Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.
Digitaliseringen af den offentlige sektor buldrer afsted, og jo flere it-projekter vi sætter i søen, jo mere flere penge koster det alt andet lige. Men de stigende it-omkostninger skyldes også andre faktorer.
For eksempel oplever hele 58 procent af de offentlige organisationer, at de nu bliver udsat for "urimelige licensstigninger", fremgår et af dette års IT i praksis-undersøgelse1 fra Rambøll og Dansk IT.
På kort sigt kan vi ikke gøre så meget ved prisstigninger fra tech-giganterne. De kan sagtens se, hvor afhængige vi har tilladt os selv at blive af deres produkter, og det sætter de prisen efter.
Realistisk set kan vi kun lægge arm med markedskræfter af den kaliber på EU-niveau. Men der er andre ting, vi kan gøre i mellemtiden – her kommer nogle bud.
Indkøbsdata kan være guld værd – brug dem
En af de lavest hængende frugter er at få et bedre overblik over, hvilke licenser man har og køber.
Det lyder måske lidt indlysende, men dette overblik mangler mange steder. Hvor mange licenser er der indkøbt? Til hvad? Bliver de brugt? Uden data og central styring er det let at forkøbe sig.
Kun ved at samle data om hvilke løsninger, man har i forvejen, kan der skabes overblik.
Alligevel vurderer kun 33 procent af de offentlige organisationer, at de har et solidt datagrundlag for at arbejde med deres it-omkostninger.
Desuden har kun 24 procent har et aktivt program for reduktion af it-omkostninger. Det indikerer en stor, uudnyttet mulighed.
Det er ikke meget anderledes end at gå familiens budgetkonto efter og skabe et overblik over, hvad der egentlig bliver trukket via Betalingsservice.
Hvis man ikke af og til går det hele igennem med en tættekam, så får man ikke luset ud i porteføljen af licenser, man betaler til – og lige så vigtigt: Taget stilling til om de er nødvendige.
Kig licensvilkår grundigt igennem
Når der indkøbes eller lejes software, så kig grundigt på vilkårene. Hvor fleksible er de?
I abonnementsbaserede modeller bør der være fleksibilitet til at skalere op og ned efter behov. Når for eksempel staten skærer i antallet af arbejdspladser, er det vigtigt, at der kan skrues ned på antallet af licenser.
Det kan også handle om funktionalitet, der ikke længere er brug for, så der kan skæres i omkostningerne, hvis aftalen tillader det.
Kig desuden grundigt på betingelserne for prisregulering. Sørg for at der er loft over, hvor meget prisen kan stige.
Den offentlige sektor er et attraktivt marked, og derfor kan man også stille betingelser. Overvej brug af SKI-aftaler, hvis de kan dække behovet. Her defineres faste rammer for prisregulering. De kan også reducere transaktionsomkostninger og tidsforbrug.
Det kræver en vis erfaring med kontrakter og rammeaftaler samt en god portion markedskendskab at opnå de bedste købsbetingelser.
Her viser vores undersøgelse, at kun 34 procent af de offentlige organisationer efter eget udsagn har adgang til "robuste it-finansielle kompetencer".
Det handler ikke nødvendigvis om at have flere udbudsjurister, men lige så meget om folk med godt købmandskab og evne til at tænke lidt ud af boksen.
Send regningen videre til rette vedkommende
De fleste offentlige it-indkøb sker på anledning af behov andetsteds i organisationen. Men udgiften bliver typisk ikke viderefaktureret til de forretningsenheder, som skal bruge licenserne.
Det har således ingen konsekvenser at anmode om køb af en software, der måske senere viser sig at være overflødig.
Gennem viderefakturering kan man skabe incitament til løbende at vurdere behovene mere omhyggeligt.
Det kræver dog, at udgiften til denne administration ikke overstiger, hvad der kan spares på indkøb. En sådan praksis er er ret udbredt i private virksomheder, så den må også kunne anvendes mere i den offentlige sektor.
Rul overlappende og parallel funktionalitet baglæns
De fleste organisationer bruger en bred vifte af software, der er indkøbt og udviklet over tid til at dække forskellige behov. Det skaber ofte et "kludetæppe" af løsninger med en hel del overlappende funktionalitet.
Det er en dyr affære i vedligeholdelse og videreudvikling.
Her kan det være en rigtig god idé at stoppe op og gentænke den overordnede strategi: Hvordan kan vi opnå en mere optimal og cost-effektiv it-understøttelse? Skal vi bygge selv eller basere os på eksisterende platforme? Hvad giver os størst organisatorisk fleksibilitet? Hvad giver os den optimale total cost of ownership? Hvad kan sikre os de nødvendige ressourcer til levere det, forretningen har brug for?
Skarpere fokus på gevinsterne
Når man læser Finansministeriets budgetredegørelse fra sidste år, skulle man næsten tro, at software kun handler om omkostninger. Men vi anskaffer forhåbentlig ikke software blot for at bruge penge?
Hele grundideen er jo at skabe samfundsværdi – hvad enten det så er i form af bedre borgerservice, fjerne byrder for erhvervslivet eller for at gøre den offentlige sektors mere effektiv.
Men alligevel tyr vi igen og igen til alenlange business cases, når vi skal forklare hinanden, hvorfor offentlige it-projekter ikke leverer som forventet.
Talknuseri indebærer ingen løsning i sig selv.
Vi bør derimod holde projekternes ledelser op på at levere de forventede resultater. Blandt andet ved at insistere på at de konstant har tæt kontakt til projekterne og fuldt fokus på de ønskede gevinster fra start til slut.
Ingen organisation er en ø
I dag spiller it en afgørende rolle for de fleste offentlige organisationer. Ikke kun internt i organisation, men også i forhold til borgere, virksomheder og andre offentlige virksomheder.
Alle er blevet en del af et digitalt økosystem. Derfor er det meget positivt, at to ud af tre offentlige organisationer tilkendegiver, at deres arkitektur understøtter en flerleverandørstrategi.
For som økosystemet ser ud i dag, er det er sjældent, at én leverandør kan klare det hele. Systemerne skal kunne snakke sammen – både internt og i forhold til omverdenen.Start
Kompleksitet skaber højere risiko
Jo mere komplicerede it-løsninger er, jo mere risikable bliver de. Derfor har private virksomheder i en del år fokuseret på at reducere kompleksiteten i deres it-løsninger, men den tendens er ikke lige så udtalt i den offentlige sektor.
Mange af de store budgetoverskridelser der plager vores offentlige it-projekter skyldes i høj grad valg af tilgange og løsninger, der er så omfattende og komplekse, at ingen kan overskue dem.
Vi har i dén grad brug for en mere faseopdelt tilgang, hvor projekterne skal demonstrere, at de skaber værdi i en fase, før der bevilliges penge til den næste.
Plads til forbedring
Tallene i dette års IT i Praksis tegner et billede af et uudnyttet potentiale for besparelser i den offentlige sektors indkøb af it-løsninger.
Men ikke nok med det. Vi skal blive skarpere til at holde gevinsterne op mod omkostningerne. Og vi kan blive bedre til at holde fokus på, at gevinsterne ved digitalisering realiseres.
Overblik, lederskab, købmandskab og mere datadrevne beslutninger er vejen frem.
Rapporten "IT i praksis 2024-2025" kan hentes her.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.
