Artikel top billede

Foto: Jens Møller Nielsen.

Sådan laver du smarte automat-svar i Gmail

Med Gmail kan du lave mailskabeloner og bruge dem som automatiske svar. Se hvordan du laver et særligt auto-svar, der kun gælder for svigermor.

Du får sikkert mange mails fra kunder og forretningsforbindelser i løbet af en dag.

Og hvis du skal svare på dem alle, kan det lægge beslag på en betragtelig del af din arbejdstid.

Men takket være Gmail-funktionen "standardsvar" kan du oprette en række mailskabeloner, som besvarer nogle af de mest gængse kundespørgsmål.

Du kan endda indstille Gmail til at afsende skabelonerne som automatisk svar, når du modtager kundehenvendelser på mail. Og det bedste af det hele er, at Gmail kan sende forskellige svar, alt efter hvad henvendelserne handler om, eller hvem de er fra.

Eksempelvis kan du lave et standardsvar til kundehenvendelser, som du modtager via hjemmesiden, og et andet standardsvar, der automatisk ryger af sted, når du modtager en mail fra svigermor.

Læs herunder, hvordan du gør det.

1. Slå Standardsvar til

Du slår Standardsvar-funktionen til ved vælge tandhjulet i højre hjørne af din Gmail, og herefter klikker du på mail-indstillinger og vælger fanebladet "labs".

Her skal du scrolle ned og finde den labs-funktion, der hedder "Standardsvar" eller "Canned messages", hvis du bruger Gmail på engelsk.

2. Forfat dit standardsvar

Der er nu dukket en mulighed op, der hedder "Standardsvar," som er placeret som et link under din mails emnelinje.

For at forfatte et Standardsvar opretter du blot en tom mailbesked og skriver en passende mail, der kan bruges som standardsvar. 

Når du har gjort det, gemmer du den ved at klikke på "Standardsvar", vælge punktet "nye standardsvar" og herefter give dit svar et dækkende navn.

Når du i fremtiden skal svare på en mail, kan du blot nøjes med at klikke på "Standardsvar" og vælge en af dine gemte skabeloner. 

Men du behøver slet ikke at indsætte dit standardsvar manuelt, du kan også få Gmail til at sende dine standardmails som et automatisk svar.

Sådan bruger du dine standardmails som auto-svar

3. Sådan bruger du standardmails som automatiske svar

For at få Gmail til automatisk at svare med en af dine standardmails skal du oprette et filter. Og takket være Gmails mange filtreringsmuligheder behøver alle mails ikke få samme standardsvar. 

Du opretter et filter ved at klikke på linket "opret et filter", der er placeret lige ved siden af knappet "søg på nettet", som du finder øverst på siden i Gmail.

Når du har gjort det, skal du indstille dit filter. Hvordan dit filter skal indstilles afhænger af, hvem der skal modtage dit automatsvar. 

Lad os eksempelvis sige, at du vil have Gmail til automatisk at sende et standardsvar til alle, der skriver til dig via mailformularen på din hjemmeside. 

Når du modtager mails via en mailformular, vil de typisk have det samme emnefelt, hvor af det fremgår, at det er henvendelse, der kommer fra din hjemmeside.

Her på PC World kunne emnefeltet eksempelvis være "Læserhenvendelse fra pcworld.dk".

Derfor kunne vi passende lave et filter, der gælder for alle mails med netop dette emnefelt.

Men du kan oprette lige så mange filtre, som du vil. Har du eksempelvis flere forskellige hjemmesider, kan du oprette filtre med andre standardsvar til mailformularen på disse sider. 

Eksempelvis kunne vi lave et andet filter, der gælder for "læserhenvendelser fra computerworld.dk", og som henviser til et andet standardsvar. 

Du kan naturligvis også oprette filtre ud fra helt andre kriterier. Eksempelvis kan du lave et filter, der bliver aktiveret, hvis du modtager mails, hvor der indgår et særligt ord i - eller måske et filter, der sender et særligt standardsvar af sted, når du modtager en mail fra svigermor. 

Når du har indstillet dit filter, klikker du på knappen næste trin. I det næste trin skal du blot sætte flueben i feltet "Send standardsvar" og herefter vælge det standardsvar, som du ønsker at anvende.

Afslut med "opret filter".




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Alfapeople Nordic A/S
Rådgivning, implementering, udvikling og support af software og it-løsninger indenfor CRM og ERP.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Can AI bring value to your business?

You will learn how AI has been successfully used to enhance an existing business where artificial intelligence is deployed to work complementary to natural intelligence in a complex data process. And you will be presented with a business case where AI provides the possibilities of creating a completely new business platform, that would not otherwise have been possible.

08. december 2021 | Læs mere


Sådan styrker du din forsyningskæde gennem digitalisering

I dette webinar bygger CGI's eksperter bro mellem de overordnede, strategiske aspekter af den digitale værdikæde og mere konkret de nye muligheder, Intelligent Order Management til Microsoft Dynamics 365 FO byder på.

09. december 2021 | Læs mere


AI - bliv klogere på de kloge algoritmer

Kunstig intelligens, machine learning og algoritmer er i fuld gang med at forandre måden, hvorpå vi arbejder og driver virksomhed. Der er imidlertid mange teknologiske, forretningsmæssige, strategiske, ledelsesmæssige og organisatoriske overvejelser, der er helt nødvendige, hvis man skal have succes med kunstig intelligens. Hør blandt andet om, hvordan du kommer godt igang med AI og machine learning

14. december 2021 | Læs mere