Af Jakob D. Lund, Alt om Data
Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.
Ifølge en undersøgelse fra analysevirksomheden IDC foretaget i efteråret 2013 overvejede næsten hver femte danske virksomhed at opgradere eller helt udskifte deres ERP-løsning i 2014. Undersøgelsen fortalte ikke noget om, hvorfor så relativt mange virksomheder var villige til at investere i en opgradering, men et forsigtigt gæt er todelt.
Dels handler det om, at mange virksomheder dengang som nu kører på bedagede systemer, der ikke har fulgt med udviklingen – og i visse tilfælde ligefrem udgør en sikkerhedsrisiko, fordi versionen ikke længere er supporteret af leverandøren. Og dels handler det om, at virksomhederne forventer at kunne høste produktivitets- og effektiviseringsgevinster ved løftet til en nyere platform med tilhørende nyere funktionalitet.
Bo Martinsen er administrerende direktør i rådgivningsvirksomheden Norriq. Ja, han har en naturlig økonomisk interesse i, at hans kunder vælger de nyeste systemversioner af leverandørernes software. Men det til trods holder han fast i, at der ligger en sund forretningsmæssig logik bagved systemopgraderingen af danske virksomheders ERP-løsning, fordi de ellers risikerer at blive hægtet af udviklingen på området.
“Nogle it-systemer har foretaget et decideret kvantespring de seneste år. Her tænker jeg navnlig på den indflydelse, cloud og mobilitet har haft på ERP. Hvis man i dag kører sin virksomhed på systemer, der ikke understøtter cloud og mobilitet, så vil jeg mene, at man har et meget seriøst problem. Man bliver simpelthen efterladt i forhold til resten af markedet,” siger Bo Martinsen og understreger, at usupporterede softwareversioner derudover udgør en betydelig it-sikkerhedsrisiko, fordi data kan blive kompromitteret og falde i de forkerte hænder.
Sludder og vrøvl
Bo Martinsen forklarer, at det typiske scenario er, at en virksomhed i sin tid har købt en it-løsning, og så har man – i takt med at behovene er blevet flere og flere – tilrettet it-løsningen løbende, indtil man en dag står med et egenudviklet monster, som koster dyrt i udviklingstimer, og som er vanskelig at løfte over på en nyere platform.
“Mange virksomheder kan godt se udfordringen, men finanskrisen har lært dem at sige: Det er der ikke noget at gøre ved, vi må klare os med det, vi har. Problemet med den tilgang er, at man hele tiden skyder opgraderingen frem foran sig, indtil den en dag bliver meget stor og meget dyr,” siger Bo Martinsen.
“It-branchen bærer bestemt også sin del af ansvaret. Der er for meget dårlig rådgivning i markedet. Der er mange, der har levet godt på at bilde virksomhederne ind, at de er så specielle, at de ikke kan køre på standardsoftware. At det skal være specialudviklet for at passe til dem og deres behov. Det er noget vrøvl. Langt, langt de fleste kan køre på standardsoftware. I stedet for at tilpasse sine it-løsninger til sine arbejdsprocesser, kan man med fordel tilpasse sine arbejdsprocesser til sine standardiserede it-løsninger.”
Integration er nøglen
Norriqs kongstanke er, at ERP-systemet ikke længere kun er er et økonomisystem, som det var engang. I dag er ERP-systemet at betragte som virksomhedens bankende hjerte. Cockpittet, hvor man kan overskue hele virksomhedens daglige operationer og løbende justere og tilpasse produktionen.
“Tidligere prøvede virksomhederne at understøtte de fleste arbejdsprocesser i ERP-systemet. Og de processer, som ikke fandtes som standard, udviklede man selv. I dag er nøglen at bruge de systemer, som passer bedst til processerne og derefter binde dem sammen. Den nye generation af ERP-systemer kan rigtig meget, men der er områder, hvor det giver bedre mening at anvende andre systemer. Hvis man følger den strategi, bliver det markant billigere at opgradere fremadrettet, fordi alt er baseret på standarder,” siger Bo Martinsen.
“Der har været en lang tradition blandt danske virksomheder for, at man selv har skulle opfinde sine it-løsninger. Men vores budskab er, at det bliver en ørkenvandring at anlægge den it-strategi for sin virksomhed. Mange har dygtige systemudviklere ansat i deres virksomhed. Men man er nok nødt til at indse, at ikke bare systemerne, men også systemudvikling er ved at blive en standardvare, man kan købe meget billigere i udlandet.”
