Det finske justitsministerium har sat gang i en migration til open source-pakken OpenOffice.org. Og der kunne der spares penge på. Med udgangspunkt i en rapport fra ministeriet selv, gik man i gang med at undersøge hvilke kontorsoftwarepakker, der kunne komme på tale. Rapporten anbefalede også specifikt at undersøge det XML-baserede filformat OpenDocumentFormat (ODF).
I 2005 stod det finske justitsministerium for at skulle opdatere deres systemer. Indtil da havde ministeriet kørt en blandet landhandel af software. 7.200 Lotus SmartSuite-licenser, 2.900 Microsoft Office-licenser, med færre end 300 WordPerfect 5.1 spredt udover ministeriets 10.000 ansattes maskiner.
Og der var flere problemer: I løbet af årene var der blevet udviklet filtre og macroer, så dokumenter fra en afdeling af administrationen kunne bruges andre steder.
For eksempel brugte fængselsvæsenet Word og Excel til at lave papirkopier af dokumenter, der reelt var lagret gennem SmartSuites WordPro i en DB2-database.
Dette skulle samtidig kunne fungere med resten af statens IT-systemer, som færdiggjorde dokumenter til brug i tinget og i EU. Disse dokumenter var i Word og Excels binære filformater.
Til sidst stod justitsministeriet med tre muligheder. En Lotus-løsning, en Microsoft-løsning og en OpenOffice-løsning.
Lotus-løsningen var den, der ville kræve mindst arbejde. Den ville ikke kræve meget i form af dokumentation, brugeroplæring eller dokumentkonversion. Den var også billig. Men en sådan løsning var ikke særlig attraktiv i lyset af, at udviklingen på SmartSuite var stoppet et par år tidligere. Det kunne lede til inkompatibilitet i dokumenterne på længere sigt.
Office-løsningen var alternativet til dette. At bruge markedslederen indenfor kontorsoftware en en løsning, der højst sandsynligt ikke ville skabe problemer med kompatibilitet i dokumenterne. Her ville de migrere alle maskiner til Windows XP med Office-pakken ovenpå.
OpenOffice-løsningen var også en blandet landhandel. Alle SmartSuite-maskiner skulle installeres med OpenOffice, samt halvdelen af Microsoft Office-maskinerne. Her forudså teknikerne de største omkostninger i forbindelse med træning og konvertering af dokumenter.
Til gengæld ville der være en stor besparelse at hente på licenserne, som i dette tilfælde er gratis.
Derudover bruger OpenOffice også et åbent XML-baseret format, som anbefalet af EU's agentur for interoperabilitet. Evalueringer af ODF, blandt andet fra Danmark, havde vist, at der kun var små kompatibilitetsproblemer i konverteringen mellem Microsofts binære formater og ODF.
Justitsministeriet iværksatte i starten af 2006 et pilotprojekt med OpenOffice blandt 250 brugere. Det var så stor en succes, at omkostningerne på 4.2 millioner euro, som de troede en OpenOffice-løsning ville koste, blev halveret. Det var grundet, at efteruddannelsen til brug af OpenOffice var en mindre byrde end først antaget.
Faktisk havde de oprindeligt antaget at skulle bruge support udefra, både til installationerne men også til brugerne, når maskinerne var klar med ny software.
Dette viste sig at være en fejlantagelse, som formindskede omkostningerne ved skift til OpenOffice væk. Det viste sig at brugerne selv kunne installere programmet, og at brugen også gik lige til. Derfor har ministeriet også rundhåndet delt ud af cd'er med OpenOffice på, så deres medarbejdere
Derudover vakte OpenOffice Portable begejstring. Det gør det muligt at tage OpenOffice med på en USB-nøgle eller lignende. Så kan det nemlig også bruges på de 1.500 maskiner, der fik en Microsoft Office-pakke.
Justitsministeriet kunne nemlig ikke migrere fuldstændigt til OpenOffice, fordi at der var behov for at lave dokumenter i Microsofts formater til parlamentet og EU.
Rapporten om omstillingen til OpenOffice bemærker også, at der faktisk knap har været negative erfaringer med skiftet. De gode erfaringer med OpenOffice fra pilotprojektet har gentaget sig i større skala. Dog anbefaler finnerne, at man træner folk i huset til at håndtere de mest almindelige supportopgaver.
Dokumentkonverteringen, som også herhjemme har været nævnt som en væsentlig udgift, kunne klares let: Både Lotus' og Microsofts binære formater kan læses af OpenOffice, så udgifterne har været minimale. Specielt også fordi at OpenOffice har en massekonverteringsfunktion, så det har været muligt at omskrive større lagre af Office-dokumenter med et par enkelte museklik.
Finnerne har rullet OpenOffice ud lidt efter lidt, i stedet for at foretage en samlet opdatering. Det var muligt for dem, at flytte omkring 50 procent af brugerne til OpenOffice på engang, mens resten lige så stille blev stillet om i løbet af 2007.
