Hvis Excel blev ramt af en dommedagsvirus, ville det sætte maskineriet i stå i alle virksomheder. De færreste har garderet sig med en Excel-kvalitetsplan.
Alt. Lige fra hvem, der skal give morgenbrød, over årsafslutningen, til de vigtige og ofte eksterne finansielle analyser ville kortslutte.
Selv DSB’s nedsmeltning ved årets første sne ville blegne ved siden af. Men.
Det er næppe udefra, den altødelæggende, verdensomspændende dræbermakro kommer. Det er nærmere indefra – bag murene i dit eget firma.
Og har din virksomhed så sin Enterprise Excel Managementplan (EEM) klar, fokuseret og kørende, så du undgår de helt store (og små) katastrofer?
Tabt indkomst og tabt fortjeneste
Nej vel. Og vi snakker ikke kun manglende øko-ost til morgenbordet.
Vi taler tabt indkomst og fortjeneste, forkerte ledelsesbeslutninger, dårligt ry, og enorme muligheder for snyd og bedrag.
100 procents brølere er umulige at undgå. Og et hurtigt blik på (offentligt tilgængelige) Excel-brølere i verdensklasse afslører blandt andet, at en klippe-klistre fejl kostede et internationalt elselskab 24 millioner dollars, da det underbød en kontrakt ved en fejltagelse.
Et manglende minustegn forårsagede, at et amerikansk investeringsselskab overvurderede en forventet fortjeneste med et par milliarder. Listen er lang, og for interesserede opdateres den løbende hos interessegruppen EuSpRIG.org.
Ringe kontrol
Så kan man godt gå og undre sig over den ringe kontrol og kvalitetssikring, der er på Excel-applikationer, mens der, når der skal rettes et komma i et økonomisystem, flyves en flok konsulenter ind fra udlandet. Manglende prioritering?
Det første skridt mod en sund EEM-strategi er en veldefineret plan, gå på-mod og tålmodighed. Masser af den. Det tager tid. Bare omfanget af ark på de lokale maskiner, foldere, servere, skiver, usb’ere m.v. er enorme – og næsten uoverskuelige.
Andet skridt er at danne en så komplet inventarliste som muligt.
Med en god portion tålmodighed i hånden skal du og dine medarbejdere ud at stemme dørklokker i virksomhedens afdelinger for at danne et overblik over regnearkene, deres funktionalitet, ejer (hvis nogen!), kompleksitet og risikoelement.
Med en løbende opdateret inventarliste i hånden er den gode nyhed, at du har taget et væsentligt skridt.
Den dårlige er, at der er langt igen.
Så ærmerne skal smøges op.
Prioriter
Tredje skridt er at prioritere de mest komplekse, sensitive og risikobetonede regneark.
De skal flyttes hen et sted, hvor kun de rette brugere har adgang. Derefter skal arkene analyseres, forstås og dokumenteres ned i detaljen. Og ændringer logges.
Fjerde skridt er selve kvalitetssikringen.
Kør test, som du ville teste en hvilken som helst anden applikation. Hånden på hjertet, hvor mange gange har du åbnet dit testværktøj og set en Excel-testcase?
Implementer versionsstyring og automatiser, hvor automatiseres kan. Monitorer og kør jævnligt audits.
Og glem ikke at uddanne brugerne i at benytte de allerede udmærkede standarder for udvikling af Excelapplikationer, der ligger tilgængeligt.
Hold modet oppe
Femte og sidste skridt: Hold modet oppe.
Væk med al den snak om, at man ikke kan kvalitetssikre Excel, væk med al den snak om, at man ikke kan træne brugere til at udføre en ‘bedre’ practice.
Udnævn eventuelt en håndfuld Excel-guruer i organisationen og lad dem styre slaget sammen med dig. Og væk med al den opgivenhed. Excel kan og skal kvalitetssikres.
Spørg bare et amerikansk investeringsselskab. Og næste fredag, når osten mangler under marmeladen.
Du kan lige så godt bruge rigeligt med knofedt, for du slipper ikke for folk, der elsker Excel – heller ikke i klummerne.
Kristian Fischer er managementkonsulent i PA
Consultning Group.
Computerworlds klummer er ikke nødvendigvis udtryk for Computerworlds holdninger, men er alene udtryk for skribentens holdninger.
