Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 10. februar 2006.
Ringsted Kommune er et mønstereksempel på, hvordan ESDH skal implementeres.
Men selv om kommunens dokumenthåndteringssystem betragtes som en succes, er arbejdsbyrden steget på grund af antallet af dokumenter, der skal håndteres.
Det papirløse kontor, siger Jens Petersen, mens han med en fejende håndbevægelse peger rundt på vægge og reoler.
Jens Petersens kontor er et typisk kommunekontor. Bunker af brune omslag ligger i vindueskarmen, på reolen og på diverse andre overflader. Men i modsætning til på mange andre kontorer ser det ikke ud som om, at bunkerne er ved at vokse ud af kontrol, og Jens Petersen fortæller stolt, hvordan de hele tiden bliver mindre og færre.
Jens Petersen er it-chef i Ringsted Kommune, og kommunens nyindførte ESDH-system er årsagen til, at bunkerne svinder. Samtidig har han erkendt, at selv i et papirløst samfund er der stadig nogle ting, hvor papir bare er bedst, som for eksempel når kolleger skal dele information til møder. Men efter møderne smider han med stor fornøjelse papirerne i skraldespanden, for alle dokumenterne kan genfindes på computeren.
Med ESDH-systemet er det nemt og hurtigt at finde sager og dokumenter, men inden begejstringen får frit løb, løfter Jens Petersen pegefingeren. For ESDH er ikke lutter lykke.
- Vores sektorchef oversolgte det i sin tid. Det blev solgt på at være hurtigere og nemmere, og at det ville lette vores arbejde. Det er effektivt, for vi håndterer langt flere dokumenter. Men antallet af dokumenter, der skal journaliseres, overskygger den umiddelbare gevinst, for der er mere at registrere end først forventet, og det tager tid at forsyne alle dokumenterne med metadata, siger han.
Han er dog sikker på, at systemet på længere sigt er en rigtig god investering.
- Den store gevinst kommer først, når antallet af sager kommer op på en kritisk masse. Der går nok nogle år, før omfanget af den samlede sagsportefølje er så stor, at gevinsterne overstiger den yderligere registrering. Men nu har vi kørt i et år, og der kommer flere og flere af de gode aha-oplevelser, siger Jens Petersen.
Ringsted Kommune er en del af særtogsordningen. Implementeringen af ESDH-systemet begyndte i januar sidste år, og det tog et halvt år at rulle systemet ud. Men inden da var der gjort et grundigt forarbejde, så en af de erfaringer, som umiddelbart kan gives videre til de kommuner, der endnu ikke har et system på plads, er, at de har meget travlt, hvis de skal have et system i drift inden 1. januar 2007.
Organisation mere end teknik
Ringsted begyndte forarbejdet til ESDH i 2002, men Jens Petersen kan spore sine første tanker om elektronisk dokumenthåndtering til et notat fra maj 1997. For ham er det meget tydeligt, at ESDH i langt højere grad handler om nye arbejdsrutiner og organisatoriske ændringer, end det handler om indførelse af et nyt it-system.
- Den gamle traver om, at det er 20 procent teknik og 80 procent organisation kommer til sin ret her. Måske er det endda endnu mere organisation. ESDH er en helt ny måde at arbejde på, og den organisatoriske modning er af meget stor betydning, siger han.
At oprette en sag i Ringsted Kommunes ESDH-system kræver et klik på et lille ikon med en tegnestift. Men hvor meget ESDH har grebet ind i den enkeltes arbejdsrutine er forskelligt fra afdeling til afdeling. Især i behandlingen af personsager har det nye system medført ændringer i rutinerne, da alle relevante dokumenter ikke længere bare kan samles sammen og lægges i personens mappe i arkivet. Nu skal alle dokumenter tilknyttes den rigtige sag, og påføres de rigtige journalnumre og metatags, og det betyder en ekstra arbejdsgang i behandlingen.
- På personsagsområdet var de anderledes vant med sagsdannelse, og de havde også en anden tilgang til it og til at klassificere sager med metadata end mange af de andre afdelinger i kommunen. Her væltede det organisatoriske og holdningsmæssige aspekt lidt, siger Jens Petersen.
Løsningen blev fundet i Fredericia Kommune, som havde været igennem samme proces. Sagsbehandlerne blev udstyret med et stykke papir, hvor metadata på de mest almindelige sager står.
- Ledelsen i de enkelte afdelinger har ansvaret for afdelingens sager. Derfor udpeger lederen typisk en sekretær til sagsstyrer, som har ansvaret for, at proceduren bliver overholdt. Så hvis sagsbehandlerne kommer ud på kanten af, hvad de kan klare med hjælp fra papiret med retningslinjerne, går de bare til sagsstyreren, siger Jens Petersen.
Uddannet af ambassadører
I nogle afdelinger har der været en hierarkisk holdning til, hvem der arkiverede, og hvem der ikke gjorde. Men den holdning er stille og roligt på retur, for så snart man kender ESDH-systemet, tager det ikke lang tid at oprette en sag, og en brugerundersøgelse blandt kommunens medarbejdere viser, at 73 procent selv journaliserer deres sager, og at 80 procent journaliserer dagligt.
