Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.
IT skal hjælpe forretningen og derfor kræver det en god opskrift for at sikre sig, at jeres kommende it-projekt ikke render over økonomisk eller bliver udskudt igen og igen.
Her er ingredienser til opskriften og ligesom, når man laver mad, så kan der være tvist i de forskellige organisationer – men følger man opskriften, vil man få en meget større indsigt og succes med at lave de it-systemer, der giver mest værdi.
Her er elementer som vi dykker dybere ned i:
- As-is processerne kontra to-be.
- Projektorganisation og typer.
- Projekt- og driftsøkonomi.
1) Optegning af forretningsprocesserne
Det kan lyde lidt kedeligt, at vi skal tegne vores nuværende processer og selvfølgelig starte med de forretningskritiske.
Formålet, med at tegne disse processer op, er, at man får kortlagt nogle meget centrale aspekter nemlig:
- I hvilke processer sker der tilbageløb (fejl i data, dårlig overlevering eller manglende integrationer).
- Hvilke afdelinger er involveret (det skal vi bruge, når vi skal snakke ressourceallokering.
Når vi har tegnet as-is processerne, ved vi både, hvor skoen trykker med processer, der ikke er optimale, samt hvilke afdelinger det er, som er mest belastet i nuværende processer.
2. Valg af superbrugere
Mange virksomheder tror, vi bare skal udpege nogle superbrugere, og så er vi køreklar. Men her skal skelnes mellem 2 typer af superbrugere for at få succes.
- Brugere, der kan lave abstraktionstest på tværgående processer som for eksempel indkøbsprocessen.
- Brugere, der kender detailprocesserne indenfor for eksempel økonomi.
Erfaringen viser, at man skal have mindst to - og gerne ret, der kan lave disse abstraktionstest og kender processerne, så man tidligt kan få korrigeret.
3. Overblik over den samlede projektøkonomi
Projektøkonomien er kritisk når man skal præsentere sit it-projekt.
Hvis man tager et ERP-projekt så vil der være disse elementer:
- Selve implementering af et nyt ERP.
- Server og it-infrastruktur kan blive ændret.
- Gamle pc’er er måske ikke kompatible med de nye cloud-systemer.
Når man laver sin projektøkonomi, skal man huske totalomkostningsbetragtning for sit it-projekt.
Derudover kommer månedlige udgifter til licenser, data og andre it-infrastrukturomkostninger.
Har man et ældre ERP-system, hvor licenserne er betalt ud, kan de månedlige omkostninger godt stige med 200-300 procent.
Nu har I opskriften på de centrale elementer, og I står dermed langt bedre stillet, når I skal præsentere jeres næste it-projekt for bestyrelsen.
Gode råd:
- Sørg for at have styr på fakta, så det ikke bliver tror eller følelser, der vinder og skaber uklarhed.
- Følg elementerne i kronologisk rækkefølge.
- Find folk i organisationen, der brænder for forandringer.
Lav en økonomisk oversigt over fem år og gør den synlig sammen med formålet med projektet, så alle ved, hvilken vej de skal ro.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.
