Mange små og mellemstore virksomheder har ikke styr på deres it-indkøb, og det koster dem penge - mange penge.
Jens Brøndberg er indkøbsekspert og medstifter af rådgivningsfirmaet Mutonic. Firmaet lever at af at rådgive små og mellemstore virksomheder om, hvordan de kan spare penge på deres indkøb indenfor en bred vifte af varegrupper.
"Min erfaring siger mig, at en virksomhed typisk kan spare mellem 15 og 30 procent på sine it-indkøb," siger Jens Brøndberg, der tidligere i ni år har arbejdet som indkøbschef hos DSB.
Han har også sin egen blog på Mutonics hjemmeside, hvor han skriver om sine holdninger til, hvordan en virksomhed kan købe mere effektivt ind.
I nogle tilfælde kan besparelsen endda blive endnu større, og især blandt mindre og mellemstore virksomheder er besparelsespotentialet stort, siger han.
"Mange har overhovedet ikke dyrket denne her disciplin. Der sidder typisk en ganske udmærket it-medarbejder, der har travlt med den daglige drift, men som bare ikke har fokus på det her område."
"Han er jo en it-nørd med nogle specialiserede it-kompetencer, hvor indkøb ikke er det, han fokuserer mest på, så potentialet er stort hos rigtig mange små og mellemstore virksomheder," siger Jens Brøndberg.
Her giver han 10 gode råd om, hvad du skal have tænkt igennem, allerede før du sender din bestilling afsted til din it-leverandør.
1. Hav styr på standarderne
Selvom dine kolleger helst vil have noget andet, er det en god ide at have en overordnet standard for teknologi, systemer, platforme, hardware og software.
På den måde kan du slippe for ubehagelige overraskelser, når det viser sig, at dyrt indkøbte varer eller ydelser ikke kan fungere sammen med resten af dit it-setup.
Jens Brøndberg nævner et eksempel fra hans tidligere arbejdsgiver DSB, som havde købt et stort antal nye mobiltelefoner. Der var bare et problem.
"Der blev købt flere tusind styk af en god billig folkevognsmodel, som vi måtte smide i skraldespanden, fordi man inden man gik på indkøb lige havde glemt at undersøge, om telefonen understøttede det bagvedliggende telesystem og mailserver, der blev benyttet. Meget banalt, men dyrt fordi man ikke havde en ordentlig beskrevet intern standard."
2. Følg med i teknologiudviklingen
I teknologiens verden kan ting, du køber i dag fås billigere eller måske ligefrem gratis i morgen. Eller omvendt: En ældre model kan måske løse opgaven lige så godt som det nyeste nye.
"Der kan spares rigtige mange penge på nogle felter. Indenfor teleområdet er det for eksempel en fordel at køre med korte kontrakter, fordi udviklingen går så hurtigt. Jeg har set eksempler på, at årlige udbud kan give besparelser på op til 40-50 procent," siger Jens Brøndberg.
3. Få din egen indkøbspolitik
Få nedskrevet en en-sides it-indkøbspolitik til kollegaerne og sørg for, at al it bliver købt og administreret af it-afdelingen (især hvis der ikke er en indkøbsafdeling), og sørg for at kommunikere det ud til resten af virksomheden.
Det gør det også nemmere at opnå større samlet volumen i dine indkøb. Det giver et godt udgangspunkt, når du skal forhandle pris med din leverandør.
"Hvis man ikke holder fast i, at indkøb foregår gennem it-afdelingen, risikerer man, at der et eller andet sted i organisationen bliver købt noget, hvor platform eller hardware ikke spiller sammen med hinanden."
"Det kan give problemer både med, at det bliver dyrt at administrere eller med at være i strid med virksomhedens it-sikkerhed," siger Jens Brøndberg.
4. Skab overblik over leverandører
Hold styr på dine leverandører, sørg for at de, der køber ind, ved hos hvem og hvordan de skal købe ind. Ellers ender man med at handle hos engangsleverandører i stedet for der, hvor man i forvejen har rabataftaler.
"Så er det jo spildt arbejde, at man har lavet en aftale, hvis man så ikke konsekvent bruger den leverandør. Selv i meget små virksomheder har mange mistet overblikket over hvilke leverandører, man handler med. Bare administrationen af det koster ekstra mange penge."
