Hvis det banker på døren, vender man sig automatisk rundt, selv om det ikke fysisk sker i samme rum.
Så realistisk er Ciscos nye videokonference-produkt, TelePresence, ifølge teknologichef Tom Søderholm, Danske Bank, der netop har investeret i Ciscos virtuelle møderum.
"Vores forventning er, at vi kommer til at spare rigtig meget rejsetid og reducere vores rejsebudget betragteligt. TelePresence er en ledelsesbeslutning. Det betyder, at ledelsen har klare forventninger om, at så mange internationale og regionale møder som overhovedet muligt holdes som virtuelle møder fremover," siger han.
For topledelsen
I begyndelsen er det primært bankens topledelse, der skal bruge konferencesystemet.
Det vil sige Executiv-komiteen, der består af 15 medlemmer, herunder den ordførende direktør Peter Straarup samt andre direktører for forskellige grene af koncernen.
Derudover har Danske Bank også et shared service center med afdelinger i de enkelte lande.
De to organer holder møder henholdsvis en gang i kvartalet og hver fjortende dag.
"Men derudover er en række af direktørerne i Danmark med i bestyrelserne i de enkelte banker, og de holder jo bilaterale møder. De kan jo også få gavn og glæde af at benytte TelePresence," fortæller Tom Søderholm.
Højner effektiviteten
Tom Søderholm husker husker også, da banken skulle konvertere National Irish Banks data til Danske Banks systemer.
Her rejste han nemlig 42 gange over en otte måneders periode til Belfast i Nordirland. En tur, der tog hele to dage hver gang for fire til fem timers møde, som i stedet kunne være klaret over video.
Tom Søderholm mener dog også, at brugen af TelePresence ikke bare vil medføre færre rejser.
"I de perioder, man er væk fra sin organisation, kan man ikke drive organisationen lige så effektivt, som når man er fysisk tilstede. Det vil helt klart højne effektiviteten," siger han.
"Men med TelePresence man vi nu holde møder og træffe beslutninger uden at gå glip af nærværet. Det er vigtigt, når der skal træffes beslutninger, hvor folk ikke altid er lige enige," understreger Tom Søderholm.
Managing partner hos Gartner Group Danmark ser også store fordele i konferenceteknologier som denne.
"Denne type teknologi vil ændre om ikke mødekulturen, så vil det i hvert fald ændre holdningen til, hvornår en ting er vigtig nok til, at man kan holde et møde. Barrieren, altså omkostninger i tid og penge, bliver jo væsentlig sænket. Man vil holde flere, men kortere møder med mennesker, som sidder længere væk, end man ellers ville have gjort," siger Henrik Zangenberg, der peger på, at det også handler om processer.
Processer vigtige
Det ligger fint i tråd med holdningen hos Danske Bank.
"I Danske Bank kalder vi unified communications for Knowledge & Collaboration, fordi det for os er et spørgsmål om vidensdeling og samarbejde. Det vil sige, at der skal være processer, der understøtter implementeringen af it," siger Tom Søderholm.
Danske Bank har samtidig fået TelePresence til at indgå i bankens kalendersystem, så det er muligt at booke møder.
Når et møde er booket, starter systemet samtidig selv op, så medarbejderne undgår at skulle rode med det tekniske.
"Alle møder i Executiv-komiteen og på shared service center-niveau afholdes med en fast frekvens på faste tidspunkter. De bliver derfor lagt ind som faste bookinger. Men derudover vil der være frit slag om de tider, der til overs, så vi kan få så høj en udnyttelsesprocent som muligt," siger Tom Søderholm.
Kundeinddragelse
Henrik Zangenberg fra Gartner peger derudover på, at det i fremtiden også vil kunne bruges i forhold til bankens kunder
Det er der dog foreløbig ikke planer om i Danske Bank.
"Men det er klart værd at overveje. For eksempel hvis en kunde i Århus skal have møde med den centrale kreditafdeling i København, ville det da være naturligt at holde mødet virtuelt for at spare rejsetid. Det vil jo betyde, at vi meget hurtigere kan holde møder og træffe beslutninger," siger Tom Søderholm.
Investering tjent hjem på to år
Henrik Zangenberg er ikke i tvivl om, at "gevinsten i forhold til investeringen vil være mange gange større".
Inden Danske Bank besluttede sig for at investere millioner af kroner på Cisco TelePresence, regnede man da også på, om investeringen kunne betale sig.
"Det viste sig, at vi ville få en business case, der kunne forrente sig på lige over to år. Det, mente vi, var en rigtig god investering," siger Tom Søderholm fra Danske Bank.
Banken bestilte derfor 13 studier, der skal fordeles på ni lande.
I Danmark installeres fem møderum på forskellige lokationer, mens der i Irland, Nordirland, Norge, Sverige, Finland, Estland, Letland og Litauen hver installeres et enkelt.
Prisen for de første to studier er tæt på fem millioner kroner, mens de efterfølgende studier gradvist bliver billigere.
De første studier skulle gerne stå klar inden påske, når finske Sampo Bank skal have konverteret bankens data til Danske Banks systemer.
"Eneste ulempe ved at bruge TelePresence, i forbindelse med konverteringen af Sampo Banks data, er, at i Finland går man gerne i sauna, når man har underskrevet en aftale eller er færdig med en opgave. Men så må vi jo tage derover bare for det," siger Tom Søderholm.