It-ansvarlige fanget i et dilemma
I yderste konsekvens er logikken bag standardsystemer og standardudviklere i en fleksibel og prisvenlig cloud-verden en tikkende bombe under mange it-afdelinger i danske virksomheder. Hvis it-direktøren står i spidsen for de mange løbende it-tilretninger, og han har bygget et udviklerhold op omkring sig, der kan eksekvere tilretningerne, hvad skal vedkommende så lave, hvis systemet ikke længere kræver den samme vedligeholdelse? Hvad skal udviklerne lave? Og hvorfor er de overhovedet stadig ansat?
“Mange it-ansvarlige er fanget i et dilemma i dag. Hvis de skal rådgive ledelsen om, i hvilken retning it-indkøb og it-forbrug går, så saver de den gren over, de selv sidder på,” siger Bo Martinsen og peger selv på det selvmodsigende i, at it-afdelingen skal forestille at være ledelsens primære sparringspartner på it-beslutninger.
“Det er derfor, it-strategi i dag ikke skal være en ren it-beslutning; det skal være en holistisk forretningsbeslutning.”
Hvis man skulle følge den logik, må det også pege på, at der er ved at vokse en ny it-rolle op i virksomhederne?
“Helt rigtigt. Morgendagens it-ressource skal først og fremmest have forstand på it-arkitektur. Vedkommende skal kende de fleste systemer på markedet, og hvordan de kan spille sammen med hinanden. Hos os har vi godt nok udviklere ansat i de enkelte produktlinjer, men de arbejder udelukkende med at binde de forskellige produkter sammen. Ikke på isoleret udvikling i sig selv. Det er integration, der giver virksomheder værdi,” siger Bo Martinsen.
Levetidsforlængelse er ok
Herbert Nathan er partner i konsulentvirksomheden HerbertNathan & Co, der rådgiver inden for ERP-området. Han bekræfter, at der er mange virksomheder i dag, som i stedet for at følge de systemopdateringer, der ligger inden for rammerne af et standardsystem, løbende selv har tilrettet systemet til deres virksomheds behov. Det begyndte som en god idé, men er endt med at blive et ufrivilligt strategisk valg.
“Ideen med et standardsystem er, at man betaler et årligt beløb for hele tiden at ryge med på den seneste systemopgradering. Men hvis man har en løsning med mange egenudviklede tilpasninger, så bliver det sværere og sværere og dyrere og dyrere at flytte tilretningerne med over på et nyt system. Derfor er der mange virksomheder i dag, der hopper én eller flere opgraderinger over,” siger Herbert Nathan.
“Det kan ramme dem i nakken på et tidspunkt, fordi systemet hurtigt bliver forældet og måske ikke kan understøtte virksomhedens arbejdsprocesser. Det kan være, at virksomheden eksempelvis er gået ind i et nyt marked og har brug for noget funktionalitet i deres ERP-løsning, som de kun kan få i en nyere systemversion. Når først forretningen bliver begrænset i sin udvikling på grund af it, bliver det problematisk.”
Men betyder det, at man altid skal opdatere til den nyeste version af et system?
“Nej, ikke nødvendigvis. For en opgradering til en ny version kan koste mange millioner i licenser og implementering. At implementere et nyt ERP-system er jo ikke som at installere Word. Det er en meget mere kompleks og ressourcekrævende opgave,” siger Herbert Nathan.
Har du et godt råd til dem, der ikke ved, om de skal opgradere, eller om de skal køre videre med deres eksisterende setup?
“Man kan godt levetidsforlænge sine systemer ad flere omgange ved at lave små tilretninger. Men man skal være klar over, at på et tidspunkt er man nødt til at kaste sig ud i den store opgradering. Eksempelvis hvis leverandøren holder op med at supportere den version, man har. Vi plejer at sige, at hvert 10. år skifter en dansk virksomhed deres ERP-løsning ud,” siger Herbert Nathan.
“Jeg vil foreslå, at man udarbejder en business case. Beskriv de forskellige scenarier – kør videre med det, man har, opgradér til en ny version, eller skift både produkt og løsning ud. Lav så en liste med fordele og ulemper for hvert scenario og vælg den løsning, hvor man får mest udbytte til den laveste omkostning.”
