Sideletters, der modificerer vilkårene i en indgået kontrakt, kan i visse situationer være helt i orden. Det mener Claes Jensen, administrerende direktør i Oracle-huset Consit. Han har både en fortid som Oracle-ansat og som revisor, men understreger, at han ikke udtaler sig om den konkrete situation i Oracle Danmark, kun om sideletters i itbranchen generelt. I Oracle Danmark er en salgschef blevet fyret - angiveligt i forbindelse med sideletters - og samtlige sælgere er bedt om at skrive under på, at de ikke kender til sideletters.
»Sideletters kan for eksempel være OK, hvis en direktør i kundevirksomheden tager forbehold for bestyrelsens godkendelse ved indgåelse af en kontrakt. Af forskellige årsager ønsker man måske ikke at have det forbehold stående i selve kontrakten, men i et sideletter. Hvis der er åbenhed om det og regnskabsafdelingen er bekendt med alle detaljer, burde denne brug af sideletters være helt i orden,« siger Claes Jensen.
Problemet med sideletters er ifølge Consit-direktøren primært et indtægtsførings-problem
»Sideletters kan eksempelvis anvendes til at give kunden mulighed for at stoppe projektet efter kontraktens indgåelse. Måske viser en grundig foranalyse, at det aftalte projekt af en eller anden grund alligevel ikke er sagen. Forbehold kan ofte ikke skrives ind i standard licensaftaler, men et sideletter kan give kunden mulighed for at træde ud af hovedkontrakten hvis bestemte betingelser er opfyldt. Problemet opstår, hvis indtægterne fra kontrakten bliver bogført, og kontrakten sidenhen opsiges. Man må jo ikke indtægtsføre noget med mindre det er sikkert,« siger han.
»Jeg kan da godt forestille mig, at der er firmaer, der indtægtsfører kontrakter selvom der er udtrædelsesklausuler, men det er bestemt ikke god regnskabsskik at bogføre pengene på et licenssalg før salget er endeligt. Men reglerne er måske lidt tågede,« siger den forhenværende revisor og Oracle-medarbejder.
Også hos andre store Oracle-partnere har man en pragmatisk holdning til brugen af sideletters, viser en uformel CRN-rundspørge.
Mens amerikanske selskaber i kølvandet på Enron-skandalen er blevet bundet af strenge regler for hvad der kan bogføres som indtægt, er dansk-ejede selskaber lidt mere fritstillede.
Sideletters, der tager forbehold for bestyrelsens godkendelse, går ikke ifølge de amerikanske regnskabsregler, men er ret almindelige i Danmark. Ifølge Consit-direktøren er det praksis herhjemme, at den administrerende direktør tegner virksomheden og kan underskrive kontrakter.
Selvom det sker med forbehold for bestyrelsens godkendelse er det næsten utænkeligt, at bestyrelsen efterfølgende skulle sige nej til direktørens beslutninger.
»Forbehold for bestyrelsens godkendelse bruges ofte i dagens Danmark. Det er ganske praktisk, da bestyrelser typisk kun mødes hver 3. måned. Forbeholdet kan både stå i selve kontrakten og i sideletters.«
Hvorfor have forbeholdet for bestyrelsens godkendelse i et sideletter og ikke i hovedkontrakten?
»Fordi der kan gå flere måneder før bestyrelsen kan samles og man derfor må vente med at få kontrakten skrevet under. Med et sideletter kan den skrives under med det samme,« siger Claes Jensen.
Han gør opmærksom på, at findes flere afarter af de famøse sidebreve.
»En tredje anvendelse af sideletters går på, at man aftaler en ydelse senere. Kunden skriver under nu, og når systemet en gang er implementeret vil han modtage markedsføringsstøtte eller en særlig rabat på sine næste køb. Salgsargumentet kan være, at han får en rabat på 40 procent næste gang han køber noget, hvis han i det aktuelle salg skriver under her og nu - (typisk lige inden årsafslutningen). Et konkret eksempel kan være, at jo flere konsulenttimer en kunde køber, jo større rabat optjener han. Den rabat bliver til en kreditnota som på et senere tidspunkt skal indkalkuleres i regnskabet. Disse sideletters er lidt mere fordækte, for husker man at hensætte til den rabat, der er blevet lovet ved kundens næste køb?« spørger Claes Jensen.
»Sideletters er et regnskabsmæssigt problem. Det er jo sælgeren, der har ansvaret for at lave aftalerne med kunderne. Og sideletters er først et problem, hvis sælgeren "glemmer" at orientere regnskabsafdelingen om at de findes,« slutter han.
