Der går alt for meget tid med at læse og svare på emails.
Alt for ofte giver snabel-a anledning til information overload, og alt for ofte ender det i noget nær kaos, når vedhæftede filer sendes rundt i huset og redigeres i forskellige versioner på kryds og tværs.
Konsekvensen er blandt andet, at vi - ifølge en McKinsey-rapport - i gennemsnit bruger 28 procent af arbejdstiden på emails.
Eksperter har peget på, at der eksempelvis er et markant problem med at filtrere spam og anden støj bort, så medarbejderne kan fokusere på den vigtige kommunikation med høj prioritet, ligesom der går alt for meget tid med cc-mails, der i virkeligheden ofte er ret overflødige.
Der er til gengæld også mange fordele ved emailen - eksempelvis at det er en kommunikations-standard, der anvendes i hele verden og på tværs af platforme.
Kombinationen af fordele og ulemper er forklaringen på, at vi i øjeblikket oplever, at både Google, Microsoft og IBM forsøger at genopfinde emailen, ikke aflive den.
De designer fremtidens email-løsninger, fordi emailen har en fremtid. Løsningerne skal bare være mere tidssvarende og mindske det unødige tidsspilde.
Verse er IBM's nye mail-løsning
Computerworld beskrev i sidste uge IBM's Verse, der er Big Blues forsøg på at designe en email-løsning, der skal fjerne fokus fra indbakken og lette presset i brugernes arbejdsdag.
Verse skal kunne lade dig håndtere helt op til 85 procent af de emails, der havner i din indbakke - uden at du skal ind i indbakken. Det skal det via det dashboard, der er det centrale omdrejningspunkt i Verse.
"Tanken er, at man, når man logger sig på systemet om morgenen, i stedet for at komme til komme til indbakken, har et dashboard. Det fortæller, hvilke arbejdsopgaver og møder, man har, hvilke interaktioner der er med de vigtigste personer i netværket," har IBM forklaret.
Mens IBM som mail-leverandør har oplevet noget af en nedtur de seneste 10 år, så har selskabet i form af supercomputeren Watson, der leverer kunstig intelligens, måske den magiske ingrediens, der kan gøre Verse til noget særligt og give IBM et comeback i kampen mod Microsoft?
"Opgaven er at gøre systemet så brugervenligt, at processen ikke er tung. Og så ser vi i allerhøjeste grad for os, at Watson får en opgave i Verse, og Watson har evnen til at forudsige vigtigheden af dine arbejdsopgaver og sandsynligheden for at du burde acceptere en arbejdsopgave," forklarer IBM om visionerne for Verse, der rammer markedet i marts 2015.
Herunder kan du se en demo af Verse:
Microsofts Clutter og opgøret med vedhæftede filer
Microsoft er i forhold til virksomhederne den store dreng i email-klassen.
Outlook er for mange næsten identisk med det at sende og modtage emails, og med Office 365 har Microsoft i de seneste år haft en storsællert i den helt tunge kaliber - virksomhederne er simpelthen vilde med at køre mail-løsningen via Microsofts cloud.
Men Microsoft forsøger også at modernisere måden, vi håndterer emails på.
Det sker blandt andet i form af Clutter, som vi tidligere har omtalt her.
Clutter, der er en del af Office 365, handler grundlæggende om at fjerne unødigt støj og rod fra indbakken, så man kan fokusere på det, der rent faktisk betyder noget.
Microsofts system lærer af dine tidligere handlinger, så det kan flytte mindre relevante mails til en Clutter-mappe.
"Clutter-oplevelsen er personlig for hver hvert enkelt individ og afspejler en email-oplevelse, der tilpasser sig efter dine handlinger og præferencer, uden at du behøver at gøre noget," forklarer Microsoft blandt andet.
Selskabet har for nylig også kastet sig ud i et opgør med det rod, der kan opstå, når vi vedhæfter filer til emails.
Det sker ved, at brugerne af Outlook Web App nu får mulighed for automatisk at uploade en fil fra computerens harddisk til OneDrive, når man vedhæfter den til en e-mail.
På den måde modtager man et link til filen i stedet for selve filen. Det gør det mindre problematisk, når mange skal redigere i den samme fil.
Se Microsofts beskrivelse af Clutter her:
Googles Gmail får helt nye funktioner
Sidst men ikke mindst er Google i øjeblikket også i gang med et større redesign af Gmail, selskabets meget populære mail-tjeneste.
Det sker med mail-interfacet Inbox
Også Googles initiativ bunder i et ønske om at skabe en mere intelligent og effektiv løsning, så Inbox skal blandt andet flette oplysninger og informationer fra forskellige kilder sammen i mail-boksen.
Google begynder også at arbejde meget mere med at gruppere mails, og det skal i det hele taget blive langt lettere at danne sig et hurtigt overblik over opgaver og aftaler direkte fra mailen.
Skriver du en mail til en kammerat om en mulig mountainbike-tur i weeekenden, kan systemet automatisk give dig forslag til spændende ruter i nærheden, lyder et eksempel fra Google.
Selskabet fremhæver også, at Inbox vil kunne identificere adresser, telefonnumre, indkøb, fly-afgange og andet i dine mails, så det på den måde bliver nemmere at supplere med ekstra oplysninger.
"Inbox tager udgangspunkt i det, vi har lært af Gmail, men starter helt forfra, som rummer meget mere end bare din e-mail. Inbox hjælper dig med at komme tilbage til det, der betyder noget for dig," lyder løftet fra Google blandt andet.
Se Googles Inbox her:
Mange alternative løsninger
Mens Google, Microsoft og IBM er de store spillere på email-markedet, er de langt fra de eneste, og særligt inden for de seneste par år har vi set flere forsøg på at genopfinde email-løsningen og hele vores måde at kommunikere på fra nye virksomheder på markedet.
Et eksempel er app'en Mailbox, der gør det lettere at holde styr på og rydde op i mail-dyngerne.
Samtidig er specielt mange af de yngre forbrugere begyndt at erstatte både email og sms med de mange chat-apps, der efterhånden findes på markedet - heriblandt apps som Viber, WhatsApp, Facebook Messenger, iMessage og Skype.
Selvom det ikke er en email i den forstand, at @ indgår, så er det tjenester, der til en vis grad tilbyder en lignende form for kommunikation, blot på de sociale mediers præmisser.
Tid til forandring?
Den første mail landede i en dansk indbakke i januar 1983. Det er nu mere end 30 år siden.
Alligevel er der ikke meget, der tyder på, at emailen er på vej til at uddø.
Til gengæld ændrer email-løshningerne karakter og får nye smarte funktioner, der kan sikre, at vi udnytter emailens mange fordele og samtidig minimerer de ulemper, den også har.
For det er tid til forandring. Spørgsmålet er så bare, hvilke forandringer der rent faktisk fører til, at vi bliver mere effektive med emailen, ikke mindre?
Fortæl gerne i debatten herunder, hvordan du ønsker at fremtidens mail-løsninger skal fungere.