"En faktura på 600 kroner kan nemt komme til at koste flere tusind kroner i intern administration, fordi det tager tid at oprette det i bogføringssystemet med kreditoroplysninger, bankoplysninger og så videre," siger Jens Brønberg, som nævner et eksempel på en erhvervsskole med 150 ansatte, som havde 8.000 leverandører og størstedelen var engangsleverandører.
5. Overblik over indkøb
For at kunne optimere sine indkøb skal man have overblik over, hvad man rent faktisk køber.
"Nogle gang minder virkeligheden lidt om 'Luksusfælden'. Mange indkøb af licenser og software ligger skjult rundt om i afdelingerne, mens der er meget skarpere fokus og synlighed på hardware og tilbehør."
"For nylig talte jeg med en it-chef for en stor dansk virksomhed. Han mente, at han købte software for omkring 150-200.000 kroner årligt. Efter at han er begyndt bruge vores indkøbssystem, har virksomheden på tre-fire måneder lagt ordrer ind for omkring to millioner kroner."
6. Drop de hellige køer
Gode og tætte relationer til en leverandør har mange fordele. Akutte problemer bliver løst hurtigere. Leveringstiden på reservedele kan kortes ned, når man kan få en sælger til at trykke på de rigtige knapper. Men tit er det gode forhold til en leverandør lig med større udgifter, mener Jens Brøndberg.
"Valget af en dyrere leverandør skal ske med åbne øjne, så det står klart, hvad man betaler for den gode service. Ofte støder man som indkøbsansvarlig ind i det argument, at netop denne leverandør er den eneste, der kan levere eller har viden om et bestemt produkt."
"Det er en helt naturlig modstand, og nogle gange er det også rigtigt. Men den kan jo også hænge sammen med, at kollegaen har en frygt for, at det giver ham merarbejde med en ny leverandør eller i værste fald, at leverandøren er god til at smøre lidt med julegaver og lidt rødvin. Men skal man hente gevinster, må man også udfordre de hellige køer. Der ligger mange penge i det."
7. Udnyt volumen
Jo større ordrer, jo bedre chancer for at få en god rabataftale. Så få et overblik over, hvor meget der købes ind hos en leverandør, og om man skal samle flere indkøb hos den leverandør.
"Du skal tale med dine kolleger om, hvilke behov de har for indkøb og investeringer. Så kan du proaktivt gå til leverandøren og få en bedre aftale. Når planlægningen skal være på plads, kan du få volumen og på den måde spare penge," siger Jens Brøndberg.
8. Få et lager af kritiske komponenter
Et system, der går ned, eller en pc, der går i stykker, kan give en masse spildtid for kolleger, der ikke kan passe deres opgaver i en eller flere dage. Så få et lille lager af de vigtigste komponenter. Det giver også glade og tilfredse kolleger. Men husk at opveje udgiften i forhold til de serviceaftaler, du eventuelt har med en leverandør
"Indkøbere er normalt ikke glade for at have et lager. Men når det gælder it, er jeg ikke enig. Hvis dit it ikke virker, så er din medarbejder totalt uproduktiv. Det er alt lige fra en mobiltelefon, en pc, der ikke virker, eller et helt system, der bryder ned. Så gør dig de overvejelser, og sørg for at have det mest nødvendig på lager," siger Jens Brøndberg.
9. Brug et indkøbssystem
"Vores erfaring i Mutonic er, at selv helt små virksomheder på helt ned til 10 ansatte kan få god gavn af at bruge et indkøbssystem, som du kan få helt ned til 3-400 kroner om måneden. Der er nogle værktøjer, som er tilgængelige for helt almindelige virksomheder, som gør det nemt at få overblik over leverandører, kontrakter, daglige småindkøb, sammenligne tilbud og ikke mindst planlægning."
10. Lyt til dine kolleger
God dialog med dine it-brugere gør det både nemmere og mere behageligt at arbejde med styring af indkøb.
"Der er ikke noget værre end en it-afdeling, der er et rent diktatur. Det har man som medarbejder ikke lyst til at samarbejde med. Det skaber modstand."
"Så tal med dine kolleger og fortæl åbent om, hvordan du ser på verden. Ellers er fristelsen for stor til at lave sine egne indkøb uden om vedtagne procedurer," slutter Jens Brøndberg.
