Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.
Denne klumme bidrager med forståelse af en markedsdialog, der er en del af den strategiske og teknologiske anskaffelsesmodel, som jeg har udviklet. Modellen beskrives i en række klummer i denne uge her på CW.
Der er to formål med markedsdialogen.
Dels handler det om at finde de kvalificerede leverandører på markedet og deres tekniske- og økonomiske formåen (evner), erfaringer med lignende projekter, prisfastsættelse (økonomiske fordelagtige priser og rabatter), kvalitet, kvantitet, tilgængelighed etc.
Dels handler det om at kunne sikre et godt match mellem din virksomheds behov og de tilgængelige it-løsninger, nye trends og relevante teknologier på markedet.
Markedsdialogen skal gennemføres systematisk, skriftligt og individuelt, så den kan bidrage med at finde de kvalificerede leverandører på markedet og deres tekniske evner, erfaringer med lignende projekter, prisfastsættelse (økonomiske fordelagtige priser og rabatter), kvalitet, kvantitet, tilgængelighed etc.
Markedsdialogen kan endvidere sikre den rigtige anskaffelses- og kontraktsstrategi, som kan sikre en værdiskabende kontrakt. En værdiskabende kontrakt gør det muligt at opnå forretningsværdi på lang sigt og den kan forbygge dyre og konfliktfulde tvister og retssager
Inden en virksomhed eller en organisation (herefter virksomheden) starter en it-løsningsanskaffelsesproces, anbefales det, at virksomheden gennemfører en markedsdialog, eftersom markedsdialogen kan bidrage til at sikre et godt match mellem virksomhedens behov og de tilgængelige it-løsninger, nye trends og relevante teknologier på markedet.
Start med det
Markedsdialogen skal gennemføres i starten af anskaffelsesprocessen. Markedsdialogen bidrager således til:
- at afklare og finde de kvalificerede leverandører på markedet,
- at vælge tekniske relevante løsninger,
- at parterne ikke lover noget, som de ikke kan levere via at formulere og stille relevante, åbne og problemløsende spørgsmål som fx ”hvordan,” ”hvorfor,” ”hvorfor ikke,” ”hvad,” eller ”hvem,”, idet spørgsmål der indledes med fx ”er,” ”er det ikke,” ”kan,” ”kan det ikke,” nemt kan besvares med ja og nej;
- at kunne planlægge sourcing- og udbudsstrategi, at udforme udbudsmaterialet, herunder fx tekniske specifikationer, tidsfrister, prismodeller inklusive fastprisprojekter og Time and Materials (T/M) projekter,
- at vælge den rigtige udbudsform, herunder udbuds-og kontraktsstrategi,
- at vælge en værdiskabende kontrakt, som gør det muligt at opnå forretningsværdi på lang sigt, når kontrakten er implementeret; værdiskabende kontrakt kommer ikke fra kontraktunderskift, men fra en bæredygtig kontrakt, som også adresser implementering allerede ved markedsdialog;
- at give tidsmæssig luft til selve sourcing-og udbudsprocessen, hvilket understøtter ligebehandling af tilbudsgiverne og fremmer gennemsigtigheden – åbenhed og dialog med markedet.
Gennemfør markedsdialogen skriftligt og individuelt
Markedsdialogen skal gennemføres individuelt for at sikre fortroligheden af oplysninger, herunder:
- tekniske hemmeligheder,
- forretningshemmeligheder,
- kommercielle hemmeligheder, som tilbudsgiverne afgiver under dialogmøderne.
- ligebehandling af tilbudsgiverne og fremme gennemsigtigheden – åbenhed,
- dokumentationskrav og dialog med markedet.
Rådgiverinhabilitet
Hvis kunden vælger at søge rådgivning hos kun én leverandør, så skal kunden være opmærksom på, at denne leverandør ikke får en unfair konkurrencefordel gennem deres involvering i markedsdialog.
Én rådgiver udelukkes fra konkurrencen, hvis dennes deltagelse indebærer en konkurrencefordrejning, som ikke kan afhjælpes. Rådgiveren kan udelukkes, såfremt denne har udarbejdet kravene til de tekniske specifikationer eller udformet udbudsmaterialet på en måde, der passer til rådgiveren og derfor udgør en unfair konkurrence fordel for rådgiveren.
En eventuel konkurrencefordel, såfremt den eksisterende rådgiver har opnået en sådan, kan afhjælpes ved:
- at give længere frister og en høj grad af åbenhed om markedsdialogen og dens resultater;
- at sørge for at alle relevante oplysninger indgår i udbudsmaterialet, som den nuværende rådgiver er i besiddelse af om anskaffelsen. Udvælgelsen af leverandører dermed kan ske på et sagligt grundlag.
Tjekliste
Ved udarbejdelse af markedsdialog er det en god idé at kontrollere om følgende forhold er opfyldt:
- Gennemfør markedsdialog for at identificere relevante tekniske løsninger og kvalificerede leverandører på markedet, for at sikre markedskonform anskaffelse og effektive konkurrence, for at sikre den rigtige anskaffelses- og kontraktsstrategi, for at sikre værdiskabende kontrakt, som gør det muligt at opnå forretningsværdi på lang sigt.
- Indled markedsdialog med ét relevant og kvalificeret team, bestående eksperter, forretningsejere, brugere og superbrugere af it-systemet og kvalificerede rådgivere, som skal rådgive, facilitere og gennemføre markedsdialogen. Teamet skal tilbyde at samle ansvaret for den juridiske, strategiske, tekniske, forretningsmæssige, sikkerhedsmæssige og kommercielle rådgivning og kvalitetssikring i ét projektteam, som sørger for løsning af alle aspekter af markedsdialogen og derved kan teamet komplementære hinanden.
- Undgå rådgiverinhabilitet ved at give længere frister for at udligne evt. konkurrencefordelen, og ved at alle relevante oplysninger inkluderes udbudsmaterialet – dermed udvælges leverandørerne på sagligt grundlag.
- Formuler dine spørgsmål åbne og problemløsende med: ”hvordan,” ”hvorfor,” ”hvorfor ikke,” ”hvad,” eller ”hvem,” så leverandørerne har svært ved at kun svare ja/nej, således at man kan opnå relevante, kvalificerede og informerede besvarelser.
- Markedsdialogen skal gennemføres individuelt og skriftligt for at sikre fortroligheden af oplysninger, ligebehandling og åbenhed og endeligt dokumentationskrav.
Det konkluderes, at markedsdialogen skal gennemføres skriftligt og individuelt i starten af anskaffelsesprocessen. Markedsdialogen bidrager til afklaring af at finde kvalificerede leverandører, og hvilke og hvordan it-ydelser/produkter kan leverandørerne tilbyde, og om der er nye it-løsninger, trends, teknologier, der er særlige interessante i forhold til it-anskaffelsen.
Endvidere bidrager markedsdialogen til at skabe opmærksomhed om it-anskaffelsen, at man afstemmer egne krav og forventninger med markedstandarder, og at kunne planlægge sourcing- og udbudsstrategi, at udforme udbudsmaterialet, herunder for eksempel tekniske specifikationer, tidsfrister, prismodeller inklusive fastprisprojekter og Time and Materials (T/M) projekter.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.
