Du får sikkert mange mails fra kunder og forretningsforbindelser i løbet af en dag.
Og hvis du skal svare på dem alle, kan det lægge beslag på en betragtelig del af din arbejdstid.
Men takket være Gmail-funktionen "standardsvar" kan du oprette en række mailskabeloner, som besvarer nogle af de mest gængse kundespørgsmål.
Du kan endda indstille Gmail til at afsende skabelonerne som automatisk svar, når du modtager kundehenvendelser på mail. Og det bedste af det hele er, at Gmail kan sende forskellige svar, alt efter hvad henvendelserne handler om, eller hvem de er fra.
Eksempelvis kan du lave et standardsvar til kundehenvendelser, som du modtager via hjemmesiden, og et andet standardsvar, der automatisk ryger af sted, når du modtager en mail fra svigermor.
Læs herunder, hvordan du gør det.
1. Slå Standardsvar til
Du slår Standardsvar-funktionen til ved vælge tandhjulet i højre hjørne af din Gmail, og herefter klikker du på mail-indstillinger og vælger fanebladet "labs".
Her skal du scrolle ned og finde den labs-funktion, der hedder "Standardsvar" eller "Canned messages", hvis du bruger Gmail på engelsk.
2. Forfat dit standardsvar
Der er nu dukket en mulighed op, der hedder "Standardsvar," som er placeret som et link under din mails emnelinje.
For at forfatte et Standardsvar opretter du blot en tom mailbesked og skriver en passende mail, der kan bruges som standardsvar.
Når du har gjort det, gemmer du den ved at klikke på "Standardsvar", vælge punktet "nye standardsvar" og herefter give dit svar et dækkende navn.
Når du i fremtiden skal svare på en mail, kan du blot nøjes med at klikke på "Standardsvar" og vælge en af dine gemte skabeloner.
Men du behøver slet ikke at indsætte dit standardsvar manuelt, du kan også få Gmail til at sende dine standardmails som et automatisk svar.
Sådan bruger du dine standardmails som auto-svar
3. Sådan bruger du standardmails som automatiske svar
For at få Gmail til automatisk at svare med en af dine standardmails skal du oprette et filter. Og takket være Gmails mange filtreringsmuligheder behøver alle mails ikke få samme standardsvar.
Du opretter et filter ved at klikke på linket "opret et filter", der er placeret lige ved siden af knappet "søg på nettet", som du finder øverst på siden i Gmail.
Når du har gjort det, skal du indstille dit filter. Hvordan dit filter skal indstilles afhænger af, hvem der skal modtage dit automatsvar.
Lad os eksempelvis sige, at du vil have Gmail til automatisk at sende et standardsvar til alle, der skriver til dig via mailformularen på din hjemmeside.
Når du modtager mails via en mailformular, vil de typisk have det samme emnefelt, hvor af det fremgår, at det er henvendelse, der kommer fra din hjemmeside.
Her på PC World kunne emnefeltet eksempelvis være "Læserhenvendelse fra pcworld.dk".
Derfor kunne vi passende lave et filter, der gælder for alle mails med netop dette emnefelt.
Men du kan oprette lige så mange filtre, som du vil. Har du eksempelvis flere forskellige hjemmesider, kan du oprette filtre med andre standardsvar til mailformularen på disse sider.
Eksempelvis kunne vi lave et andet filter, der gælder for "læserhenvendelser fra computerworld.dk", og som henviser til et andet standardsvar.
Du kan naturligvis også oprette filtre ud fra helt andre kriterier. Eksempelvis kan du lave et filter, der bliver aktiveret, hvis du modtager mails, hvor der indgår et særligt ord i - eller måske et filter, der sender et særligt standardsvar af sted, når du modtager en mail fra svigermor.
Når du har indstillet dit filter, klikker du på knappen næste trin. I det næste trin skal du blot sætte flueben i feltet "Send standardsvar" og herefter vælge det standardsvar, som du ønsker at anvende.
Afslut med "opret filter".