Undersøgelsen viser også, at langt de fleste ansatte i kommunen fandt systemet let at lære. Ringsted Kommune har gjort en dyd ud af, at undervisningen skulle foretages af kommunens egne ansatte, og det kan Jens Petersen varmt anbefale.
- Det er muligt at købe et undervisningsmodul fra leverandørerne, hvor der kommer konsulenter ud og underviser. Men køber man det, mister man også kompetencen, når de er ude. Vi ser helt bibelsk på det - "Giv os ikke en fisk, men lær os at fiske".
I Ringsted Kommune kaldes underviserne for ambassadører, og udover at blive sat grundigt ind i ESDH-systemet har de 12 ambassadører også fået uddannelse i formidling, pædagogik, personlig fremtræden, fremstilling af kursusmaterialer og et kursus som projektmedarbejder. De 12 ambassadører holder kurser for de andre medarbejdere i grupper, og de sørger også for at være til stede de efterfølgende dage for at hjælpe kollegerne med at udføre det lærte i praksis.
For ambassadørerne er det vigtigt hele tiden at huske på, at deltagerne møder op med vidt forskellige it-kompetencer. Brugerundersøgelsen viser også, at det ikke er nok at sende en mail eller lægge en besked på intranettet, hvis der bliver ændret på arbejdsgangene.
- Tilbagemeldingen var, at hvis en ændring skal have effekt fremover, skal det op på et personalemøde. Send gerne mail og læg gerne en besked på nettet, men det virker først, når man viser det. Så vores erfaring er, at man skal have ufattelig god tid, hvis e-læring skal virke, siger Jens Petersen.
Forankring nedefra
Den tilbagemelding viser også, at brugerne skal inddrages i processen, og det har Ringsted Kommune gjort hele vejen igennem. Allerede inden kommunen begyndte at implementere det egentlige system, startede kommunen en modningsproces for at få reglerne om god sagsstyring ind på rygraden af medarbejderne.
- Vi havde blandt andet sådan en lille konkurrence om, hvilke afdelinger der kunne få deres arkiv i orden. Så lavede vi lidt sjov med det, og vinderne blev fotograferet til personalebladet, siger Jens Petersen.
Men der var selvfølgelig masser af alvor bag, og metoden til indførelsen af de organisatoriske forandringer var langt fra tilfældig.
- Ved indførelse af et ESDH-system er der behov for central styring og lokal forankring. Den lokale forankring er næsten indlysende, for hvis ejerskabet er lokalt, er der også større chance for, at det virker. Men hvis styringen også er lokal, vil hensynet til dialogen på tværs blive overset, siger Jens Petersen.
I praksis nedsatte Ringsted Kommune en projektgruppe med en afdelingsleder fra hver forvaltning, og i hver forvaltning blev der nedsat en implementeringsgruppe, hvor afdelingslederen så automatisk var formand.
- Mit råd til andre er, at de skal oprette en implementeringsgruppe og give den en dagsorden. Giv den frie rammer, men sørg for retningslinjer for posthåndtering, arbejdsgange og videndeling af information og kommunikation. Der er nogle fælles overordnede ting, som at bøger for eksempel ikke skal scannes, når vi modtager dem med posten. Men i enhver forvaltning er man nødt til at tage stilling lokalt til post- og arkivdannelse, og på den måde gror arbejdsrutinerne op nedefra og bliver forankret op i projekt- og styregruppen, siger Jens Petersen.
Til trods for det grundige forarbejde blev implementeringen af ESDH i Ringsted Kommune forsinket i seks måneder.
- Vi trak ikke i nogle alvorlige nødbremser, men vi måtte forsinke tidsplanen lidt. Testen tog længere tid end beregnet, fordi vi var meget pernitne, siger Jens Petersen.
Boks:
Jens Petersens gode råd om ESDH
•ESDH kræver meget bevidst styring. Det er et organisationsprojekt og ikke et program, man anskaffer.
•Lad være med at undervurdere, hvor lang tid forankringen tager. Jens Petersen har endnu ikke set en realistisk tidsplan for den organisatoriske modning.
•Sørg for forståelse og fælles fodslaw om retningen mellem ledelse og implementeringsgruppe.
•Køb et system, der indordner sig under FESD-garantien, hvis effektiviseringsgevinsten skal baseres på dataudveksling.
•Hav ikke for store forventninger til den umiddelbare gevinst. Den kommer først, når antallet af elektroniske dokumenter når en kritisk masse.
Ringsted Kommune bruger FESD-systemet Acadre fra Accenture/Traen A/S.
I dag har 250 medarbejdere i Ringsted Kommunes forvaltning adgang til systemet. Næste skridt er at give adgang til 200 medarbejdere på skoler, bibliotek, hjemmepleje og andre af kommunens institutioner.
Billedtekst:
Den store gevinst af ESDH-systemet, kommer først, når antallet af sager kommer op på en kritisk masse. Der går nok nogle år, før omfanget af den samlede sagsportefølje er så stor, at gevinsterne overstiger den yderligere registrering, siger Jens Petersen, it-chef i Ringsted Kommune. Foto: Torben Klint
OriginalModTime: 10-02-2006 13:57:18
