Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 23. november 2001.
Medarbejdere må ikke
stilles ringere, når de overgår til et nyt firma i
forbindelse med outsourcing. Det stiller krav lige fra petitesser i kontrakten til indretning af lokalerne. Ærlighed er nøgleordet, hvis medarbejderne skal føle sig velkomne.
Det er i orden at flytte 70 servere og en mainframe fra PFA til Siemens Business Services, for de har ingen følelser. Det kan godt lade sig gøre at flytte 26 medarbejdere fra PFA til Siemens sammen med serverne. Men de har følelser, og de har Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse, der skal tages hensyn til.
Lars Smith, der er sektordirektør for afdelingen for Drift og Outsourcing i Siemens Business Services, har efterhånden opbygget en del erfaring i at modtage mange medarbejdere på en gang. Da PFA i marts i år outsourcede driftsafdelingen til Siemens, fulgte der 26 medarbejdere med. Sidste sommer overtog Siemens driften og otte medarbejdere fra Vejdirektoratet, og i december 1999 fulgte der 26 medarbejdere med driften og den tekniske infrastruktur fra Københavns Amt. Derfor ved Lars Smith, at et af nøgleordene er ærlighed.
- Vi må aldrig feje noget ind under gulvtæppet. Vi skal være åbne og ærlige hele tiden. Vi skal vise, at vi gør, hvad vi siger. Det må der aldrig være tvivl om hos medarbejderen, for det bliver straffet lige med det samme, siger Lars Smith.
Lang lukket proces
Men åbenheden er ikke første skridt i processen. Når en stor virksomhed som PFA beslutter sig for at outsource en afdeling, er det et direktionsanliggende, og for at undgå rygter og nervøse medarbejdere bliver kun de mest nødvendige personer involveret.
- Vi synkroniserer vores kommunikationsplan for at sikre, at rygter ikke kommer ud. Det gælder om at indsnævre feltet, og også fra vores side begrænses antallet af involverede medarbejdere. Men vi skal også have en plan B, hvis noget slipper ud, siger Lars Smith.
For når først medarbejderne ved besked, skal informationen komme hurtigt og være konkret.
- Første gang en virksomhed outsourcer giver det et chok i resten af virksomheden, for hvad sker der så med de andre afdelinger? Det skal man med det samme have klargjort over for de eksisterende medarbejdere, så fantasien ikke løber løbsk. De medarbejdere, der outsources, skal have hurtig og klar information, for de står med spørgsmålet: Hvem er de derudefra - og hvad står de for? Derfor skal vi ud til dem med det samme, så de kan se os, snakke med os, eller røre ved os, siger Lars Smith.
Usynlige signaler
Det er vigtigt at tage hensyn til de nye medarbejderes følelser, når de skal integreres i en ny virksomhed, og her betyder de nære og håndgribelige ting meget. Mange medarbejdere føler sig valgt fra af deres gamle arbejdsplads, og det lægger et psykisk pres på dem.
- Tit er de første signaler ikke synlige, men det kan for eksempel være, at de nye medarbejdere gør det til et problem, at vi har åbne kontorer, hvor de før havde private. Tit er det en refleksion af deres egen angst, hvor de forsøger at koble det med noget konkret, derfor er det vigtigt at tage fat i støj med det samme. Vi involverer nye medarbejdere i integrationsprocessen for eksempel ved at lade dem være med til at bestemme indretningen. Vi har også en mentorordning, hvor vi sætter en af vores gamle medarbejdere i gruppe med fem-seks af de nye. Den primære opgave mentoren har, er at stille sig til rådighed med hensyn til spørgsmål. De fleste tør godt spørge, når det er på samme niveau, siger Lars Smith.
Men ledelsen er involveret i integreringen af de nye medarbejdere, og Lars Smith lægger selv stor vægt på at være synlig og med til personlige samtaler med de nye medarbejdere. Ledelsen skal blandt andet overbevise de nye medarbejdere om, at overgangen til Siemens ikke er en degradering fra deres gamle arbejdsplads, men derimod en åbning for nye muligheder.
- I Siemens Business Services er IT kerneforretningen, og det giver dem nogle nye muligheder. Så medarbejderne kan også vende det om og sige, at her kommer nogen og giver mig en chance, som de færreste får. Vi arbejder med mulighederne for, at de kan rotere internt i Siemens. Det sker ikke inden for de første ni måneder, men vi har en del eksempler på nogen, der er gået fra databaser og blevet uddannet i SAP, nogle er gået fra helpdesk til overvågningscentret, og vi har en systemansvarlig, der er blevet projektleder, siger Lars Smith.
Kapitalisering og sommerhuse
Når en virksomhed overtager medarbejdere fra en anden virksomhed, må medarbejderen ikke stilles ringere. Det siger Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse. Det betyder, at personaleafdelingerne i de to pågældende virksomheder er nødt til at gå kontrakterne og personalehåndbøgerne minutiøst igennem.
- Det kan være, at de har ekstra feriedage, specielle pensioner, eller lavere arbejdstid. Så siger vi, det har vi ikke her, så det munder ud i, at I skal have et kompenserende beløb. Det kalder vi kapitalisering. Med til den nye kontrakt får de et bilag med kapitaliseringerne, så de kan se, hvilke ting vi har sat beløb på. Efter det diskuterer vi vores goder. For eksempel tilbyder vi, at medarbejderne har mulighed for at købe en del af Siemens-koncernens varesortiment billigere, men det er klart, at der ikke kan sættes lighedstegn mellem dette og for eksempel store pensioner. Men hvis de for eksempel har haft adgang til et sommerhus, så har vi noget andet, forklarer Kim Pollas, der er Human Ressource Manager hos Siemens Business Services.
Tre og ni måneder efter overtagelsen skal de nye medarbejdere igennem en tilfredshedsundersøgelse. Det har lært Siemens at spare lidt på informationsstrømmen.
- I starten tæppebombede vi dem med information. Da det så blev hverdag, følte de, at de ikke var så vigtige længere. Så man skal heller ikke gøre for meget. Man skal sikre, at der er en balanceret parallelstrøm af information også til de eksisterende medarbejdere - informationerne skal ud på intranettet, så alle kan følge med i, hvad der sker, siger Lars Smtih.
Og så lige en bekendelse. Artiklens første sætning var blikfang. Alle, der arbejder med IT, ved, at servere har følelser.
Billedtekst: Når en virksomhed overtager medarbejdere fra en anden virksomhed, må medarbejderne ikke stilles ringere. Har vedkommende ekstra feriedage eller lavere arbejdstid fra det gamle sted, skal de have et kompenserende beløb, hvis det nye sted ikke har de goder.
