Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.
I løbet af de seneste 10 år har de primære årsager til it-outsourcing i det offentlige været lavere priser og et behov for at fokusere mere på kerneforretningen.
Det har ændret sig. Den primære årsag hos det offentlige er nu, at outsourcing giver den nødvendige adgang til ressourcer og talent.
Den ændring skyldes en generel udfordring med at skaffe specialiserede ressourcer for særligt mindre offentlige virksomheder, da de ikke kan matche lønnen for specialister i den private sektor.
Vi ser det særligt for områder inden for data management, cloud og sikkerhed, som har en ekstraordinær stor efterspørgsel på kompetencer.
På grund af den store efterspørgsel på de meget specialiserede kompetencer er lønnen steget, og det offentlige har svært ved at rekruttere den form for specialister.
Derfor er de nødt til at skaffe dem via outsourcing for at kunne transformere forretningen og følge med udviklingen.
Den private sektor har ikke samme problemstilling. Her outsourcer man stadig primært for at kunne fokusere på kerneforretningen – noget man i den offentlige sektor kun bruger som et argument hos en ud af fire. Alle tal er taget fra Whitelane’s IT-sourcing rapport fra i år.
Det offentlige har været gennem en stor digitalisering, som kun vil fortsætte.
Men i takt med at efterspørgslen på specialister er steget i det private erhvervsliv, er de forsvundet mere og mere fra det offentlige, og derfor er man nu nødt til at outsource for at få adgang til de rette ressourcer og kompetencer.
Leverandørerne har en stor mængde ressourcer samt en større viden og flere specialister at trække på. Specialisternes erfaring og viden kan bruges bredt mellem sektorer og skaber bedre resultater for slutbrugere.
Det er alt sammen fint, hvis den interne organisation i det offentlige kan styre leverandørerne og deres leverancer. Det oplever vi dog, kan være en udfordring visse steder.
Her er vores bud på, hvorfor det er sådan, og hvordan man løser det bedst muligt.
Få styr på jeres behov og leverandørmarkedet
Som kunde skal I altid have lavet jeres egne opgørelser og en reel behovsanalyse, inden et udbud bliver sat i gang.
Hvis I outsourcer for at få adgang til ressourcer og talent, kræver det et indgående kendskab til potentielle leverandører, da det er vigtigt at vælge de rigtige leverandører, som kender jeres virksomhed eller industri bedst.
Det, I skal lede efter hos en leverandør, er et rigtig godt kendskab til både jer som kunde og sektoren, I befinder jer i.
Særligt for det offentlige kræver det viden om, hvordan det offentlige arbejder, f.eks. både i forhold til dokumentationskrav og bureaukrati.
Mange offentlige virksomheder har ikke problemer med det engelske sprog, men alle notater, indstillinger og lignende er altid på dansk. Derfor kan det være svært for ikke-danske virksomheder at forstå, hvad der foregår, når de skal levere ressourcer til det offentlige.
Det er derfor bydende nødvendigt med medarbejdere, som kan agere bindeled mellem danske kunder og andre kulturer, når man outsourcer i det offentlige.
Korrekt leverandørstyring er nøglen til succes
Styringen af leverandører kræver fokus på flere områder.
I skal f.eks. have de rigtige kompetencer til at forstå kontrakterne, følge op på leverancerne, kende jeres egne behov og ønsker og vigtigst af alt, skal I have de interne roller besat af de rette mennesker og med de rette processer i spil.
Selve det at forstå en kontrakt, og hvad der står i den, er det offentlige god til, og har været det længe.
Udfordringen, som mange offentlige organisationer kæmper med nu, ligger oftest i at kunne kommunikere og samarbejde med store leverandører, fordi de to parter ikke er synkroniseret på processer og organisationer.
Den bedste måde at arbejde med en leverandør, og dermed styre dem bedst, er, hvis der er ensartede organisationer og processer.
Det betyder, at hvis leverandøren har en service delivery manager og en account manager, så skal der være en lignende rolle hos jer, som de kan kommunikere direkte med.
Hvis der ikke er det, vil samarbejdet være mudret og ineffektivt og mange leverancer og løbende forbedringer får svært ved at ramme plet. Særligt, hvis I som offentlig kunde ikke har kommunikeret behov og ønsker effektivt, eller hvis det er blevet kommunikeret til den forkerte person eller i det forkerte forum.
Når man som offentlig organisation har flere store leverandører, vil det udmønte sig i en intern organisation, som er opdelt efter projekter eller kernesystemer i stedet for at være baseret på best practice. Man får nemlig ikke samarbejdet på tværs og udnyttet fælles erfaringer.
Derfor skal man som organisation – offentlig eller ej – overveje den model, man vil styre efter og samarbejde med leverandøren om.
Det giver de bedste resultater, hvis der er forholdsvis ens roller mellem leverandør og kunde.
Dog kan det have en negativ effekt, hvis I skal lave for store ændringer for at passe ind hos leverandøren, da det kan give en for stor skævvridning i jeres egen organisering og processer. I skal derfor grundigt overveje, hvordan samarbejdet med leverandøren skal være.
Uanset niveauet af outsourcing kræver det en tydelig og moden leverandørstyring.
Selvom I har outsourcet, skal I kunne styre leverandørernes leverancer, agere modspil og sikre jer, at den interne organisation ved, hvad leverandøren tilbyder, og hvad aftalen er.
Hvis det ikke er på plads, får I et ineffektivt samarbejde med leverandøren, og derved leverancer, som ikke stemmer overens med jeres behov.
Og når leverancerne ikke stemmer overens med jeres behov, er konsekvensen enten, at det skal rettes med øgede omkostninger og mere tid, eller at der leveres i en kvalitet, som ikke stemmer overens med, hvad det burde være.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.