Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 28. oktober 2005.
Med indførelsen af en aktivitetsbaseret omkostningsmodel er udlændingestyrelsen blandt frontløberne inden for måling af offentlig produktivitet.
Hvad vil det koste at ændre 24-årsreglen? Hvis regeringen eller Folketinget stiller spørgsmålet, kan Udlændingestyrelsen give svaret. Måske ikke i et samfundsøkonomisk perspektiv over flere generationer. Men i forhold til administration af de nye regler, kan styrelsen fortælle, hvad de ændrede regler vil betyde for styrelsens driftsøkonomi.
I Budgetredegørelse 2005 fra Finansministeriet er Udlændingestyrelsen fremhævet som et eksempel på, hvad der kan og skal gøres for at hæve den offentlige produktivitet. Udlændingestyrelsen er nemlig i fuld gang med at overgå til en aktivitetsbaseret omkostningsmodel, der giver overblik over, hvilke aktiviteter, der indgår i et produkt, hvor meget tid og hvor mange ressourcer, hver enkelt aktivitet kræver, og ikke mindst hvad det koster.
Udlændingestyrelsen indførte detaljeret tidsregistrering i 1995 og har siden 1998 udarbejdet løbende ledelsesinformation om blandt andet udviklingen i antal sager, tidsforbrug pr. sagsbehandling, ressourceforbrug og produktivitet for styrelsens cirka 25 forskellige hovedsagstyper.
Den omfattende tidsregistrering betød, at Udlændingestyrelsen var godt klædt på til at indføre activity-based costing (ABC). I efteråret 2004 kørte Udlændingestyrelsen et ABC-pilotprojekt, hvor programmet ABC/ABM fra SAS Institute indgik (ABM står for activity-based management). Erfaringerne var tilpas gode til, at styrelsen siden årsskiftet har været i gang med en fuld implementering.
- Vi kan bruge ABC til at analysere mulighederne for at effektivisere vores drift. Det er et redskab til at vurdere produktivitetsudviklingen i styrelsen som helhed, og vi får en meget nøjagtig mulighed for at identificere, hvor der eventuelt er muligheder for at effektivisere, siger Jens Kaae-Sørensen, chefkonsulent og leder af enheden for driftsøkonomi og controlling i Udlændingestyrelsens økonomiafdeling og ansvarlig for ABC-projektet.
Verdens største spindelvæv
Oppe på økonomigangen, hvor Jens Kaae-Sørensen holder til, bliver sagerne - i ABC-sammenhæng - omtalt som produkter, og på væggene hænger der meget store plancher, som i detaljer viser aktiviteterne for hvert produkt.
Udlændingestyrelsen har valgt, at deres ABC-model skal være så omfattende og nøjagtig som overhovedet muligt, og derfor har det været et stort arbejde at få klarlagt alle processer og bundet dem op til it-systemet.
- Den helt store øvelse har været at få fordelt alle ressourcer på de forskellige aktiviteter. En stor del af vores udgifter er selvfølgelig lønsum, som går direkte ud på sagen. Men vi har også set på alle de ting, vi køber, og fordelt dem ud på de forskellige produkter, siger Jens Kaae-Sørensen.
Han bliver bakket op af Lotte Lyng, som er en af de medarbejdere, der har siddet med fingrene nede i opbygningen af modulet.
- Selve systemet er ikke kompliceret, men der har været enormt meget arbejde i at få lagt alle de rigtige forbindelser ind. Vi har en kontoplan på 20 sider, som skulle kobles op på aktiviteterne, og samtidig skulle vi vurdere omkostningernes variabilitet. Hvilke omkostninger er stabile, hvilke falder bort og hvornår. Hvis vi havde gjort det i et almindeligt regneark eller på papir, havde vi fået verdens største spindelvæv. Så fordi vi har valgt den meget grundige model, har det været et stort arbejde at få lagt data til rette. Men fremover vil det ikke kræve det store arbejde at trække rapporter ud, siger Lotte Lyng.
Sammenligner på tværs
ABC-modulet indregner alle omkostninger til overhead og gør det muligt at sammenligne effektiviteten på tværs i styrelsen både målt på tid og økonomi.
- Vi er hele tiden inde i en rationaliseringsproces, og her har vi et værktøj til at vise, hvor vi skal sætte ind. Med ABC kan vi for eksempel sammenligne journalisering og se, om det trækker flere ressourcer i nogle kontorer end i andre. Så kan vi gå ind og kigge på årsagerne, og der kan sagtens være masser af gode grunde til, at det er sådan - herunder helt lavpraktiske ting. På den måde kan vi bruge det som internt dialogværktøj til at give overblik over, hvor meget en asylsag koster, og til at finde ud af, hvorfor en sag er dyrere nogen steder end andre, siger Jens Kaae-Sørensen.
Foruden de umiddelbare muligheder for at vurdere omkostningerne på de enkelte aktiviteter, får Udlændingestyrelsen også mulighed for at simulere betydningen af fremtidige politiske initiativer.
- På vores hovedprodukter har vi i forvejen et højt detaljeringsniveau, og karakteren af vores opgaver betyder, at vi også er nødt til at have et detaljeret styringsbehov. Med simuleringsdelen får vi også viden om, hvor ny lovgivning vil bule ud ressourcemæssigt, siger Jens Kaae-Sørensen.
Billedtekst:
- ABC giver en meget nøjagtig mulighed for at identificere, hvor der eventuelt er muligheder for at effektivisere, siger Jens Kaae-Sørensen, chefkonsulentog ansvarlig for ABC-projektet. Lotte Lyng, som har været med til at opbygge systemet, siger: - Selve systemet er ikke kompliceret, men der har været enormt meget arbejde i at få lagt alle de rigtige forbindelser ind. Foto: Torben Klint
Boks:
styrelsens forventninger til ABC-modellen
Udlændingestyrelsens forventninger til ABC er at opnå et bedre og mere fleksibelt grundlag for:
• At beregne totalomkostninger og enhedspriser for de enkelte slutprodukter
• At sammenligne sagsbehandlingsprocesser og træk på overheadfunktioner på tværs af sagstyper
• At vurdere konsekvenserne af aktivitetssvingninger og øvrige ændringer i rammevilkår.
Kilde: Finansministeriet budgetredegørelse 2005
Om udlændingestyrelsen
Udlændingestyrelsens årsbudget udgør i 2005 knap 170 millioner kroner. Udover at træffe afgørelser i asyl- og familiesammenføringssager og andre sager om udlændinges ophold i Danmark, driver Udlændingestyrelsen også indkvarteringssystemet for asylansøgere.