Teknikerhjertet siger opgradér
Hos NNIT sidder Peter Bergqvist med ansvaret for deres Microsoft Application Outsourcing-afdeling. Med hans egne ord frigiver producenter som Microsoft hele tiden “myriader” af versioner af deres software, så han kan godt forstå, hvis man kan komme i tvivl om need to have og nice to have, når man overvejer, om man skal opgradere til en ny version eller ej.
“Leverandørerne er jo gode til at sige, at de kraftigt anbefaler, at man skal opgradere hver gang, de udkommer med noget nyt. Men min opgave er ofte at hjælpe virksomheder med at kaste et kritisk blik på den beslutning. For måske giver det slet ikke kunden nogen værdi at opgradere nu og her. At få nogle nye features er eksempelvis underordnet, hvis man alligevel har tænkt sig at bygge et helt nyt system om to år. I det tilfælde kan det ikke betale sig,” siger Peter Bergqvist og understreger samtidig, at der altid ligger en sikkerhedsvurdering bag beslutningen om at opgradere eller ej.
Virksomheden må aldrig køre på software, der eksempelvis ikke længere bliver patchet.
“Bortset fra sikkerhedsaspektet er det en interessant øvelse at kaste et kritisk blik på for og imod en opgradering. Teknikerhjertet vil altid sige, at man skal opgradere til den nyeste version, mens CFO’en sikkert vil spørge, om det nu også er nødvendigt for at kunne drive forretningen. Den rigtige beslutning balancerer imellem alle interessenter.”
Offensiv it-strategi
Peter Bergqvist forklarer, at det i bund og grund handler om strategi. Nogle har en strategi om altid at være først med det nye, fordi det sender et signal til både brugere og kunder. Andre har den strategi, at de netop ikke vil være first movere.
“Se bare på Windows 8. Den første version af styresystemet havde mange fejl og mangler. For mange giver det bedre mening at vente med investeringen, indtil børnesygdommene er væk. Pointen er bare, at der skal ligge en klar strategi bag valget. Hvis supporten på en version ophører, eller hvis virksomhedens hardware bliver forældet, er man tvunget til pludselig at træffe et valg. Det er en defensiv strategi, hvor man reagerer på omverdenen. Jeg vil anbefale, at man i stedet lægger en offensiv strategi, hvor man selv er herre over sine it-beslutninger,” slutter Peter Bergqvist.
1 På løsningens præmisser?
“Jeg laver tingene på denne måde, fordi løsningen tvinger mig til det!” Hvis det er en udbredt sætning hos dine brugere, er det på tide at se på, om virksomhedens ERP-system understøtter jeres forretningsprocesser – eller om det er omvendt. Det rigtige ERP-system kan være med til at skabe målbar værdi for virksomheden ved at være fleksibel og tilpasset brugernes arbejdsopgaver. Se hvordan tingene har udviklet sig inden for Microsoft Dynamics NAV de sidste 10 år og sammenlign din version med den nyeste – hvis du tør!
2 Forældet teknologi
Udviklingen inden for teknologi sker med lynets hast. Bare se på udbredelsen af smartphones og tablets, som først rigtigt har taget fart inden for de seneste fem år. At kunne tilgå data i sin ERP-løsning, mens man er på farten, er ikke noget, ældre versioner af NAV tager højde for. XML-teknologien er også noget, der er kommet til senere. Med XML-teknologien er det nemt at udveksle data. Dermed kan man anvende små tillægsløsninger, der letter daglige rutineopgaver som for eksempel den lovpligtige kontrol af momsnumre. Hvis jeres ERP-system er baseret på forældet teknologi, risikerer I at gå glip af mange nye muligheder, der vil frigive tid til at udvikle jeres forretning.
3 Begrænsninger i rapportering
Ældre ERP-løsninger indeholder ofte en utrolig mængde information. Det eneste problem er at få det ud på en overskuelig måde. I mange virksomheder kræver det derfor ekstern konsulentbistand, hvis man skal lave en “ikke-standard-rapport”. Det er både dyrt og besværligt. Rapportering er derfor én af de hyppigste årsager til, at virksomheder vælger at skifte ERP-løsning.
