Spammails er svære at komme til livs. Her snakker jeg ikke om nyhedsbreve, e-mails fra udlandet om billige og effektive potensmidler, slagtilbud på dvd’er fra ugenkendelige virksomheder og kædemails.
Heller ikke om den tilfældige invitation til LinkedIn fra en person, man aldrig har hørt om, men som tilfældigvis har arbejdet i samme virksomhed på et eller andet tidspunkt. Og som stræber efter at få 500+ 'kontaktpersoner' i sit kartotek.
Jeg snakker derimod om ubrugelige, uforståelige og uinspirerende chefmails, som ryger ned i medarbejderens sorte indbakke-hul og videre til ‘stakken’ for senere behandling.
Ligesom med papkasser, man smider op på loftet. De og indholdet findes næppe nogensinde frem igen.
Lad os bare kalde det topspam.
Pingpong-kultur
Cheferne forstår ingenting. De er jo supergode kommunikatører – for det skal de være for at overleve som boss i en åben pingpong-virksomhedskultur.
Tænk blot på den sidste præsentation, ledelsen bankede af. Den forløb højst sandsynligt glimrende og medarbejderne var ellevilde – eller i hvert fald mere vågne end sovende.
I en ansigt til ansigter-præsentation betyder tekst, farve og billeder på slides, whiteboards med videre få procent, mens det verbale og talerens udstråling betyder næsten alt. Og det kan de, cheferne. Tale sin og virksomhedens sag.
Sløseri giver disrespekt
I en mail derimod betyder teksten alt. Udstråling ingenting.
Stavefejl, manglende emneoverskrifter, (dårlige) jokes, monster-lange mails med ingen pointer og sløseri generelt er den direkte vej til disrepekt blandt medarbejderne.
Og drop nu den der med 'på vegne af'. Ingen gider læse en mail fra bossen, hvis den ikke er skrevet af ham selv. Sjælen skal være med. Omhu, stilsikkerhed og viljen til at kommunikere tekstuelt er vejen til medarbejdernes hjerter.
Men hvordan kommer vi topspam til livs? Vi sender jo ikke C’erne på email-kursus, gør vi? De ryger muligvis på et eller andet kommunikationskursus sammen med ligesindede, men lur mig, om ikke de undlader at sidde og terpe skriveteknik.
De vil hellere sludre strategi og vækstmål. Du kan så til gengæld roligt tage sagen i egen hånd. Løsningen er simpel.
Vær selv en rollemodel
Vær en rollemodel for din chef og kollegaer. Sørg for at samtlige mails, du sender til venner, kollegaer og chefer, opfylder kravene om at være korte, præcise, velformulerede, relevante og interessante.
Og husk nu at læse den igennem, før du sender den af sted. Et råd så ældgammelt, at vi alle har glemt det og derfor ikke gør det.
Fremover opbyg mailen (og alt andet du skriver) ud fra en top-down tilgang.
Først den indiskutable situation, alle kan nikke til. "Der fokuseres på og postes spandevis af penge i spambekæmpelse i alle virksomheder."
Dernæst naturligt videre til udfordringen, som skal løses. "Udfordringen er, at spamfiltrene ikke fanger ubrugelige, uduelige og uinspirerende mails fra ledelsen."
Trumfen
Det fører os hen til det uundgåelige spørgsmål. "Hvad kan vi gøre for at forbedre kvaliteten i mails fra ledelsen, så de læses og forstås af medarbejderne og ikke opfattes som spam?"
Til sidst leverer du selv svaret eller svarene, "Vær en rollemodel. Skriv smart. Hver gang". Svaret på udfordringen smider du også op i emneoverskriften i mailen for at sætte trumf på dit budskab.
Husk kun én kan bekæmpe topspam i din virksomhed – og det er dig.
Kristian Fischer er managementkonsulent
i PA Consulting Group.
Computerworlds klummer er ikke nødvendigvis udtryk for Computerworlds holdninger, men er alene udtryk for skribentens holdninger.
