datakvalitet.

Eksempelvis skal du selv starte og stoppe tiden, når du går i gang med en given opgave ved hjælp af det ellers fremragende program Task Coach. Bliver du afbrudt af et telefonopkald, en insisterende IM-besked eller en hastemail, er det ikke altid, at du får afbrudt tiden. Tro mig, selv om det ikke burde være svært, så er det undertegnedes erfaring, at det bare ikke sker altid.

De mange tidsregistreringsværktøjer kræver også, at du opretter et projekt eller en opgave, hvor du kan registrere din tid. Det betyder, at du nogle gange ikke har en opgave eller et projekt at registrere din tid på. Igen lyder det ikke som noget, der burde volde besvær, men hvis du har en massse ad-hoc-opgaver, er det et problem. 

Hvad med at bruge din computer til at registrere alle dine aktiviteter i stedet for - helt automatisk?

Det kan være ting som: Hvor lang tid du har brugt på at skrive et dokument i Word, skrive mails, fakturere via et online-system, læse Facebook-opdateringer fra venner, tjekke dit profesionelle netværk på LinkedIn og læse nyheder - både arbejdsrelevante og fornøjelseslæsning.

Hvis du samtidigt kan få computeren til at registrere tiden som uproduktiv eller produktiv, er der meget værdifuld feedback, du kan få efter en arbejdsdag, når du kigger computerens registreringer igennem.

Får ovenstående dig til at tænke i Big Brother-baner og arbejdsgivere, der minutiøst holder øje med, hvad de ansatte foretager sig, så forstår denne skribent dig godt. Skjult overvågning af ansatte er ikke noget, som Business Center vil agitere for.

Men hvis en frivillig registrering af dine aktiviteter giver dig mulighed for at forbedre dine arbejdsrutiner, bør du ikke automatisk skyde ideen ned.

Så læs venligst videre.

Bliv mere effektiv ved at se, hvad du bruger tiden på

RescueTime har valgt at udvikle et værktøj, der ikke lægger skjul på, at værktøjet holder øje med, hvad du laver. Men registreringen sker for din egen skyld. Det er i hvert fald tanken med produktet, bedyrer RescueTime.

Det skal give dig aha-oplevelser som:"Tænk, brugte jeg virkelig 45 minutter på at være på Facebook?" og få dig til at fokusere mere på at være produktiv. 

Når du installerer RescueTime, bliver du bedt om at kategorisere forksellige aktiviteter som produktive eller uproduktive. Umiddelbart virker "Business", "News and Opinions" som nogle meget brede kategorier, men det giver mening, når du begynder at bruge RescueTime.

De brede kategorier er nemlig opdelt i underkategorier. Eksempelvis er "Business" opdelt i 9 underkategorier som "Accounting", "Sales", "Administration", "General", "project Management" osv.

Når du går på nettet, bliver de forskellige websites kategoriseret i en af kategorierne, ligesom programmer, du anvender på din computer, vil blive kategoriseret i en af kategorierne.

Programmer og websites kategoriseres automatisk

Her anvender RescueTime crowdsourcing. RescueTime anvender de kategorier, som andre brugere har tildelt forskellige websites og programmer. Hvis du er uenig med den kategori, som et website eller program automatisk tildeles, har du mulighed for let og enkelt at ændre kategorien.

Styrken ved RescueTime er, at du meget hurtigt kan komme i gang. Når du har installeret RescueTime, skal du egentlig blot begynde at arbejde. Når der er gået en lille times tid, kan du gå ind og se, hvad du har brugt din tid på. Her kan du så også begynde at finjustere RescueTime.

Konklusion: Fremragende og afhængighedsskabende 
Det er lidt af en øjenåbner at se tallene for ens tidsforbrug sort på hvidt.

Samtidigt fungerer det rigtig godt for denne skribent, at jeg kan se på RescueTimes aktivitetsoversigt, hvad jeg har brugt min tid på. Det gør, at jeg hurtigt kan fordele den forbrugte tid på de projekter, jeg har kørende. Det fungerer bedre for mig end løbende at oprette små opgaver og tage tid i løbet af dagen.
 
Var det ikke Kierkegaard, der sagde, at livet leves forlæns, og forstås baglæns? I så fald er RescueTime et meget kierkegaardsk program

Du arbejder dig gennem dagens opgaver, og du kan løbende springe rundt mellem opgaverne, afhængig af hvem du kan få fat på, og hvad der fungerer bedst for dig. Når dagen er ovre, kan du skue baglæns og se, hvad du reelt brugte tiden på.

Eneste ulempe ved RescueTime er, at det kun er i Pro-udgaven, at man kan se, hvilke dokumenter i Open Office man har arbejdet på, og hvor lang tid der er brugt per dokument.

Pro-udgaven får man gratis i 14 dage, når man downloader den gratis version af RescueTime, men jeg er allerede afhængig af den facilitet. Så om 14 dage må jeg nok punge ud med de 6 dollars om måneden, som Pro-versionen koster.

Også selv om man ikke kan se, hvilke mails i Thunderbird man har arbejdet med. Der registreres kun den samlede tid, man har anvendt Thunderbird.




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
IT Relation A/S
Outsourcing, hosting, decentral drift, servicedesk, konsulentydelser, salg og udleje af handelsvarer, udvikling af software.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Hjemmearbejdets påvirkning på trivsel, helbred og arbejdsmiljø

Fremtidens arbejdsplads er hybrid, det er der ingen tvivl om. Men hvad fører det egentlig med sig? Og hvordan omstiller du og din arbejdsplads sig til det? Det kan du blive klogere på, på denne digitale konference.

02. februar 2022 | Læs mere


GDPR - persondatabeskyttelse i praksis

Håndteringen af persondata og GDPR er for længst blevet hverdag hos de danske organisationer, men derfor er det til stadighed vigtigt og altafgørende, at den løbende overholdelse af GDPR er på plads. Vær med og hør, hvordan du ved hjælp af processuelle greb, værktøjer og systemer kan sikre dette.

08. februar 2022 | Læs mere


Analytics, BI og data science: Data-behandling i realtid

Datadrevne løsninger er godt på vej til at vinde indpas i næsten alle industrier - og med god grund. For der er store muligheder i at kunne forstå, fortolke og reagere lynhurtigt på de store datamængder, som alle organisationer genererer. På dette seminar kan du høre om nogle af de bedste eksempler inden for praktisk anvendelse af avanceret data-analyse, hvordan du kommer i gang, og hvordan du kan høste udbytte.

22. februar 2022 | Læs mere






CIO
Sådan tager top-CIO Pernille Geneser livtag med 40 år gamle it-systemer i Stark Group med 10.000 medarbejdere