4 Total Cost of Ownership
Det er de færreste virksomheder, der kender deres “Total Cost of Ownership”. Det skyldes, at prisen for et ERP-system ofte er ugennemsigtig. De hårde omkostninger som prisen for licenser og vedligeholdelse er relativt lette at definere, hvorimod de bløde omkostninger for tabt produktivitet og tid er vanskeligere at sætte kroner og ører på. Regner du både de hårde og de bløde omkostninger sammen, kan det vise sig, at et nyt ERP-system er påkrævet, fordi de fordele, I kan opnå i form af øget produktivitet, tidsbesparelse og større omsætning, er så store, at det vil være en fejl ikke at skifte.
En positiv business case og muligheden for øget mobilitet fik for nylig Gert Nielsen A/S til at opgradere deres ERP-løsning
Slagtervirksomheden Gert Nielsen A/S har i mange år baseret deres forretning på en ældre version af ERP-systemet Microsoft Dynamics NAV (version 4.03). Gennem årene har de selv foretaget en del udvikling og tilpasninger på systemet for at få det til at møde virksomhedens krav. Men i 2013 traf man beslutning om at opgradere til Microsoft Dynamics NAV 2015, forklarer Martin Nielsen, som er ansvarlig for økonomi og administration.
“Jeg har før været involveret i et lignende projekt, så jeg vidste, at god forberedelse øger chancen for succes betragteligt,” siger han. “Derfor valgte vi i forbindelse med en serverudskiftning også at kigge nærmere på vores ERP-løsning og rykke over på NAV 2015-platformen. Der var to primære incitamenter til opgraderingen. For det første oplevede vi i vores gamle system udfordringer i forbindelse med sporbarhed af ingredienser.
Det skal systemet kunne i fødevarebranchen. Derudover var der også udfordringer med rapporteringsfunktionaliteten, som vi heller ikke var tilfredse med. I 2015-udgaven er rapporteringsdelen meget mere grafisk lækker, ligesom det også integrerer bedre til Microsofts andre produkter,” siger Martin Nielsen.
Mobile i marken
Med investeringen i Microsoft Dynamics NAV 2015 forventer Martin Nielsen og resten af Gert Nielsen A/S at have fremtidssikret sin ERP-løsning. I hvert fald tre år ud i fremtiden. Derefter må tiden vise, om de skal foretage endnu en systemopgradering.
“For nogle år siden kom der pludselig en fedtafgift. Registreringen af den afgift var ikke lagt ind i NAV som standard, for det var jo noget, der skete ret spontant. Så man ved aldrig, hvilken funktionalitet, man får brug for – og hvilke leverandører, der understøtter det. Så vi tør ikke lægge planer for mere end tre år ud i fremtiden,” siger Martin Nielsen.
NAV-løsningen hos Gert Nielsen A/S er netop blevet implementeret og sat i drift, og noget af det, Martin Nielsen har størst forventninger til, er den øgede mobilitet, der er indbygget i systemet.
“Vi har mange sælgere i marken, og de ser frem til at kunne modtage en ordre på deres tablet og se den med det samme, mens de sidder på mødet med kunden. Tidligere skulle de jo hjem på kontoret, før de kunne se, hvad der skete i systemet.”
Er der god økonomi i opgraderingen, eller er det udelukkende for at få mere funktionalitet?
“Jeg lavede en business case før opgraderingen, som var rigtig god. Fødevarestyrelsen udsender ofte flere gange ugentligt tilbagekaldelser på de danske virksomheders vegne, hvilket betyder, at det er vigtigt, at man har styr på sin sporing. Det kan være et krævende arbejde at lave sådan en tilbagekaldelse rent tidsmæssigt. Jeg har regnet ud, at vi årligt kommer til at spare ca. 80.000 kroner i sparet arbejdstid på tilbagekaldelser. Og dertil kommer, at vores sælgere bliver mere effektive, når de også kan tilgå deres systemer fra en tablet i marken,” slutter Martin Nielsen.
Gert Nielsen A/S
Slagterfirmaet Gert Nielsen A/S beskæftiger 31 ansatte. Oprindeligt forsynede virksomheden andre slagterbutikker med specielt røgvarer. I dag er kunderne blandt andet restauranter, storkøkkener, detailhandlen, kantiner og plejehjem.