Hvor meget af din arbejdsdag går med at tjekke mails? Og hvor meget af den tid, du bruger på det, spilder du på mails, du aldrig burde have modtaget - ja, eller som måske aldrig burde være sendt?
Her taler jeg ikke om spam, men om mails, som dine kollegaer, venner eller familie har sendt til dig i den mere eller mindre bedste mening.
Oftest er de totalt ligegyldige, skrevet så de forvirrer, mere end de gavner, eller formuleret så ubehjælpsomt, at de simpelthen ingen mening giver - eller også er det bare endnu en af dagens jokes eller link til YouTube.
Skal du forsøge at komme dette uvæsen til livs, skal du først og fremmest begynde med selv at efterleve de leveregler for mails, vi gennemgår i denne artikel.
Dernæst bør du forsøge at udbrede dem til resten af dine kollegaer, din familie og dine venner. Så har du en eller flere kollegaer, venner eller familiemedlemmer, der ustandselig sender mails, der af den ene eller den anden grund er rent tidsspilde, gør du sikkert både dig selv og dine medmennesker en tjeneste ved at sende afsenderen et kærligt og velment link til denne artikel.
Stop kædebreve
Regel nummer et kan virkelig spare dine medmennesker for meget. STOP kædebreve! Mails med obskure tegninger, tekst skrevet i underlige farver og mærkelige skrifttyper skal aldrig forlade din postkasse. Send dem til de evige spam-marker og spar dine venners tid!
Er det nu også vigtigt?
Hvis du sender en mail til andre, bruger du noget af deres tid. Som tommelfingerregel bør du antage, at det tager lige så lang tid at åbne, læse og forholde sig til en mail for modtageren, som det har taget dig at skrive den.
Gør det kort
Skriv teksten i mailen så kort og præcist som muligt - og hold dig til emnet. Undgå lange knudrede sætninger med mange indskudte sætninger. Hellere flere korte sætninger end én lang, knudret og uforståelig sætning. Husk også at bruge afsnit med jævne mellemrum, så mailen bliver lettere at læse.
Læs, hvad du skriver
Læs din mail igennem, inden du sender den. Der vil næsten altid være slåfejl eller mangle et ord, og det er oftest nok til at forvirre modtageren. Ved at læse din mail igennem inden afsendelse vil du virke både mere kompetent og professionel. Samtidig er du sikker på, at modtageren forstår, hvad du skriver, og ikke ulejliger dig med at ringe eller maile til dig for at spørge ind til din mail. Husk: Sprog er som et par briller - du opdager dem først, når de er fedtede!
Undgå smileys og forkortelser
Internettet har bragt mange forkortelser og udtryk med sig, såsom LOL, ROFL, RYFM, 
, 
og så videre. Men mange af forkortelserne kendes kun af en bestemt gruppe mennesker. Derfor virker de højst forstyrrende på forståelsen, hvis den person, du skriver til, ikke kender forkortelsen. Ja, nogen kan ligefrem tage dem anstødeligt op. På samme måde er der mange, der synes, at smileys er useriøse. Så begræns brugen af dem, og skal du være på den helt sikre side, så undlad dem helt, især hvis mailen er officiel.
Tænk over hvem du CC'er
Vær forsigtig med at sende mailkopier (CC) til alle og enhver. Brug det kun i tilfælde, hvor modtagerne på forhånd er klar over det eller af sig selv kan regne ud, hvorfor de er CC'et på mailen. Alt andet bringer forvirring og tidsspild med sig, fordi det ikke er klart, om de skal reagere på den eller ej.
Svar på spørgsmålet
Hvis nogen mailer spørgsmål, så husk at svare på alle de spørgsmål, du bliver stillet i mailen. Prøv også om du kan forudse eventuelle opfølgende spørgsmål og svar på dem med det samme. På den måde undgår du overflødige mails, som går frem og tilbage hele tiden.
Brok dig et andet sted
Undgå at give andre kritik over e-mail. Hvis du vil brokke dig eller bare påpege fejl og mangler, skal det ikke gøres via e-mail. Tag det ansigt til ansigt eller - hvis du er for meget kylling til det - over telefon. Det mindsker risikoen for både misforståelser og dårlig stemning væsentlig.
Tag lige en dyb indånding
Vent med at svare på mails, der har gjort dig ophidset, ked af det, vred eller skuffet. Sov på det, gå en tur i naturen eller ... kort sagt: Giv dig selv tid til at falde ned igen, før du besvarer mailen. Så undgår både du og afsenderen, at tingene kører helt op i en spids eller totalt af sporet.
